7 aportes de la tarea administrativa de controlar

"El ojo del amo engorda al caballo" es un refrán que se utiliza mucho en el Perú (y probablemente en otras zonas de América Latina), para indicar que, si el dueño de un negocio, no se está presente, el negocio no crece y bajo esa mirada los aportes de la tarea administrativa de controlar se centran en la presencia, en la observación y en consecuencia, en la adecuada forma de hacer crecer la economía del negocio.

Vamos por las deducciones que esta enseñanza aporta:

• El caballo representa al negocio en toda su dimensión.
• El ojo del amo a su capacidad de supervisión y control por supuesto.
• El caballo "engorda" porque al amo puede alimentarlo.
• Lo que se supervisa es su comida, que de hecho "cuesta esfuerzo brindársela" y representa la posibilidad de utilidades de un negocio.
• Simboliza el éxito para el dueño, un éxito que debe ser cuidado y alimentado, sino con su presencia, por lo menos con su mirada vigilante.

Como motivador, tema "introductorio" y primer acercamiento, sin duda las enseñanzas del tipo "refranes populares" ofrecen gran aporte pero, al mismo tiempo, son una puerta hacia mucho más. Por ejemplo "el caballo podría engordar sin control y generar otro problema de supervisión a pesar de aparentemente ser una buena que suceda su engorde".

Sí, lo estamos forzando, pero de algún como el controlar es un acto integral donde se busca el balance administrativo y eso sin duda es parte profesional de la función de controlar un negocio.

Venimos entonces de la idea de desarrollar aportes de la tarea administrativa de controlar que se centren en el balance y eso nos hace ver que cada objeto de control (como en el caso del caballo) es multidimensional.

A veces comprendemos solo una de las miradas de un proceso en nuestro negocio y no falta alguien del equipo que pone sobre la mesa una visión distinta, lo complicado surge, cuando lo hace sobre "otra parte" del proceso, del negocio, del servicio, del producto o del mercado: ¿Cómo completamos entonces el panorama?

Sucede cuando todo nos demuestra que no controlamos de forma integral. Y entonces nos damos cuenta este aspecto por decir lo menos: diverso, necesita "conocimiento previo", "análisis" y de un o una especialista mirando el panorama de forma integral.

Y punto es claro: cuando el elemento de control es absolutamente "un todo" a pesar de su complejidad, se pierde objetividad, no se controla bien y finalmente los objetivos no se cumplen por falta de reconocimiento de sus componentes o de sus diferencias internas, es por ello que para generar aportes de la tarea administrativa de controlar necesitamos ser especialistas:

• Controlar trabajadores no es lo mismo que controlar máquinas, el lado humano, mecece otra mirada, además de mayor respeto.
• No es lo mismo controlar el resultado de ventas de una tienda versus el resultado de ventas de un vendedor de campo, o de otra tienda en otro distrito.

Muchas veces, sin embargo, buscamos controlar de la misma forma absolutamente todo y encontramos nuestro primero escollo por resolver cuando los procesos y los datos se distorsionan.

Las premisas que como emprendedores tenemos de los aportes de la tarea administrativa de controlar desde la mirada de la "presión" o "de la coerción" muchas veces toman como premisa que, sin control, los negocios no crecen (de hecho, el "refrán" es justamente eso).

Sin embargo, existe la premisa o hipótesis contraria, que supone existen los casos en que la falta de control puede llevarnos al éxito o por lo menos a disfrutar de escenarios positivos, a favor de nuestro negocio. Inmediatamente, nos hacemos la siguiente pregunta: ¿Por qué podría suceder algo así? Y vamos a responder:

• Porque todo depende del cómo se controle qué y que ese objeto de control, en esencia tenga un nivel de desempeño conocido previamente.
• Porque una forma de controlar puede influye en el comportamiento y en la medición de la entidad controlada, según los niveles de presión y des-regulación.
• La acción misma de controlar no va primero, lo primero es medir, establecer rangos, evaluar en cuál es el resultado en positivo, que lo causa y qué lo degenera.
• Es posible que, para los casos medidos, la tarea no implique control alguno, sino solucionar las motivaciones o los orígenes que desvían la medición.
• Algo que parece necesitar control, podría necesitar menor o mayor influencia en el comportamiento que se detecta.
• Pero cuidado: ¡La medición ejerce influencia y cuando esta es negativa o mal ejecutada, transforma la percepción de la entidad!
• Otra razón, es que existe como en todo lo relacionado con la Gestión, un cierto nivel de presión en el control, que obviamente a una máquina no afecta, pero al ser humano controlado sí, y tanto como al ser humano que controla.
• Si controlar supone tener capacidades específicas, las capacidades "que no suman" y proponen "control exacerbado" podrían ser retiradas y mejorar muchas cosas: ambientes de trabajo por ejemplo.

