Aportes de la tarea administrativa de controlar

Aportes de la tarea Administrativa de Controlar

Enseñanzas populares sobre el control

“El ojo del amo engorda al caballo” es un refrán que se utiliza mucho en el Perú (y probablemente en otras zonas de América Latina), para indicar que, si no se está presente en el negocio, el negocio tarde o temprano fallará. La falla principal que al parecer se destaca tiene que ver con lo económico. El caballo vienen a ser, por un lado, las ventas y por otro todo lo bueno que puede hacerse por parte de los trabajadores. Es decir, el caballo simboliza el éxito para el dueño, un éxito que debe ser cuidado y alimentado, sino con su presencia, por lo menos con su mirada vigilante. Suena bonito cuando te lo explican, pero crea un sin fin de problemas de visión respecto del control en la empresa, y de eso trata la entrada de hoy en Blog Emprendedor.

Los refranes son buenísimos para “darle al clavo” en muchos aspectos, pero no creo que deban ser utilizados más allá de un rol introductorio, muy eficaz, pero vinculado con los primeros momentos. No debemos quedarnos en sus enseñanzas pues el riesgo, es limitarse a una sola forma de proceder, cuando ya es un hecho que en la empresa, trabajamos con muchos escenarios y dimensiones de reflexión, tiempos, recursos, entre otros.

Controlar implica ser especialista

El caballo entonces, no puede ser al mismo tiempo muchas cosas. Una de las bases más interesantes del control profesional, tiene que ver con identificar el elemento de control como una individualidad, sujeta a un comportamiento único, con características únicas, con un ensamble especial dentro de todo el armazón administrativo, y en fin, diferente por así decirlo. Cuando el elemento de control es absolutamente todo, se pierde objetividad, no se controla y finalmente los objetivos no se cumplen. Por lo tanto muy distinto es controlar a los trabajadores (lo diremos así por ahora) que controlar a las máquinas (ejemplo clásico), como muy distinto es controlar el resultado de ventas de una tienda versus el resultado de ventas de un vendedor de campo. Muchas veces sin embargo, buscamos controlar de la misma forma absolutamente todo y encontramos nuestro primero escollo.

Las ocurrencias sin control pueden ser positivas

Muchos a raíz de estas enseñanzas populares, que no condeno, al contrario, destaco como importantes para introducir en el tema, entienden que sin control, todo falla o por lo menos, lo más importante falla. Y aquí se da probablemente otro de los inconvenientes de esta visión, donde la premisa contraria, la hipótesis o postulado de dónde partir, sería más o menos así: Sin control, podríamos tener más éxito que con un control del tipo –> [ pauta de control – entidad controlada – reportes de control ]. ¿Por qué podría suceder algo así? Porque todo depende del cómo se controle qué. El cómo se controla, influye en el comportamiento y la medición de la entidad controlada, incluye la definición misma de la pauta de control tanto como lo que se desea medir y evaluar de esa entidad. La medición también ejerce influencia y los tipos de influencia mencionados, mal ejecutados, transforman la percepción de la entidad. Esa miopía que podría acontecer por no incorporar las mediciones adecuadas o las definiciones de objetivos necesarias, o simplemente por no medir lo importante, asesina la eficiencia de la tarea. Otra razón, es que existe como en todo lo relacionado con la Gestión, un cierto nivel de presión en el control, que obviamente a una máquina no afecta, pero al ser humano controlado sí, y tanto como al ser humano que controla. Pensemos que controlar, es una tarea que implica capacidades importantes que usualmente no están presentes en la mayoría de gestores que se inician en este quehacer. Cuando entendemos que sin control podemos fallar, pero que también lo podemos hacer aplicándolo, entonces liberamos una de las mejores conclusiones del control inteligente: el auto-control y el respeto a la naturaleza, realidad y “emisión” de aquello que controlamos.

Perder dinero es lo menos importante

Muchos también piensan que sólo se controla la emisión de condicionantes económicos en la entidad sujeta a control y realmente “no es tan así de cierto” como decía mi Abuela 😉 para referirse a que la realidad es más compleja. El objetivo del control inteligente, tiene que ver con la observación de la entidad controlada, de modo tal que hagamos algo, cuando el comportamiento, o los resultados esperados en la medición, escapan. ¿Escapan? Sí, escapan de la definición adecuada para esos resultados. En palabras más sencillas… ¿Acaso cuando notamos que uno de nuestros colaboradores cambia su forma de ser o interpretamos que podría estar deprimido por algún inconveniente, dejamos de lado el asunto? Usualmente, como mínimo, nos preocupamos y preguntamos ligeramente qué ocurre y si todo anda bien y es controlable con frases como: ¿Todo bien? ¿Te noto cansado? ¿Lo puedes controlar? ¿Es manejable? ¿Debo preocuparme? Del mismo modo frente a cualquier entidad sujeta a control, lo correcto es preocuparse, en diferentes niveles, según los diferentes niveles en que se aleja de los objetivos establecidos para su emisión, allí donde emisión puede ser, comportamiento, resultados, datos arrojados, entre otros elementos sujetos a medición y útiles para crear reportes. Lo importante entonces no es perder dinero, sino perder la capacidad de aportar al engranaje operacional que hace posible ganar dinero.

