Para muchos contadores, asistentes contables, jefes de área de contabilidad, o analistas, la temporada de cálculo de gratificaciones puede llegar a ser un momento tenso, sobre todo si la planilla es abultada y no existe una forma para ahorrar tiempo en el cálculo de las gratificaciones.
Recordemos que, los días 15 de los meses de julio y diciembre se realiza el depósito de las gratificaciones a los trabajadores que se encuentran registrados en las planillas de remuneraciones, bajo al régimen laboral de la actividad privada.
Las gratificaciones, su cálculo y pago están reguladas por la Ley 27735 del 08-05-02 (mintra.gob.pe) que indica como necesario, contar con toda la información de los trabajadores, fechas de ingreso dentro de los semestres correspondientes, afectaciones de impuesto a la renta, AFP, descuentos realizados entre otros datos.
¿Cómo enfocar el cálculo de las gratificaciones para ahorrar tiempo?
- Objeto, campo de aplicación y monto de las gratificaciones
- Conceptos relacionados con la variabilidad de la remuneración
- Sobre la oportunidad del pago de la gratificación
- Casos especiales
- Ahorrar tiempo en el cálculo de las gratificaciones
1. Objeto, campo de aplicación y monto de las gratificaciones
Los Artículos 1 y 2 de la ley referida, establecen estos dos conceptos importantes que definen el cálculo de las gratificaciones, en primer lugar, como un derecho de los trabajadores durante las fiestas patrias y la navidad.
Un detalle importante que indica la ley es que "este beneficio resulta de aplicación sea cual fuere la modalidad del contrato de trabajo y el tiempo de prestación de servicios del trabajador", acotando en los artículos siguientes, la necesidad de validar al menos 1 mes, dentro de alguno de los semestres para calcularse y hacerse efectiva como un derecho.
Respecto del valor de las remuneraciones se establece que:
- A la remuneración percibida "en la oportunidad en la que corresponde otorgar el beneficio" sin embargo, el caso particular comprende realizar un promedio si existen cantidades adicionales que varían mes a mes, como por ejemplo comisiones.
- Resulta interesante que se incluya el pago dinerario o en especies, para lo cual debe establecerse un valor de referencia.
- El artículo 2 indica, además: "Se excluyen los conceptos contemplados en el Artículo 19 del Texto Único Ordenado del Decreto Legislativo Nº 650, Ley de Compensación por Tiempo de Servicios."
2. Conceptos relacionados con la variabilidad de la remuneración
El artículo 3 define el concepto de Remuneración regular y el 4 el de Remuneración imprecisa, asuntos que es importante tomar en cuenta.
En cuanto a la remuneración regular, se toma en cuenta la habitualidad, no la diferencia monetaria o variación para establecerla, por tanto, aumentos, ganancias porcentuales, asignaciones temporales, etc. son válidas. Y para ser regulares, aun siendo de naturaleza variable o imprecisa, deben al menos haber sido pagadas durante 3 meses, dentro del semestre analizado. Tomar en cuenta que la remuneración en ese caso se promedia por 6, es decir, se divide entre los 6 meses correspondientes, para calcular la gratificación.
El artículo 4 sobre la remuneración imprecisa también define un promedio, de modo que al 15 de julio o al 15 de diciembre, según corresponda se dividirá entre 6 lo percibido por el trabajador.
3. Sobre la oportunidad del pago de la gratificación
El artículo 5 de la ley establece como máximo plazo de pago la primera quincena de los meses de julio y diciembre y el 6to indica la lista de requisitos para percibir el derecho de una gratificación:
Para tener derecho a la gratificación es requisito que el trabajador se encuentre laborando en la
oportunidad en que corresponda percibir el beneficio o estar en uso del descanso vacacional, de licencia con goce de remuneraciones percibiendo subsidios de la seguridad social o por accidentes de trabajo, salvo lo previsto en artículo siguiente. En caso de que el trabajador cuente con menos de seis meses, percibirá la gratificación en forma proporcional a los meses laborados, debiendo abonarse conforme al Artículo 5 de la presente Ley.
4. Casos especiales
Resulta interesante para los trabajadores que ya no laboran en la empresa, el reconocimiento de una proporción a los meses efectivamente trabajados, en la fecha de pago correspondiente, pero como mínimo deberá haber trabajado 1 mes en el semestre correspondiente. Tomar en cuenta que, por lo general, este beneficio es reclamable en el ejercicio vigente o dentro de los 30 días útiles y antes del cambio de año por lo general, se llama "gratificación proporcional".
La Incompatibilidad para la percepción del beneficio está definido por el Artículo 8 de la siguiente forma:
La percepción de las gratificaciones previstas en la presente Ley es incompatible con cualquier otro beneficio económico de naturaleza similar que, con igual o diferente denominación, se reconozca al trabajador a partir de la vigencia de la presente ley en cumplimiento de las disposiciones legales especiales, convenios colectivos o costumbre, en cuyo caso deberá otorgarse el que sea más favorable.
5. Ahorrar tiempo en el cálculo de las gratificaciones
La mejor forma de ahorrar tiempo en el cálculo de las gratificaciones pasa por informatizar y automatizar el proceso, de modo que podamos reducir no sólo los tiempos de cálculo, sino alcancemos la máxima precisión y confiabilidad.
Recientemente conocimos el software en línea dedicado al cálculo de las gratificaciones: el sistema de planillas BUK, el cual ayudará al equipo contable o de recursos humanos, a simplificarlo todo.
La ventaja radica, por ejemplo, en el caso del Sotware de planillas BUK en algunos puntos muy importantes:
- Automatizar y simplificar el cálculo de las boletas de pago, archivos PLAME, AFPnet, planilla de remuneraciones, centralización contable y más.
- Procesar de forma simplificada el proceso de cálculo del pago dela nómina generando todos los archivos de cierre del mes.
- Permitir la accesibilidad de las boletas de pago en línea para todos los trabajadores.
- Reducir errores, permite establecer dinámicas personalizadas y realiza todos los cálculos específicos tras la configuración.
- Permite heredar todas las modificaciones a las normativas o particularidades de la industria en la que operemos, en tiempo real.
- Se cuentan con reportes personalizados desde varios perfiles de acceso para realizar un seguimiento y monitoreo a detalle.
Cómo ahorrar tiempo en el cálculo de las gratificaciones
Escrito por: Sergio González Marín
Director de Overflow Emprende. Consultor Integral e Investigador del Emprendimiento en el Perú. Enfocado en el diseño de estrategias de innovación, marketing y ventas. Asesor de Emprendedores. Escritor y Coach de emprendedores.
Fecha: 10/11/2022