Cuando entendemos que sin control podemos fallar, pero que también lo podemos hacer aplicándolo, entonces liberamos una de las mejores conclusiones del control inteligente: el auto-control y el respeto a la naturaleza, realidad y "emisión" de aquello que controlamos.

Muchas veces sí, y se deja de lado todo aquello que podría fortalecer simplemente: el proceso de todo el negocio como tal. Y es que, el quehacer comienza a controlarse desde que se define en una idea de negocio.

¿Sin éxito el control sin embargo deja de existir? ¿Se explica solo para alcanzarlo? No. El éxito "corre en paralelo" porque depende más factores, aunque se crucen algunos en el camino. Osea, ¿si terminamos en azul o en rojo, estamos aplicando los mejores aportes de la tarea administrativa de controlar en nuestro negocio?

El éxito es un concepto efímero, como la felicidad y necesita repetirse como la publicidad para quedarse dentro del pensamiento. Pienso que el éxito es otro proceso medible que también necesita definición y control por que depende mucho de entornos, de logros, motivaciones, recursos, visiones y niveles de pertenencia o participación y hasta tiene un fuerte lado cultural en los negocios.

En términos de control necesitamos:

• Medir el éxito financiero: ¿qué tanto somos dueños de nuestro negocio?
• Medir el endeudamiento: ¿cuánto monto de deuda representa nuestro dinero disponible?
• Medir el logro: ¿Qué nivel de metas estamos alcanzando?
• Cómo estamos en el mercado: ¿Cuánto volumen de ventas representamos en el mercado?

Desde un punto de vista operacional, el solo hecho de control la gestión, aún los resultados no se manifiestan o sean malos ya es un tipo de éxito para los negocios, porque la mayoría no lo hacen.

Uno de los aportes de la tarea administrativa de controlar es que no necesitemos controlar. ¿Interesante? ¡Genial! No somos emprendedores para vivir "pegados al negocio" es decir, necesitar del "caballo gordo" pero no tener que montarlo necesariamente como para redondear la metáfora.

La razón de mencionar que vigilar no es el foco, tiene que ver con el aprendizaje que todos los emprendedores atravesamos: conocer el centro del negocio y conocer cómo generar dinero con él y eso termina por ampliar el concepto de control. Por un lado, tomamos el estatus de libertad como emprendedor, - que todos buscamos- junto con el hecho de aceptar que los aportes de la tarea administrativa de controlar van más allá y se conectan con mucho más que el dinero.

El "gran feedback" viene de atravesar las experiencias con el negocio desde las acciones como la supervisión, medición y análisis vía reportes, que se nutre no sólo de otras disciplinas como la Estadística, las Matemáticas, la Economía, las Finanzas y la Contabilidad sino de la visión misma que creamos al ser expertos de nuestro emprendimiento.

Cuando realmente integramos el control a la experiencia en el negocio apreciamos cómo podemos llegar a rodearlo para reducirlo y optimizarlo:

• Gestión emocional para no derivar en una gestión de control exagerada.
• Profesionalismo para separar el respeto personal de las fallas y las sanciones.
• No caer en el estrés que el proceso de control tenso puede generar.
• Aplicar el empoderamiento en los "rangos de manejo" ayuda a controlar menos, asegurando niveles de ejercicio adecuados en las operaciones.
• Enfocarse en el autocontrol de la gestión no solo es buena idea, es un proyecto interno en sí mismo.
• Entender que el potencial llevado a la excelencia se motiva no se controla al punto de extinguirlo.

En esencia el control debe formar parte de todas aquellas estrategias de motivación que la empresa de hoy necesita para ser competitiva en un escenario hostil como el que vivimos y allí, el auto-control empoderado o control inteligente es el mejor perfil operativo para los aportes de la tarea administrativa de controlar.

Suéltele las riendas al caballo prisionero por el controlismo, que tiene demasiado ego y enceguece. Deje de verlo como caballo y establezca un liderazgo efectivo en materia de auto-control que le permita a su negocio, construir desde dentro un nuevo desarrollo basado en la gestión inteligente. Sólo así podrá ser capaz de construir el exterior desde el interior, ósea, utilizar el potencial de sus actividades y la capacidad de su gente, para alcanzar el desarrollo.

Si necesita más para su negocio, no dude en comunicarse con nosotros. Gracias por sus aportes en los comentarios.