Cómo hacer reuniones de trabajo efectivas

Cómo hacer reuniones de trabajo efectivas

Uno de los problemas más graves relacionado con la pérdida de tiempo en el emprendimiento se llama "reunión".

Si no controlamos la forma en que organizamos una reunión de trabajo, tendremos serios problemas.

Las reuniones de trabajo, mal organizadas evidencian:

  • Desinformación y descoordinación del equipo.
  • Un clima organizacional tiene fisuras.
  • Ausencia de liderazgo.
  • Una pésima gestión de la comunicación.

Las reuniones de trabajo son aquel momento perfecto para que la excelencia construya, pero también para que la mediocridad destruya.

¿Como hacer reuniones de trabajo efectivas sobre todo cuando se han perdido el sentido del tiempo, el objetivo y la temática de la reunión?



Lo que dicen los afectados...

  • "Te avisan sin tiempo como para cancelar en buena forma otras reuniones"
  • "No tienes idea de qué se va a dialogar hasta que estás en plena reunión"
  • "En la mayoría de los casos no hay realmente ningún diálogo"
  • "Demoran una eternidad"
  • "¡Sales con mil quinientas cosas por hacer, añadidas a las que ya tienes en lista!"
  • "Llegaste sin preparte y saliste sin entender"

Buscando soluciones

  1. Asignar el tiempo en relación a la necesidad por resolver.
  2. Enfocarse en el "antes, durante y después".
  3. Definir el objetivo de la reunión.
  4. Utilizar con esmero un método o herramienta en cada caso.

Un balance perfecto de estos elementos nos ayuda a obtener resultados positivos inmediatos.

Debemos apuntar a resolver los problemas que causan las malas reuniones de trabajo



Asignar el tiempo adecuado

El mayor inconveniente de las reuniones cero efectivas es el tiempo, que si se vuelve flexible genera espacio para diálogos improductivos, desenfoque y nebulosas en la temática de una reunión.

Es altamente recomendable administrar el uso del tiempo conociendo las herramientas que nos ayudan a lograrlo en lo individual, pero también ser consciente de las estrategias que nos pueden ayudar a organizar tareas y tiempo disponible en el día a día de nuestro emprendimiento.

Un punto importante: A mayor riesgo o necesidades por resolver, menor debe ser el tiempo asignable a una reunión. Parece lógico, pero muchas veces no se ejecuta de esta forma.

Antes, durante y después de una reunión de trabajo

Por "antes" se entiende preparar el futuro y para ello cuentan:

  • Agendar correctamente y comunicar a los involucrados oportunamente.
  • Adjuntar información previa que brinde soporte.
  • Controlar que los participantes se preparen.
  • Consultar el calendario y no crear reuniones de improviso.

Durante una reunión es importante:

  • Evitar absolutamente todo tipo de distractores.
  • Gestionar la comunicación en la empresa a cargo de otros colaboradores.
  • Presentar claramente el objetivo por resolver.
  • Cumplir la asignación de tiempo prevista.
  • Concretar aportes y propuestas.
  • Elegir con efectividad las soluciones.
  • Asignar tareas y responsabilidades.
  • Validar que el objetivo se haya alcanzado.

Después de la reunión

  • Obtener feedback para mejorar el proceso.
  • Validar que las responsabilidades y tareas se hayan ejecutado.
Los objetivos de una reunión deben definirse y también cumplirse - Overflow.pe

Definir un objetivo para la reunión

El mejor objetivo define qué se quiere alcanzar, por qué es importante hacerlo y el beneficio por obtener

Ejemplos: 

  • Eliminar el problema logístico que implica que el 20% de la mercadería llegue con daños de diversos tipos, para mejorar la atención y percepción de clientes y aportar a la ocurrencia de ventas en las tiendas.
  • Reemplazar a los 4 proveedores que fallan en las entregas de mercadería, evaluando si podemos adquirir una empresa que fabrica el abastecimiento para al mismo tiempo reducir los costos e impactar en las ganancias del negocio.
  • Evaluar si ya estamos en el momento de implementar una 2da tienda, en qué distrito y bajo qué modelo de oferta/mercado para contribuir con los objetivos comerciales de la compañía.

Examinemos el método

El método más utilizado en una reunión de trabajo se llama "Diálogo" y su existencia real es vital en una reunión entre personas, sin embargo será productivo si está plenamente distribuido entre todos los participantes.

  • Dialogar implica aprender a escuchar, practicar la alta escucha, ser coherente.
  • Es importante verlo como la oportunidad para crear nuevas posiciones como resultado de acuerdos.
  • El diálogo necesita de un moderador, humildad y cero ego, tanto como del cumplimiento del rol de intervenciones.
  • Cuando nos alejamos del diálogo creamos insatisfacción.

Entornos que promueven el diálogo:

  • Tecnología: vídeo, audio, comunicación móvil o digital.
  • Exposiciones para la toma de decisiones.
  • Reuniones ágiles de pie para resolver riesgos inmediatos.
  • Dinámicas o juegos, retos y/o concursos

Elvira Toba (México) nos ayuda a entender cómo tener reuniones efectivas



Si necesita implementar este tipo de estrategia en su equipo, contáctenos para enfocarnos en su negocio.

¡Éxitos!

Sergio González Marín
Director Overflow Emprende

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