Criterios de éxito para gestionar las compras en los negocios

Criterios para gestionar las compras en los negocios
Comprar implica gestionar con coherencia

Gestionar las compras a veces se vuelve un desafío, otras una obligación contra la pared, y quien sabe, una de las fuentes de problemas en el quehacer emprendedor. ¿Se puede gestionar las compras con éxito? ¡Por supuesto! Y aunque hayas pasado una pésima experiencia de compras, la idea es que de ello, aprendas. 

¿Qué implica gestionar las compras en un negocio?

Gestionar quiere decir Administrar. Y administrar tiene 4 acciones básicas por aplicar: Planificar, Organizar, Dirigir y Controlar. Un administrador sabe que con esas definiciones puede resolver un problema o alcanzar un objetivo, incluso ambas. Ahora lo que haremos es analizar en el lenguaje de las compras estos conceptos.

Y lo primero que puedo señalar es que la actividad de compras en sí misma, al utilizar recursos de la empresa, debe enfocarse primero a todo aquello que impacta en el resultado económico del negocio, en los estados financieros, en la liquidez y por supuesto en la relación entre el gasto y el costo.

Lo segundo a tomar en cuenta tiene que ver con las capacidades o competencias de quien realiza las acciones de compras, por ejemplo: las relaciones con proveedores, la ejecución de procesos de compra formales de envergadura, o la microcompra que de forma silenciosa puede convertirse en un dolor de cabeza. 

Y para finalizar, algo que siempre está aludido a las compras, y que no deja de ocurrir inclusive en empresas unipersonales: la ética que debe nutrir las operaciones.



Recursos y resultados económicos

  • El dinero debe asignarse vía presupuestos controlados
  • Conociendo los límites puede medirse la eficacia del cumplimiento pero también del aporte al valor en la organización
  • Analizar si existe coherencia en la compra según las operaciones es importante para el resultado económico
  • Compras finalmente materializa el dinero en bienes que a su vez son el input de los procesos en la organización
  • La definición de las necesidades de la empresa debe ser el resultado de una visión de equipo a favor del éxito
  • Por ejemplo sistematizar las compras a través del uso de las tecnologías de la información ayuda a reducir el uso de recursos (tiempo y dinero) y mejorar los resultados.

Control de la liquidez

  • Corresponde a la disponibilidad de efectivo en la empresa para asumir obligaciones de pago.
  • En cuanto a las compras, la idea es que las compras no mermen la liquidez.
  • La estrategia principal comprende el uso del dinero con menor costo.
  • El crédito es una opción.
  • Invertir dinero propio lo más rentable.
  • Es importante negociar (facturas, plazos, etc).
  • Es vital el apoyo de los proveedores.
  • Crear Conocimiento o Experiencia en cada proceso de compras en el negocio contribuye a crear "Recursos rentables" alrededor de la toma de decisiones y éstos impactan en la liquidez.
Liquidez es importante en la gestión de las compras

Relación Gasto / Costo

  • El comprador debe conocer el corebusiness del negocio
  • Si la compra influye directamente en la actividad principal, se trata de un costo
  • Si la compra apoya los procesos de la empresa que no son los principales, es un gasto
  • Los costos influyen en los precios de los productos
  • Los gastos en la rebaja de impuestos y en la merma de la utilidad

Relación con proveedores

  • No maltrates a un proveedor es un Aliado potencial importante
  • La mejor postura corresponde a desarrollar acciones Gana - Gana
  • Obtener especialización y exclusividad puede diferenciarte
  • Sin embargo, no es bueno centralizarse en un solo proveedor
  • Las estrategias de la Cadena de Abastecimiento son muy útiles
  • Controlar y cumplir el cronograma de vencimientos de sus pagos es importante
Ética en las compras, una postura clave en las organizaciones

Formalidad en procesos de compra

  • Un proceso de compra existe para obtener la mejor relación calidad - precio de compra 
  • Sin embargo, cuando no existe formalidad, es complicado obtener ese objetivo
  • Primero: Ordenar qué variables son importantes (requisitos y objetivos)
  • Segundo: Evaluar con coherencia a cada participante
  • Tercero: Presentar datos de forma uniforme
  • Cuarto: Encontrar al elegido como un hallazgo objetivo
  • La formalidad acompañada de velocidad y eficacia es mejor aún

Ética en las compras

  • Todos debemos practicar y valorar el comportamiento ético en los negocios.
  • Compras es una función a cargo de decisiones con dinero, de allí el planteamiento.
  • Sin ética, se incrementan los gastos y los costos y se anulan las oportunidades, potencialidades y el éxito del negocio.
  • Ejemplos de comportamientos no éticos en compras: 
    • Solicitar precios inflados
    • Promover el pago de coimas
    • Obtener facturas falsas o fraguadas
    • Mantener inventarios sin factura
    • Comprar baja calidad 
    • Evaluar a un proveedor sin objetividad



Una mirada ágil nos ha permitido revisar los aspectos más importantes de la compras. En Overflow podemos ayudarle a establecer en su organización un resultado positivo en su gestión de compras, revisando a detalle mediante acompañamiento o capacitación, sus actividades. ¡Éxitos!

Sergio González
Director Overflow Emprende
http://www.overflow.pe

Dejar un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *

Translate »