Hacer un webinar exitoso: 12 tips ganadores - Overflow.pe

Hacer un webinar exitoso: 10 tips ganadores

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¿Cómo hacer un webinar exitoso? es la pregunta que muchos emprendedores se están formulando, al apreciar la demanda elevado de aprendizajes sin contacto, y al ver en las tecnologías para la comunicación digital, la solución perfecta para satisfacerla.

Hemos participado de varias decenas de ellos, para aprender, poner en práctica, mejorar nuestras competencias y sobre todo para compartir lo mejor de los aspectos que cada propuesta nos permitió conocer.

Este artículo va a mostrar acciones que nos impulsarán al éxito en este quehacer, hoy muy de moda y con mucho potencial.



10 tips ganadores para hacer un webinar exitoso

  1. ¿Qué es y porqué optar por un Webinar?
  2. ¿Qué esquema comercial elegir?
  3. Aporte o Concepto del Webinar.
  4. Definir el perfil de los expositores.
  5. Roles y equipo de apoyo.
  6. Acciones de reclutamiento.
  7. Definición del tema y desarrollo de contenidos.
  8. Plataformas disponibles y aplicaciones complementarias.
  9. Criterios de valor para la difusión.
  10. Feedback, cierre y seguimiento.

1. ¿Qué y porqué optar por un Webinar?

Un webinar es una exposición comercial, en línea (grabada o en vivo), que busca impactar en la decisión de compra de un público interesado en aprender o conocer algo de forma ágil, directa, útil y aplicable en su día a día.

Hacer un webinar exitoso con esta mirada, puede ser una actividad muy interesante para impulsar programas de capacitación, servicios digitales, proyectos, productos, servicios, darlos a conocer o relanzarlos, con la intención de venderlos.

Como veremos más adelante, esta estrategia tiene definiciones importantes a seguir que ayudarán a concretar sus objetivos.



2. ¿Qué esquema estratégico seguir?

Como hemos visto la razón del porqué utilizar un Webinar es interesante, sin embargo es importante definir un esquema estratégico en forma previa y no desviarse del mismo para agregar impacto financiero a la estrategia.

Hacer un webinar exitoso supone al menos guiarse de alguno de estos 3 esquemas:

  • Compartir para difundir y vender de forma indirecta.
  • Compartir y vender a través de toda la exposición.
  • Vender y dado ello, anunciar cómo funciona y qué aporta un servicio o producto.

El primer enfoque puede obviar la comunicación sobre la venta, pues su finalidad central es compartir conceptos, sin embargo, deberá realmente lograrlo y los participantes recibir dicha promesa.

El segundo enfoque, debería añadir en su comunicación el aviso de que al finalizar se realizará una oferta o, que quienes participen obtendrán un beneficio, promoción o descuento, ya que está probado y lo hemos visto en comentarios en línea, que los usuarios se sienten defraudados, más aún, si el webinar no aporta o no convence.

El último enfoque,  siendo más honesto, necesita un trabajo de enfoque mucho mayor, de modo que podamos alcanzar participantes que realmente están interesados en comprar o consumir el producto o servicio que motiva el webinar.

3. Aporte o Concepto del Webinar.

Para concretar este aspecto necesitamos enfocarnos en el mensaje que representará al evento digital que vamos a organizar, de modo que sea claro, directo, pero al mismo tiempo, atractivo, motivante e impulse a la suscripción.

En cuanto al título podemos utilizar una pregunta o un slogan, pero sin duda deberá connotar energía, no "sobre vender" y estar muy cercano a la necesidad del participante meta.

Luego, un buen subtítulo al definir el aporte, puede ser utilizado para presentar uno de varios webinars, de modo que desde el principio puede informarse si se trata de una secuencia; o ganar ventaja para explicar rápidamente de qué se trata el evento.

Generar curiosidad, apuntar al momento actual, enfocarse en el usuario, desde la definición correcta de un Webinar, es el primer paso. Más adelante conectaremos con la ciencia detrás de la difusión eficaz para hacer un webinar exitoso.

4. Definir el perfil de los expositores.

Algunas empresas como Facilitadores Asociados en el Perú, se enfocan en un proceso de selección basado en la experiencia, que de pronto es el ideal, ya que los expositores, podrán aportar conceptos, casos, referencias, investigaciones, entre otros aspectos que darán valor a la exposición.