¿El control se asocia con el éxito?

Muchas veces sí, y se deja de lado todo aquello que podría fortalecer simplemente: al proceso, al procedimiento, al quehacer, sin éxito de por medio, sino más bien, enfocado en el aporte, en la sumatoria como medida de éxito. Esto lo señalo para quienes se enfocan en el éxito como el punto final de un determinado plazo lineal que llega “en azul”. El tema con el éxito es que el concepto es para mí, uno de los más efímeros, nebulosos y personalizados que podría existir. Dicho de otro modo, el éxito de un proceso X en una empresa, podría llegar a ser el fracaso del mismo proceso en otra; ni qué decir de la visión de éxito de una persona, con respecto de otra para el mismo bloque de ideas, o los problemas que surgen de la necesidad de realizar comparaciones de ratios, cuando necesitamos medir el éxito financiero de dos negocios en el mismo rubro o mercado o de un proyecto nuevo con el mercado más cercano, para poder “evaluarlo”. El éxito entonces, para definirse necesita ideas, valores, decisiones y un amplio e interesante análisis de metas, objetivos y sobre todo realidades. Sin embargo no es éxito sin considerar el comportamiento, volviendo al punto, de la entidad observable. Y desde aquí empezaremos a utilizar observable como sinónimo de controlable.

Aún así, vigilar no basta

Por supuesto. Como muchas de las tareas fundacionales de la Administración, el control como observación inteligente del quehacer o comportamiento de la entidad controlable, además de proponer en sí misma, acciones como la supervisión, medición y análisis vía reportes, se nutre no sólo de otras disciplinas como la Estadística, las Matemáticas, la Economía, las Finanzas y la Contabilidad. La razón por la cual vigilar no basta, radica en que el Control inteligente necesita crear un Feedback para materializarse como tal, y al mismo tiempo, ese feedback debe generar la retroalimentación adecuada en la organización y las áreas comprometidas con lo observable. Finalmente, su objetivo máximo es: aportar a la acción principal (el corebusiness) del negocio, proponiendo correcciones, si se necesitan, o implementaciones, si lo que cabe es una etapa de desarrollo.

Entonces: el controlismo del caballo no es útil

Muchos emprendedores nutren de emociones sin control, una tarea llamada control, que necesita sin duda alguna, un manejo profesional y amplio para responder al estrés empresarial y a la necesidad de otorgar a los trabajadores, un rol vital (y hasta central diría yo) en el proceso de control.

Para lograrlo, existen los antiguos y aún hoy útiles conceptos del empowerment o empoderamiento, la definición de metas operativas, probablemente los manuales de funciones (aunque sobre éstos últimos tengo serias observaciones que pronto compartiré) y toda aquella definición que no transforme la entidad sujeta a control (este punto debe tenerlo presente siempre). El controlismo, modifica, transforma, elimina vestigios importantes, condiciona, anula y luego, ese algo (como percepción o resultado) o ese alguien (un trabajador, inclusive un proveedor) anulan sino todo, gran parte de su potencial.

En esencia el control debe formar parte de todas aquellas estrategias de motivación que la empresa de hoy necesita para ser competitiva en un escenario hostil como el que vivimos comercialmente hablando y allí, el auto-control empoderado entiendo que se presenta claramente como la ruta a seguir.

Suéltele las riendas al caballo prisionero por el controlismo, deje de verlo como caballo y establezca un liderazgo efectivo en materia de auto-control que le permita a su negocio, construir desde dentro un nuevo desarrollo basado en la gestión de equipo. Sólo así podrá ser capaz de construir el exterior desde el interior, osea, utilizar el potencial de sus actividades y la capacidad de su gente, para alcanzar el desarrollo.

Si necesita más para su negocio, no dude en comunicarse con nosotros. Gracias por sus aportes en los comentarios.

¡Éxitos!

 

Sergio González Marín
Director – OVERFLOW
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Boletín Overflow

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