La duplicidad de funciones a nivel de recursos humanos tiene mucha relación con cómo se ejecuta el diseño de procesos, responsabilidades y definiciones de perfil en cuanto a competencias. Su punto crítico se alcanza cuando se desvirtúa el organigrama de la organización.
En cuanto al diseño de procesos en las organizaciones, se tiene muy en cuenta promover la eficiencia y la claridad como valores clave para el éxito. Sin embargo, un desafío recurrente es la duplicidad de funciones, un problema que puede socavar la efectividad de todas las áreas.
En este artículo, exploraremos los riesgos asociados con la duplicidad de funciones y cómo las organizaciones pueden mitigar estos riesgos para optimizar su rendimiento.
¿Qué es la Duplicidad de Funciones?
La duplicidad de funciones se refiere a la asignación de las mismas tareas o responsabilidades a múltiples personas o departamentos dentro de una organización, inclusive de forma parcial. En RRHH, esto puede manifestarse cuando dos equipos diferentes se encargan de las mismas actividades, a pesar de que uno de ellos es el responsable conceptual.
Esta duplicidad de funciones puede surgir cuando varias unidades de negocio implementan procesos similares, pero no coordinados para alcanzar un objetivo común.
Riesgos de la Duplicidad de Funciones a nivel de personas
- Ineficiencia Operativa: Cuando dos equipos realizan las mismas tareas, se desperdician recursos y tiempo. Esto puede resultar en un aumento de los costos operativos y retrasos en los procesos.
- Conflictos y Descoordinación: La duplicidad puede llevar a desacuerdos y falta de claridad en los roles y responsabilidades, lo que puede generar conflictos internos y una falta de alineación en los objetivos.
- Falta de Estándares: Cada equipo puede desarrollar sus propios procedimientos y prácticas, lo que conduce a una falta de estandarización en la gestión de RRHH y en el diseño de procesos.
Riesgos de la Duplicidad de Funciones a nivel de procesos
- Inconsistencia en la Entrega: Cuando se implementan múltiples procesos similares pero no coordinados, la calidad de la entrega puede variar significativamente, lo que afecta la satisfacción del cliente y la reputación de la empresa.
- Costos Elevados: Mantener varios procesos que realizan la misma función puede ser costoso, ya que implica duplicación de recursos y gastos innecesarios.
- Dificultad en la Medición del Desempeño: La duplicidad dificulta la evaluación del rendimiento y la identificación de áreas de mejora, ya que los datos pueden estar dispersos y desorganizados.
Cómo Mitigar los Riesgos de la Duplicidad de Funciones
- Identificar y Documentar: Realice una auditoría exhaustiva para identificar áreas de duplicidad tanto en RRHH como en el diseño de procesos. Documente los roles y responsabilidades de cada equipo.
- Establecer Comunicación: Fomente la comunicación abierta entre equipos para garantizar que todos estén al tanto de las responsabilidades de los demás y puedan colaborar eficazmente cuando sea necesario.
- Automatizar y Estandarizar: Implemente herramientas y sistemas que automatizan tareas repetitivas y estandaricen procesos en toda la organización.
- Evaluar Continuamente: Monitoree y evalúe regularmente la efectividad de los procesos y las funciones de RRHH para identificar oportunidades de mejora y ajustes necesarios.
La duplicidad de funciones en RRHH y el diseño de procesos puede ser costosa y perjudicial para una organización. Al abordar estos riesgos de manera proactiva y estratégica, las empresas pueden optimizar sus operaciones, mejorar la eficiencia y garantizar la claridad en las funciones y responsabilidades, lo que contribuirá al éxito a largo plazo.