Sistematización de las organizaciones

¿Qué es y a qué apunta la sistematización de las organizaciones?

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¿Qué no es sistematizar?

Mientras las herramientas para la innovación ocupan gran parte de nuestra actividad para pensar en torno al cliente y nos permiten avanzar con éxito en ese gran espacio por descubrir, queremos volver atrás, para hablar hoy del ordenamiento básico de una organización cualquiera, dicho de otro modo de la actividad de sistematización.



Sistematizar no es...

Empezar con ejemplos nos ayuda a entender qué es y que no es la sistematización en las organizaciones

  • Comprar un software de gestión (esa tarea se realiza después)
  • Adquirir un Modelo de Negocio (eso se llama franquiciar)
  • Dejar de la lado la toma de decisiones (es el objetivo de sistematizar algo)
  • Desvincularse de la calidad (se sistematiza para mejorar y uno de los aspectos es la calidad)
  • Pretender que el control no forma parte (hoy se propone transversal a todas las tareas)
  • Separar las acciones y áreas en islas organizaciones (sistematizar implica integrar)
  • Mantener la duplicidad de acciones como principio de validación del éxito en procesos (optimizar tareas es parte del concepto)

Como podemos observar, podemos caer en la confusión de determinar qué elementos comprenden nuestro sistema, qué información podemos ser capaces de crear con el input o data que ingresa a cada uno de ellos, obviar acciones, dejar de lado operaciones importantes, etc.

Sistematización en las organizaciones una tarea vital

  • Sistematizar significa crear un sistema y sólo eso. Y un sistema es un conjunto de elementos que funciona a favor de nuestros objetivos, pero que en principio, nos ayuda a comprender y razonar entorno al cómo hacemos, qué hacemos y por qué lo hacemos.
  • Este concepto se concentra en la gestión del proceso como un flujo de información que debe ser definido primero y optimizado permanentemente.
  • Las actividades por realizar son muchísimas y bien sabemos los emprendedores, que el orden que genera la sistematización en las organizaciones, es importante y por ello es imprescindible conocer de qué se trata y aplicarlo a nuestros emprendimientos. 
  • Hoy que hablamos de enfocarnos en la Innovación, esta herramienta de la Administración clásica, puede acoplarse perfectamente a la creación de valor, desde la identificación coherente de cada elemento participante en el día a día de nuestros negocios.

Por tanto, no estamos tan lejos de poder resucitar y utilizar con éxito estas ideas para beneficio de nuestras nuevas organizaciones.



¿Cómo sistematizar? ¿Qué es necesario identificar?

  • Para sistematizar debemos emprender la creación de un sistema y así poder observar nuestra organización en funcionamiento.
  • Lo primero por realizar comprende identificar las tareas.
  • Sin duda puede ser una oportunidad irrepetible para optimizar lo que hacemos, revisar, rediseñar y elegir bien, qué queda y qué no.
  • Luego de identificar las tareas, los recursos necesarios y los objetivos (salidas) podremos ver todo en "modo proceso".
  • Para que el "Sistema" quede configurado, requerimos analizar aspectos de integración de áreas, evitar duplicidad de funciones, tener claro cómo producimos "información" y ser capaces de presentarla en forma coherente.
  • Los últimos puntos por realizar tiene que ver con la Toma de decisiones, parte inherente del sistema tanto como el proceso de Feedback y corrección.

La compra de un software resulta ideal luego de tener claro todos estos enfoques, de modo que adecuamos el software a nuestros objetivos y no al revés, desvirtuando nuestra estrategia central (ese modo especial de hacer la cosas).

La actividad o procedimiento como centro del sistema

Cada actividad importante en la organización, debe estar listada y detallada y cada actividad sin importante, debe apuntar a ser eliminada, de modo tal, que la organización se optimice. Es por ello que la "actividad" o "procedimiento" o "proceso" es el centro del sistema.

A continuación proponemos una definición de Actividad desde el punto de vista de qué elementos debería comprender. Una lista útil para la etapa de levantamiento de información dentro de la sistematización de las organizaciones:

  • Responsable(s)
  • Objetivos
    • Por plazo
    • Por resultados
  • Actividades de preparación o previas
  • Ingreso de información (input)
  • Lista de tareas (corazón de la actividad)
  • Actividades complementarias
  • Actividades de cierre
    • Procesos de validación
    • Procesos de control
    • Otras actividades complementarias
  • Salida de información



El éxito de un Sistema de Información Gerencial

El éxito de un SIG tiene relación directa con el valor que agrega al cliente de cada proceso y por ende, el valor resultante que todas las actividades añaden a la organización.

Sabiendo lo anterior, el otro lado de la moneda, en cuanto al éxito de un sistema de información gerencial tiene que ver con su capacidad de integración y el nivel de fluidez que propone al ejecutarse. 

Las actividades que brindan soporte al éxito de un SIG, entre otras que podrían ser específicas, son estas:

  • La validación permanente o feedback (que debe institucionalizarse)
  • El análisis de la información (que debe materializarse como un flujo de prevención en la gestión)
  • La duplicidad de funciones (que debe evitarse a toda costa)
  • La optimización del organigrama (que debe adecuarse al crecimiento y desarrollo permanentemente)
  • El uso de recursos (que debe optimizarse entre las áreas para evitar costos acumulados no ejecutados)
  • La toma de decisiones y el factor humano (que debe integrarse o vincularse a nivel gerencial)
  • La velocidad de las operaciones (que debe mirarse desde el punto de vista de la conveniencia comercial y la efectividad y eficiencia de cada operación).

 

Un enfoque de calidad para un proceso de optimización de tareas que no puede detenerse

Monitoreo de factores internos y externos

Hoy el cambio es acelerado. Es por ello importante que la sistematización considere revisar de forma permanente las definiciones del Sistema para entender si existen factores dentro o fuera de la organización que pueden rediseñarse o tal cual nuevas estrategias, incorporarse.

Cambios en el mercado, en el cliente o en los grupos de interés, nuevas contrataciones, nuevas exigencias, fusiones, consorcios. De un modo u otro, mucho puede afectar las operaciones y por ende, los procedimientos. El reto consiste en validar si los conceptos y niveles de éxito inclusive, pueden seguir siendo los mismos. 

Un factor interno clave en el proceso de sistematización de las organizaciones tiene que ver con la aceptación y ejecución del propio sistema dentro de la organización.

El consejo aquí tiene que ver con los niveles de participación y aporte, que todos los colaboradores deben tener en él, gracias a las vinculaciones y el trabajo en equipo para definirlo, de allí que procesos como éste sean claras oportunidades para la integración social dentro de las organizaciones.

Monitoreo de factores internos y externos

En Overflow estaremos muy gustosos de poder brindarles lo mejor de nosotros a favor de la sistematización de sus organizaciones. ¡Éxitos!

Sergio González
Director Overflow Emprende
http://www.overflow.pe

 

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