Otros criterios para definir el perfil de los expositores son:

  • Emprender en el tema planteado.
  • Formación y Experiencia relacionada con la temática.
  • Ser escritores o haber publicado libros muy cercanos al tema.
  • Estar actualmente desempeñando funciones relacionadas en una reconocida empresa.
  • Ser Consultores del tema, enfocados en el tipo de participante al que se desea captar.
  • Ser dueños de un talento, don, ejercicio o práctica exitosa por compartir.

En México, la experta en ventas por redes sociales Yekaterina Gastelum utiliza "La semana del Socialselling" como título principal de sus Webinars, y añade: "Las Etapas del Social Selling: Atraer, Enganchar y Convertir" como un subtitulo de cierre que deja "redondo" el tema. Utiliza Youtube para sus emisiones.

En el Perú, el actor y consultor Javier Echevarría, desde el inicio de la cuarentena utilizó las emisiones en vivo desde Facebook, Instagram y Zoom, para proponer sesiones de una hora, secuenciales y muy relacionadas con temas de coyuntura.

Desde la mirada de sus experiencias, como en el caso de las Estaciones de la Cruz en Semana Santa, o de libros como el Principito o La Historia sin fin, utilizó temas llamativos que la gente conoce, mientras sus subtítulos se orientaron hacia la propuesta de cómo aplicar o porqué qué ver el contenido de sus emisiones.

Hacer un webinar exitoso supone construir un excelente producto basado en personas: Expositor, Equipo y Participantes

5. Roles y equipo de apoyo.

Como Webinar el concepto primario implica la presencia de un único expositor, con el rol de transmitir el contenido central del evento, cumplir la promesa de la difusión, aportar estilo, en la comunicación, al mostrar el tema y responder preguntas.

Todo expositor, como mínimo debe ser capaz de:

  • Mostrar información de forma llamativa, útil, entendible y clara.
  • Evitar modular de forma lineal la voz, tanto como mirar directamente a los participantes, sonreír y buscar desarrollar la mejor conexión.
  • Estar atento al desarrollo de las ideas y la aparición de gestos, preguntas, silencios, aportes, etc.
  • Convocar al equipo de apoyo si surgen inconvenientes.

El equipo de soporte o apoyo, que es importante definir, podría incorporar:

  • Presentador oficial que en la mayoría de los casos es el CEO de la empresa o el o la responsable de la gestión de la acción propiamente dicha.
  • Moderador/a que gestionará la intervención de los participantes en vivo o vía chat, o se dedicará a ellos vía chat si el webinar es grabado, como única participante "detrás de cámaras".
  • El Expositor, del cual ya hablamos.
  • Y una persona con el conocimiento técnico suficiente para activar las aplicaciones, herramientas y dar soporte a imponderables, de ocurrir.

Cómo hacer Webinars gratuitos - Marketing4eCommerce (España)

6. Acciones de reclutamiento

Si vamos a dedicarnos a emprender con webinars, en cualquier temática, si no somos los expositores, o no queremos aburrir a la audiencia que iremos captando, vamos a necesitar tener la capacidad de reclutar expositores, técnicos y personal de apoyo.

De hecho ayuda mucho como emprendedores, ser parte del equipo y desarrollar la mayor cantidad de funciones, hasta el punto en que por ahorrar no compliquemos la calidad, más reclutar un equipo sólido, nos va a ayudar a crecer de forma sostenida.

Recomendamos lo siguiente:

  • Crear relaciones y aprovecharlas, pues hoy en día es viable al 100% encontrar excelentes personas en nuestro país y el mundo entero.
  • Linkedin es un buen espacio para encontrar experiencia calificada, observar aportes y revisar perfiles.
  • Asistir a Webinars ayuda a conocer a expositores en ejercicio y realizar contactos.
  • Buscar consultores independientes presentes en Facebook, Instagram o Twitter, puede sumar sin duda alguna.
  • Y si antes de la pandemia tuviste la oportunidad de asistir a eventos, cursos o reuniones y tu visión de networker te hizo capturar tarjetas, ahora es el momento de revisarlas.

7. Desarrollo de contenidos para el webinar.

Estamos dentro del punto clave o crítico de todo webinar y si queremos hacer un webinar exitoso, necesitamos dedicarle más del 50% a este único tip.

Los webinars donde mejor me he sentido como participante tienen estos tipos de contenido:

  • Contenido preparado con anticipación (vídeos, gráficas, presentaciones ppt, imágenes).
  • Contenido de aporte durante la emisión (casos, experiencias, estímulo de preguntas, respuestas)

De modo que para gestionar este punto de calidad, necesitamos trabajar previamente, y al mismo tiempo, desarrollar capacidades como:

  • Empatía para conectar y estimular la participación del participante.
  • Saber "moderar" o coordinar un excelente nivel de moderación.

