El viaje de negocios ideal es aquel que se organiza con anticipación, establece contactos previos a la fecha del mismo y coordina asuntos como obtener la mayor atención posible, bajo las mejores oportunidades de contacto, todo ello centrado en el máximo rendimiento frente a la inversión.
Costos, fechas adecuadas, buen clima, reuniones, exposiciones, ventas o pre-ventas, acuerdos concretos, proyecciones empresariales, restricciones o beneficios legales superados para ir a gestionar y por supuesto, resultados tangibles, son algunas de las variables que los emprendedores empresariales necesitamos medir y establecer.
En un viaje de negocios, el turismo se deja para después, a menos que necesites compartir con los perfiles de clientes que vas a contactar y entonces te convenga el turismo vivencial de algún modo.
¿Cuando es momento ideal para organizar y ejecutar tu mejor viaje de negocios?
Las oportunidades tocan a la puerta y hoy, más que antes, gracias a Internet.
Las redes sociales, el contacto vía sitios web, las aplicaciones para webcam, entre otras herramientas de la tecnologia digital, nos vienen facilitando las comunicaciones en los negocios hace ya bastante tiempo.
Si las utilizamos localmente para vender, la necesidad de usarlas para transgredir fronteras puede surgir de inmediato, sin embargo, necesitamos evaluar si es el momento adecuado para ejecutar un viaje de negocios y todo lo que ello implica.
¿Cómo saberlo?
Aquí algunas preguntas "en frío" para analizarlo:
- ¿Puedo reemplazar el viaje por el contacto digitalizado?
- ¿Si yo viajo quién estará a cargo de mis responsabilidades?
- ¿Puedo viajar y mantener atendidos a mis clientes?
- ¿Identifico claramente las ventajas de concretar operaciones de negocios en el destino de interés?
- ¿Es necesario añadir una o más personas a mi viaje?
- ¿En qué época del año es mejor visitar el destino elegido para tener de éste la máximo atención?
- ¿Vale la pena añadir los gastos a la inversión de operaciones que mi negocio tiene ya?
- ¿Puedo financiar el gasto de modo que sea beneficioso para mi negocio?
A veces es un asunto de poner en la balanza todas las evaluaciones, las variables completas, el nivel de incertidumbre que puede aparecer y si las respuestas positivas comienzan a aparecer pues genial: ¡hagamos las maletas!
¿Qué necesitamos gestionar antes de viajar?
Desde mi experiencia, viajar para hacer negocios implica una serie de etapas que no deberíamos pasar por alto.
Según el tipo de negocio que vamos a realizar y la vinculación con personas de la localidad de destino y el tamaño del mismo, necesitamos analizar, como en todo negocio:
- El plan de negocio
- El entorno competitivo
- El factor capital humano
- Las variables legales.
Escribí hace algunos meses un artículo sobre los temas clave a tomar en cuenta para emprender en el extranjero que ayudará a detallar aún más este enfoque.
El viaje de negocios es una herramienta que te permitirá ir más allá del análisis, la construcción previa de relaciones o la revisión de las variables de todo lo que leas en los documentos anteriores.
Se dice que la presencia física importa y mucho cuando la actividades de negocio ya están maduras, a punto de ejecutarse o necesitan un empujón en algún sentido (financiero, gestión, motivacional, etc).
Sea como sea, también es válido viajar para explorar por cuenta propia el mercado y hacer visitas "en frío" buscando clientes, quien sabe las cosas crudas respondan mejor para tener el impacto necesario sobre la realidad, en nuestro viaje de negocios.
Un lugar adecuado
Sin duda el mejor lugar deberá estar relacionado con:
- La zona que vas a visitar
- Las necesidades de reuniones en el lugar
- La ubicación céntrica por si la idea es salir hacia los demás
- La comodidad y seguridad del espacio
Al haber tenido ya la experiencia, no me cansaré de recomendar AIRBNB para esta exploración acerca del mejor lugar para llegar con tranquilidad en tu viaje de negocios.
Una rutina acorde con tus objetivos
Sin duda el impacto de viajar puede ser muy satisfactorio, más el tiempo no se te puede ir en visitar museos o caminar sin rumbo en las calles por decirlo de algún modo, ya que tus objetivos en este viaje de negocios, son tu prioridad..
Es por ello que seguir los siguientes consejos puede ayudar:
- Agendar actividades desde tu ciudad de origen consultando con tus contactos los tiempos para movilizarse de un punto a otro
- Evaluar los sistemas de transporte o tener con quien hacerlo ayuda a poder desplazarte por la ciudad
- Disponer de un celular conectado a un servicio como Claro Max que es Internacional puede ayudar muchísimo sobre todo si necesitas usar el GPS y hacer llamadas.
- Si sales de una cita, aprovecha conocer el entorno ya que la oportunidad de regresar puede tomar tiempo.
No dejes de considerar uno o dos días con algunas horas para el relax, tanto en tu ciudad como en cualquier otra en el mundo, los negocios también necesitan tiempo para el descanso.
Los viajes de negocios son momentos maravillosos para los emprendedores, finalmente, contar con la asesoría de una buena agencia de viajes especializada en las necesidades que aquí enumeramos es también uno de los puntos clave por anticipar.
Si necesitas más consejos o conocer detalles sobre alguna ciudad, quizá te podamos conectar con alguien en nuestra red de emprendedores, inicia el contacto hoy mismo.
¡En Overflow te deseamos el mayor de los éxitos en tu viaje de negocios!
Sergio González Marín
Director Overflow Emprende
Tips para un viaje de negocios exitoso. Vídeo recomendado.
Te recomendamos el vídeo de Ale Marroquín especialista en branding personal donde compartirá con nosotros 5 consejos para un viaje de negocios exitoso.