Los emprendedores nos enfrentamos a la duda sobre si los presupuestos en una empresa son útiles o no, cuando notamos que perdemos gran cantidad de información sobre el dinero.
¿Te ha ocurrido que de pronto no sabes a dónde se fueron todas tus ventas? ¿O has atravesado esos momentos en los cuales necesitas averiguar cómo es que tu estado bancario cayó a cero en tan poco tiempo? ¿O quizá disponías de dinero para algún tipo de obligación permanente y de pronto ya no?
Antes de seguir, te recomiendo leer: Controlar el dinero en un emprendimiento: 4 beneficios, y volver para desarrollar juntos el apasionante reto de contar con presupuestos en nuestro negocio.
Presupuestos en una empresa: ¿Son útiles?
- El escenario de los presupuestos.
- Información básica en un presupuesto.
- Impacto de la gestión presupuestal en un emprendimiento.
- Acciones a tomar en cuenta luego de comparar cifras.
- Tipos de presupuestos en una empresa.
1. El escenario de los presupuestos
Actualmente las empresas toman decisiones de negocios protegiendo la rentabilidad, una política necesaria desde el punto de vista del negocio, las operaciones y los socios que además, influye en las posibilidades de seguir operando a favor de los clientes con calidad.
Un Presupuesto, permite controlar los resultados de la operación, cuando los datos concuerdan con una correcta asignación de cantidades para cada item de costo y gasto proyectados. Sin embargo, el "truco" consiste en determinar con eficiencia esa proyección.
El trabajo de presupuestos en una empresa, ayuda también a realizar un comparativo de lo que se logró, con aquello que se planificó, al observarse junto a los datos reales que concretaron las operaciones de nuestro negocio. El comparativo nos dirá si nos alejamos o acercamos a las metas pre establecidas.
Tras la aparición de nuevos mercados tras el coronavirus, la competencia y el efecto de la innovación, los presupuestos deben contemplar plazos cortos hoy en día, y revisarse según como va la rivalidad en el mercado, entre otros factores.
Una herramienta importante entonces, pero no la única para gestionar.
2. Información básica en un presupuesto empresarial
Al señalar "información básica" queremos decir que no puede dejar de incorporarse tal o cual dato para que los presupuestos en una empresa tengan sentido como herramientas para el negocio.
Luego, diremos que, sí deseamos controlar el resultado de las operaciones, comparar lo que logramos con lo que planificamos, y establecer la distancia o el logro exacto en cada item, la información a incluir, debería ser toda aquella operación medible y gestionable.
- ¿Entonces un presupuesto consigna todas mis acciones empresariales?
- Así es.
En el entendido de que, para lo que se gestione, es necesario dinero, éste a su vez, "debe presupuestarse" para conocida la meta, la organización entera empiece a trabajar para lograrla.
Los presupuestos (veremos los tipos más adelante) consignan datos en diversos rubros:
- Dinero proveniente de las ventas y otros tipos de ingresos.
- Recursos económicos necesarios para sostener la producción.
- Gastos de personal (tratarlos por separado es más útil)
- Gastos no recurrentes, fondos para imprevistos, otros tipos de fondos de previsión.
3. Impacto de la gestión presupuestal en un emprendimiento
Si pensamos en los presupuestos de una empresa, como una fuente de consulta que defina su rumbo económico, necesitamos establecer ciertos criterios para la gestión presupuestal, algo que los administradores deben aplicar y que muchas veces, puede ser dejado de lado cometiendo errores al hacerlo.
Aquí algunos puntos importantes a tener en cuenta sobre la gestión de los presupuestos en una empresa:
- Como ya mencionamos, asignar correctamente, en cada rubro y detalle, es fundamental.
- Las cifras meta, no deben ser sobre estimadas, forjando innecesarias presiones, pero tampoco subvaluadas para generar un efecto irreal de éxito.
- Necesitamos validar que un presupuesto es una guía que debe respetarse, no una guía susceptible de desvaloraciones en el camino, cuando surgen inconvenientes para cumplirlo.
- Es sano considerar, sobre todo en los ingresos, trabajar con los acumulados y saldos no cumplidos mirando las metas diarias, semanales, mensuales, trimestrales, semestrales y anuales, plazo límite para alcanzarlas.
- Lo anterior no significa que las acciones derivadas de la presión presupuestal, deban empezar a forjarse a último momento.
Podemos guiar nuestro negocio por el rumbo económico, atentos a los datos, mientras contrastamos nuestro avance real añadiendo esta visión a los presupuestos en una empresa, en cualquier rubro:
- Optimizar los gastos,
- Maximizar los ingresos.