En cuanto a los contenidos y su producción, sugerimos:

  • El aporte del Expositor en su definición y la previa revisión del mismo antes del evento.
  • La entrega previa de los items, según el tema o aporte que se definió previamente (ver punto 1).

Cómo hacer Webinars con Zoom en modo pago - Academia de Habilidades Digitales (México)

8. Plataformas disponibles y aplicaciones complementarias.

En otros artículos vamos a explicar con mayor detalle, ventajas y beneficios de cada opción, por ahora nos enfocaremos en enumerar qué plataformas hemos experimentado en los últimos meses:

  • Zoom: en su versión gratuita y pagada no solo por ser más utilizada sino por permitir un muy buen manejo de herramientas.
  • Google Meet: aplicación que se integra a la familia de Google y permite conectar Google Calendar, Gmail y Presentaciones online. Puede decirse que es simple, directa y potente muy interesante para empresas.
  • Google Hangouts: Utilizando la llamada en vivo para 10 personas y la posibilidad de emitirla en Youtube para un canal con más usuarios, podemos emplearla en un webinar de alto impacto.

El Blog Bien Pensado tiene un artículo: 10 Herramientas para hacer webinars muy interesante, que puedes leer para conocer muchas más aplicaciones.

La selección de una aplicación, en realidad debe realizarse según la comunidad donde mayor impacto pueda alcanzarse, de modo que ello implica:

  • Trabajar en captar seguidores antes, durante y después de la emisión de tus webinars. Puedes utilizar formularios en tu web y vincularlos a procesos de envío de correos, utilizar formularios gratuitos como Google Forms, o utilizar los que te proveen aplicaciones como Zoom.
  • Integrar al equipo con las herramientas, de modo que todos tengan cuentas de registro donde corresponde tenerlas.
  • Analizar si es necesario mejorar las condiciones del Internet con las cuales se cuenta con el operador de dicho servicio.
  • Realizar con el equipo y/o con un número reducido de participantes de apoyo, el entrenamiento previo suficiente, va a aportar muchísimo, sobre todo si se requiere utilizar herramientas o intercambiar cámaras con participantes o expositores.



9. Criterios de valor para la difusión.

Es importante tomar en cuenta que parte del éxito al hacer un webinar exitoso, depende del valor que agreguemos a la difusión del evento como tal.

¿Qué no recomendamos? 

  • Utilizar spam vía email para difundir.
  • Difundir el último día faltando horas para el evento.
  • Invitar indiscriminadamente y sin filtro.

¿Qué funciona mejor? 

  • Anticiparse en todo sentido.
  • Permitir que el primer Webinar genere un efecto de apalancamiento o catapulte al resto.
  • Escribir sobre la temática en un sitio web o red social y presentar el webinar programado para conocer mucho más.
  • Invitar bajo un entorno de conversación (chat) uno por uno evitando el "copypaste".
  • Incorporar en la campaña publicaciones orgánicas previas a la emisión y recurrentes, mostrando los temas.
  • De gestionar una estrategia de emailing, centrarse en los suscriptores con los que se haya creado relaciones previas con contenidos de forma habitual.
  • Utilizar un buen vídeo para recomendar el evento.

10. Feedback, cierre y seguimiento.

Para adecuarse a las preferencias de nuestros clientes, siempre será buena idea ejecutar los siguientes 3 pasos:

  • Feedback.
  • Cierre.
  • y Seguimiento.

Si de retroalimentarse se trata, debemos empezar por el equipo, el expositor, y durante la emisión, buscar que los participantes opinen. Recibir aportes, consejos, e inclusive opiniones respecto de fallas o mejoras, siempre nos pondrá en ventaja, debido a que podemos mejorar muchísimo si solucionamos los aspectos que se nos comuniquen.

El cierre de ventas, debido a que el Webinar tiene un objetivo de ventas, se debe realizar al finalizar el proceso de emisión y durante los siguientes 5 días como máximo, con energía y profesionalismo.

El seguimiento, implica una nueva actividad de convocatoria, para quienes participaron y no compraron, y para quienes dijeron inicialmente si, pero luego no compraron.

Ejecutar este proceso nos va a permitir cada vez, hacer un webinar exitoso con mayor probabilidad, cada vez que lo ejecutemos.



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