¿Es posible administrar el tiempo?

¿Administrar el tiempo es posible?

Administrar el tiempo es una de las mayores preocupaciones del ser humano dentro o fuera del trabajo.

Cuando el tiempo transcurre, no queda más por hacer, pues tras su paso, el tiempo es irrecuperable.

¿Y cómo es entonces que podemos administrar el uso del tiempo? Hoy hablaremos de este tema.

 

Tener problemas con el tiempo es consecuencia de una mala gestión de actividades

Administrar el tiempo es un asunto de balances

Como veremos más adelante, las actividades que realizamos en el tiempo disponible son la "medida" que nos permitirá establecer si lo estamos haciendo bien o mal.

Somos nosotros quienes debemos asumir el reto, quienes definimos qué sale bien y qué mal al hacerlas y por supuesto, cuentan mucho la motivación e interés que tenemos en culminarlas, los resultados y las expectativas que nos formamos en su definición.

Si cualquiera de estas "variables":

  • Actividades
  • Tiempo disponible
  • Motivación y
  • Resultados

No se acomoda en un balance perfecto, primero en la mente de quien pretende administrar su tiempo, y luego en la ejecución, el sentido de la gestión del tiempo no se alcanzará.

Es por ello que lo siguiente genera problemas y debemos tomarlo en cuenta como parte de la complejidad del tema:

  • Demasiadas actividades por realizar
  • Poco tiempo disponible mal administrado
  • Mucho tiempo disponible sin criterio de asignación
  • Baja motivación que no permite iniciar, desarrollar o culminar
  • Mucha motivación cuando esta agrega más complejidad o densidad al quehacer
  • Demasiados resultados por analizar que no se revisan
  • Poco o nada de resultados que a pesar de mostrar inconvenientes no se toman en cuenta

Y las posibilidades son virtualmente infinitas cuando de la gestión del tiempo y de las actividades se trata.

Obtener el balance adecuado es el objetivo.

¿Existe la definición de "tarea" o "actividad" ideal?

El tiempo es administrable a través de la gestión de actividades o tareas, pues son ellas las que consumen ese valioso recurso y además, podemos controlar.

Respecto de una o más tareas podemos: definirlas, incluirlas, modificarlas, eliminarlas, descartarlas, tomarlas en cuenta y tanto como sea posible. 

Me gusta decir que la "tarea" o "actividad" ideal tiene condiciones que podemos trabajar y llegar a asignar y que hacerlo es cuestión de enfoque, concentración, práctica constante y deleite: 

Una tarea debe: 

  • Ayudar a que otra se ejecute
  • Describir un resultado puntual
  • Asignarse a alguien
  • Ser liderada por un responsable o controller
  • Ejecutarse antes o después de otra, según su prioridad
  • Recibir recursos para poder ejecutarla
  • Saber si necesitará integrar un sistema debido a su complejidad

Finalmente, contrastar lo que se planificó sobre una tarea, desde la forma como se llevó a cabo hasta la necesidad de rediseño u optimización que se concluya, aporta a la capacidad de administrar el tiempo.

Agendar actividades o asignar cronogramas ayuda a administrar el tiempo

Principales herramientas

Esta lista forma parte de una consultoría general por especializar, que nuestros clientes reciben cuando emprendemos correcciones en este tema, al interior de los equipos:

  • Agenda. Electrónico o física, nos ayuda a anotar en el momento preciso y a revisar para recordar y asignar "seguimiento". Existen variadas formas de llevarla.
  • Un calendario de actividades en una hoja de cálculo o en un papel de borrador, otorga una mirada simple, directa y completa de lo que se viene en general y en el tiempo más amplio es ideal hacerlo.
  • Una lista de tareas para el día ayuda a planificar el horario vigente.
  • En general, saber qué tiempo disponible asignaremos según lo que haremos ayuda a conocer el recurso tiempo disponible
  • Indicar un rango de tiempo añadido a cada tarea, puede ser algo para expertos, pero no deja de ser muy útil.
  • Utilizar recordatorios digitales o agendas conjuntas online ayuda muchísimo al trabajo en equipo.
  • Gestionar citas en horarios relevantes siempre disponibles ayuda a las coordinaciones.
  • Asignar tareas irrelevantes a horarios que no impacten en la calidad del quehacer principal es importante.
  • Hacer "de paso" lo que puede ser llamado "tareas menores" puede ayudar a ahorrar tiempo.

Las herramientas pueden sin duda nacer de la misma experiencia de quien desea administrar el tiempo.

Muchas gracias por interesarte en este artículo, que forma parte de los contenidos que ejecutamos para enseñar a las personas y equipos a gestionar sus competencias y ser más eficientes.
Si necesitas de mayor orientación no dudes en iniciar el contacto.

¡Éxitos!

Sergio González Marín
Director Overflow Emprende

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