Gestionar las compras a veces se vuelve un desafío, otras veces una obligación contra la pared, y quien sabe, una de las fuentes de problemas en el quehacer emprendedor porque la presión puede llegar a venir de todas partes inclusive desde fuera.
¿Se puede gestionar las compras con éxito? ¡Por supuesto! Y aunque hayas pasado una pésima experiencia de compras, la idea es que de ello, aprendas y apliques lo mejor de ese aprendizaje sobre como gestionar las compras.
7 Criterios para gestionar las compras en los negocios
Contáctenos si desea establecer en su organización un resultado positivo en su gestión de compras, revisando a detalle mediante acompañamiento o capacitación, sus actividades.
Una mirada ágil nos ha permitido revisar los aspectos más importantes para gestionar las compras:
- Alinear recursos y resultados económicos.
- Controlar la liquidez en la gestión de compras.
- Enfocarse en la Relación Gasto / Costo.
- Cuidar la relación con proveedores.
- Establecer formalidad en procesos de compra.
- Siempre considerar la ética en la gestión de compras a todo nivel.
1. Gestionar las compras con visión Administrativa
Gestionar quiere decir Administrar. Y administrar tiene 4 acciones básicas por aplicar: Planificar, Organizar, Dirigir y Controlar. Un administrador sabe que con esas definiciones puede resolver un problema o alcanzar un objetivo, incluso ambas. Ahora lo que haremos es analizar en el lenguaje de las compras estos conceptos.
Y lo primero que puedo señalar es que la actividad de compras en sí misma, al utilizar recursos de la empresa, debe enfocarse primero a todo aquello que impacta en el resultado económico del negocio, en los estados financieros, en la liquidez y por supuesto en la relación entre el gasto y el costo.
Lo segundo a tomar en cuenta tiene que ver con las capacidades o competencias de quien realiza las acciones de compras, por ejemplo: las relaciones con proveedores, la ejecución de procesos de compra formales de envergadura, o la microcompra que de forma silenciosa puede convertirse en un dolor de cabeza.
Y para finalizar, algo que siempre está aludido a las compras, y que no deja de ocurrir inclusive en empresas unipersonales: la ética que debe nutrir las operaciones.
2. Alinear recursos y resultados económicos
- El dinero debe asignarse vía presupuestos controlados
- Conociendo los límites puede medirse la eficacia del cumplimiento pero también del aporte al valor en la organización
- Analizar si existe coherencia en la compra según las operaciones es importante para el resultado económico
- Compras finalmente materializa el dinero en bienes que a su vez son el input de los procesos en la organización
- La definición de las necesidades de la empresa debe ser el resultado de una visión de equipo a favor del éxito
- Por ejemplo sistematizar las compras a través del uso de las tecnologías de la información ayuda a reducir el uso de recursos (tiempo y dinero) y mejorar los resultados.
3. Controlar la liquidez en la gestión de compras
- Corresponde a la disponibilidad de efectivo en la empresa para asumir obligaciones de pago.
- En cuanto a las compras, la idea es que las compras no mermen la liquidez.
- La estrategia principal comprende el uso del dinero con menor costo.
- El crédito es una opción.
- Invertir dinero propio lo más rentable.
- Es importante negociar (facturas, plazos, etc).
- Es vital el apoyo de los proveedores.
- Crear Conocimiento o Experiencia en cada proceso de compras en el negocio contribuye a crear "Recursos rentables" alrededor de la toma de decisiones y éstos impactan en la liquidez.
4. Enfocarse en la Relación Gasto / Costo
- El comprador debe conocer el corebusiness del negocio
- Si la compra influye directamente en la actividad principal, se trata de un costo
- Si la compra apoya los procesos de la empresa que no son los principales, es un gasto
- Los costos influyen en los precios de los productos
- Los gastos en la rebaja de impuestos y en la merma de la utilidad
5. Cuidar la relación con proveedores
- No maltrates a un proveedor es un Aliado potencial importante
- La mejor postura corresponde a desarrollar acciones Gana - Gana
- Obtener especialización y exclusividad puede diferenciarte
- Sin embargo, no es bueno centralizarse en un solo proveedor
- Las estrategias de la Cadena de Abastecimiento son muy útiles
- Controlar y cumplir el cronograma de vencimientos de sus pagos es importante
6. Establecer formalidad en procesos de compra
- Un proceso de compra existe para obtener la mejor relación calidad - precio de compra
- Sin embargo, cuando no existe formalidad, es complicado obtener ese objetivo
- Primero: Ordenar qué variables son importantes (requisitos y objetivos)
- Segundo: Evaluar con coherencia a cada participante
- Tercero: Presentar datos de forma uniforme
- Cuarto: Encontrar al elegido como un hallazgo objetivo
- La formalidad acompañada de velocidad y eficacia es mejor aún
7. Siempre considerar la ética en la gestión de compras a todo nivel
- Todos debemos practicar y valorar el comportamiento ético en los negocios.
- Compras es una función a cargo de decisiones con dinero, de allí el planteamiento.
- Sin ética, se incrementan los gastos y los costos y se anulan las oportunidades, potencialidades y el éxito del negocio.
- Ejemplos de comportamientos no éticos en compras:
- Solicitar precios inflados
- Promover el pago de coimas
- Obtener facturas falsas o fraguadas
- Mantener inventarios sin factura
- Comprar baja calidad
- Evaluar a un proveedor sin objetividad