1. Comunicación previa es clave.
Se trate de una reunión de 3 personas, o de 100, coordinar previamente, siempre ayuda. En esta lista puedes encontrar qué ejecutar:
- Enviar con anticipación "el link de Zoom".
- De ser posible, confirmar asistencia horas antes del inicio del evento, volviendo a comunicarlo.
- Realizar una prueba técnica con los expositores al menos una o media hora antes del evento.
- Indicar a los usuarios fecha, hora y link (todo al mismo tiempo) en cada comunicación pública o privada.
- Solicitar que ingresen 10 minutos antes para poder dar acceso antes o al iniciar la reunión.
- Indicar que, al ingresar y/o empezar la reunión, tengan sus micrófonos apagados (de hecho esto se puede configurar, pero algunas veces, no es respetado).
- Si cuenta con el apoyo de un Conductor Digital de la reunión Zoom, es bueno que traslade a esta persona, el esquema de su reunión.
- Verifique, si amerita, que la capacidad máxima de la sala, cubra sus expectativas.
2. Usuarios con celulares que se conectan a Zoom
Por lo general, un celular tiene dos inconvenientes por solucionar:
- Su conectividad a Wifi que es más recomendable que utilizar "los megas disponibles".
- Las aplicaciones que restan conectividad.
- Las distracciones de otras interacciones.
Si los participantes tienen su micrófono abierto y, al mismo tiempo WhatsApp, con las alertas de audio activadas, las interrupciones pueden causar distracción al usuario y en la sala.
Si el Wifi también sirve Internet, a otros celulares en la oficina o en el hogar, la conexión puede ser muy lenta y no permitir que fluya la comunicación.
Es por eso que, si uno cuenta con un celular con poca capacidad y potencia, lo mejor es tratar de resolver ese tema primero, o buscar una PC.
3. Distracciones durante la reunión
Por un lado, se trata de respetar y obtener respeto, un valor digital que está consolidándose al reunirte vía zoom con éxito. ¿Qué se sugiere a los usuarios asistentes?
- Avisar en casa que participarán de una reunión, de modo que, si les toca intervenir o exponer, la familia, los amigos, visitantes y otros, deben guardar en lo posible, una distancia suficiente para que el ruido habitual no genere inconvenientes de comunicación o distracción.
- Agendar y no cruzar reuniones en el mismo horario.
- Evitar recibir llamadas y colocar el volumen en cero, al móvil.
- Hablar con los más pequeños, para que, en la medida de lo posible, comprendan que, después podrán jugar con nosotros.
4. Ser usuario de Zoom
Muchos asistentes a reuniones pueden facilitar su conexión si se convierten en usuarios de la plataforma, al menos en la opción libre o gratuita, de modo que, al recibir las invitaciones y darles clic, la conexión e ingreso es más ágil.
Quienes utilicen celular, deben realizar la descarga de la App de Zoom, antes de la reunión, de modo que reunirte vía zoom con éxito, implique no hacerlo cuando ya empezamos, y por consecuencia, perderte parte de la misma.
5. Uso del Chat y otras herramientas durante la reunión
Es importante que el chat se utilice adecuadamente, por ello es vital, que el moderador a cargo o quién lidera el motivo de la reunión, indique a los asistentes en qué oportunidad y con qué objetivo, necesita que los participantes escriban algo en el chat.
Del mismo modo, quizá hayas escuchado hablar de las aplicaciones en Zoom. Algunas veces, los usuarios tienen acceso a la posibilidad de dibujar, escribir, etc. La idea es que sepan tener el criterio suficiente para no utilizar estas aplicaciones durante una reunión. Del mismo modo, es posible, restringirlas solo a Coanfitriones y al Hospedador.
6. Asignar los permisos correctamente
Los permisos mencionados en el punto anterior, implican poder mostrar contenido de la PC (archivos, carpetas, presentaciones) por ejemplo, en la modalidad de vista completa avanzada. Y al mismo tiempo, permiten activar aplicaciones, desactivar audio, cámara, etc., es decir gestionar la reunión a nivel de permisos.
Es importante que el Hospedador (quien recibe todo el control) y el Coanfitrión, que lo tiene sujeto al hospedador, sepan coordinar entre sí, al momento de utilizar los permisos.
7. Ayuda a tus usuarios zoom con problemas
Uno de los tips para reunirte vía Zoom con éxito que jamás deja de aplicarse, es estar atento a los problemas de usuarios:
- No poder ingresar a sala.
- Problemas de micrófono.
- Complicaciones con la cámara.
- Inconvenientes de conexión.
Lo mejor es guardar la calma y llevar la solución a una conversación privada, ya sea en el chat de Zoom, vía WhatsApp, Telegram, otra aplicación, o en el peor de los casos, por teléfono o vídeo llamada.
El punto clave, es que este tipo de soluciones, pueden disminuir, dado el trabajo de anticipación realizado.
Y al mismo tiempo, si suceden, no distraigan en absoluto la reunión. Para ello, todos los usuarios deben comprometerse a, que si tienen problemas, se comuniquen con el Soporte de la Sala o el Gestor o Coordinador técnico asignado.
En Overflow Emprende, estaremos encantados de brindarte este servicio, coordinando fecha y hora para cumplir con todos estos tips.
¡Ten todos los éxitos en tus reuniones via Zoom!