- Demostrando capacidad de gestión integral.
Historia del presupuesto: origen y evolución
Yo empresa, un canal de Youtube especializado en temas de negocios, nos regala este invaluable vídeo que espero disfruten tanto como yo lo hice. 🙂
4. Acciones a tomar en cuenta luego de comparar cifras.
Los presupuestos en una empresa son una guía integral y respetable, para el fortalecimiento del camino económico de los negocios.
La primera acción que debemos tomar en cuenta, es la de no modificarlos durante su vigencia. Sólo nos debemos enfocar en el próximo documento presupuestal, es decir, trabajarlo en equipo, antes de que empiece un nuevo ejercicio, ya que, un presupuesto no se cambia una vez publicado.
Las acciones correctivas se aplican sobre la realidad, no sobre lo planificado, de modo que, en lugar de ello, debemos tomar nota de los incidentes ocurridos, cuando un presupuesto "se rompe":
- Cuando las ventas se superan o los gastos se optimizan.
- Al incorporarse un nuevo item, sin haberlo planificado.
- Tras el cambio de un proceso que genera consumos e ingresos.
- Al detectar que la situación económica general nos afecta de forma exógena.
Es importante tomar en cuenta que "optimizar" es la otra gran acción por realizar luego de comparar cifras del presupuesto con la realidad o resultados, sin embargo, esto no significa "eliminar un gasto (sin mayor análisis) por que necesito cumplir con el presupuesto".
El potencial del documento, como guía, nos debe ayudar a buscar rendimientos inteligentes en la realidad, para superar el presupuesto, eso es optimizar.
Recuerden siempre que un gasto puede aportar valor a un proceso capaz de generar ingresos importantes a un negocio, así que no se trata de eliminar gastos o reducir costos porque sí, todo requiere de una mirada integral.
Las acciones puntuales que podemos tomar en cuenta luego del cierre de nuestro análisis presupuestal pueden incluir:
- Examinar los procesos del negocio.
- Incorporar tecnología, capacitación o seguimiento al personal de la empresa.
- Liderar la búsqueda de proveedores que optimicen la relación calidad-costo de los insumos.
- Dialogar con los gerentes acerca del impacto de su gestión en los costos.
- Revisar de modo transversal, como la organización "consume" el tiempo.
- Analizar el costo de los flujos de efectivo utilizados en el negocio.
- Revisar qué activos se encuentran inmovilizados y por qué.
5. Tipos de presupuestos en una empresa
Cuando pienso en los tipos de presupuestos, pienso en una familia que vive en un edificio con forma espiral. La forma espiral desde arriba se ve como círculos que se van rodeando así mismos, en donde el centro y el extremo están relacionados, dado un camino a seguir.
Del mismo modo, los tipos de presupuestos tienen absoluta relación, a eso le llamaremos: integración presupuestal y es importante, tenerla en cuenta siempre.
Ventas, es el presupuesto más importante de todos los que podemos establecer, porque de algún modo es el "extremo" latente, expuesto, más fácil de analizar, más difícil de congeniar entre todos, complejo a la vez por cómo puede comportarse el mercado y demanda puntos clave endógenos también.
Desde Ventas, surgen todos los demás presupuestos, ya que, para vender, son necesarias de implementar, un sin fin de operaciones en nuestra organización.
Si el presupuesto de ventas está mal diseñado: ¿Se imaginan que ocurrirá con todo lo demás?
Los demás presupuestos que podemos desarrollar son:
- Cobros o Cobranzas o Ciclo de efectivo.
- Compras, adquisiciones e inversiones.
- Pagos y obligaciones de corto plazo.
- Gastos administrativos.
- Recursos humanos o Capital humano o Trabajadores.
- Logístico si contamos con uno o varios almacenes.
- Gasto de ventas, marketing y promociones.
- Disposición o necesidad de efectivo o flujo de caja proyectado.
- Operativo de gestión o estado de resultados proyectado.
Todos los presupuestos vienen a ser documentos contables que se calculan sobre la base de la toma de decisiones empresarial, se preparan al interior de las áreas de la empresa, bajo responsabilidad de sus líderes y equipos y al mismo tiempo, se integran en lo que llamamos Presupuesto Maestro, para obtener coherencia y unidad en el sistema presupuestal.
Presupuestos en una empresa: ¿Son útiles? 5 razones
Escrito por : Sergio González Marín
Director de Overflow Emprende. Consultor Integral e Investigador del Emprendimiento en el Perú. Enfocado en el diseño de estrategias de innovación, marketing y ventas. Asesor de Emprendedores. Escritor y Coach de emprendedores.
Fecha de publicación: 26/05/21
