Hoy en Aplicaciones para Emprendedores revisaremos cómo se calcula la gratificación utilizando un software de recursos humanos, cálculos que en Perú se realizan en los meses de previos al pago de gratificaciones de Julio y Diciembre, todos los años.
Estas herramientas se han convertido en una solución eficiente y precisa al calcular los montos de gratificaciones de los empleados, utilizando un sistema o módulo de planilla, lo que simplifica y agiliza el proceso, eliminando errores manuales y ahorrando tiempo en las tareas administrativas relacionadas.
Software de recursos humanos para el cálculo de gratificaciones: ¿Qué tomar en cuenta?
Antes que nada, necesitamos tomar en cuenta lo establecido por la Ley 27735 del 08-05-02 (mintra.gob.pe) que regula la definición y alcance del cálculo las gratificaciones, y la oportunidad en la cual deben pagarse.
Datos por incorporar al software de recursos humanos para el caso de las gratificaciones en el Perú
Utilizar un software de Recursos Humanos para calcular la gratificación es de vital importancia para las empresas en el Perú, para utilizarlo necesitamos los siguientes datos:
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- Salario base: Debes conocer el salario base de cada empleado, que corresponde al monto regular que reciben por su trabajo y considerar todos los conceptos que se le añaden para sobre el total realizar los cálculos correspondientes a efectos de la gratificación y otros conceptos de la planilla de remuneraciones.
- Tiempo de servicio: Es importante tener registro del tiempo de servicio de cada empleado durante el período correspondiente al cálculo de la gratificación. Esto se refiere al tiempo que han trabajado en la empresa desde la última vez que recibieron la gratificación. Necesitamos validar que el mínimo tiempo sea de un mes completo, anterior al mes de pago de la gratificación y que durante la primera quincena de los meses en que se paga las gratificaciones se encuentra laborando.
- Bonificaciones o comisiones adicionales: Si los empleados reciben bonificaciones o comisiones adicionales en su salario, debes tener información detallada sobre estos montos para incluirlos en el cálculo de la gratificación.
- Descansos remunerados: En Perú, los descansos remunerados, como las vacaciones y licencias, también se consideran para el cálculo de la gratificación. Debes contar con los registros de estos descansos y sus respectivos pagos, de corresponder.
- Regímenes laborales especiales: Si tu empresa tiene empleados sujetos a regímenes laborales especiales, como el régimen agrario o el régimen de microempresa, debes asegurarte de tener la información necesaria para aplicar las reglas y tasas correspondientes a cada régimen.
Proceso paso a paso para calcular la gratificación con un software de Recursos Humanos
- Configuración del software: Antes de comenzar a utilizar el software de recursos humanos, es necesario realizar una configuración inicial. Esto incluye ingresar la información relevante de la empresa, como su estructura organizativa, los cargos y salarios de los empleados, y cualquier regla o política específica relacionada con las gratificaciones y otros conceptos.
- Ingreso de datos: Luego, se deben ingresar los datos necesarios para calcular la gratificación de cada empleado (revisados previamente).
- Cálculo automático: Completado el paso anterior, el software realizará automáticamente los cálculos necesarios para determinar el monto de la gratificación. El sistema aplicará las reglas y fórmulas predefinidas según las políticas de la empresa y generará los resultados de forma precisa y consistente.
- Revisión y verificación: Un paso importante para minimizar errores humanos y validar el proceso de cálculo, es dar una mirada integral a los resultados y aplicar una revisión tanto de lo ingresado como de lo obtenido.
- Generación de reportes: El formato de reporte viene a ser la planilla de remuneraciones que en muchos casos es necesaria de imprimir para archivarse, autorizarse y/o firmarse al interior de la empresa. El software de recursos humanos puede generar informes detallados para cumplir con este proceso.
- Emisión de pagos: Se trata del formato de boleta de pago de remuneraciones que el software de Recursos Humanos puede generar para cada empleado, facilitando la emisión de los montos exactos de cada gratificación en los meses correspondientes, añadiendo los demás montos del pago al trabajador y evitando procesos manuales.
Es importante tomar en cuenta que un software de recursos humanos también ofrece la capacidad de mantener un registro histórico de los cálculos de gratificación realizados para cada empleado. Esto facilita el seguimiento y la gestión de los pagos a lo largo del tiempo, permitiendo un fácil acceso a la información en caso de auditorías o consultas futuras.
Otras acciones relacionadas con el cálculo de las gratificaciones que podemos realizar con el software de recursos humanos
Si en algún momento se producen cambios en las políticas o reglas de cálculo de gratificación, podemos utilizar el potencial del software de recursos humanos en su función de mantenimiento para incorporar los cambios y adaptarnos rápidamente. Una ventaja relacionada es que las aplicaciones suelen actualizarse para cubrir también los cambios normativos, es decir cambios en las leyes y regulaciones laborales, evitando posibles infracciones o la desactualización en los cálculos e inclusive el malestar de los trabajadores.