¿Acabas de tomar conocimiento que hacer presupuestos en excel es tu mejor opción sin embargo no tienes claro por dónde empezar y sientes que en el intento de mantener el control de tus finanzas empresariales navegas en un mar de números sin una brújula clara?
Esta guía de herramientas clave en Overflow Emprende busca presentarte 10 ideas que te ayudarán a apreciar el propósito de seguir adelante en tu travesía de cálculo con excel para la gestión de presupuestos.
Exploraremos ideas fuerza que te ayudarán a reconocer en Excel el potencial que necesitas, tranquilizar tus primeros momentos y luego seguir adelante mejorando tu negocio.
Antes de seguir revisa este aporte de nuestro director: Presupuestos en una empresa: ¿Son útiles? 5 razones (overflow.pe)
Presupuestos en excel: la herramienta clave que muchos emprendedores necesitan dominar
¿Por qué luchar con presupuestos complicados hechos en otras aplicaciones o a mano con hojas de ayuda cuando puedes hacerlo todo mucho más fácil? Vamos a explorar los 10 puntos a favor que tiene esta herramienta si se trata de hacer presupuestos en Excel.
1. Flexibilidad y personalización
Los presupuestos en excel hacen posible su personalización, dado que la herramienta puede ser muy flexible y recibir en sus columnas todo tipo de información.
Los emprendedores y el personal en jefaturas de mando medio que utilizan la famosa hoja de cálculo pueden adaptar fácilmente la información de sus negocios, para reflejar cómo intervienen las especificaciones de sus operaciones, administrar la interrelación y tomar decisiones financieras más informadas y estratégicas.
2. Facilidad de uso de la herramienta
Si te preocupa aprender a hacer presupuestos en excel y lo ves como algo complejo, en realidad aprender Excel con un objetivo de gestión presupuestal es más fácil de lo que piensas. Con una interfaz intuitiva y funciones familiares, Excel permite a los usuarios concentrarse en el contenido de sus presupuestos en lugar de perder tiempo en la complejidad del software.
Las columnas y filas, combinadas con las funciones que puedes agregar y las herramientas de formato visual y datos para el cálculo, te permiten aprender de forma ágil y pronto obtener ese flujo creativo que le dará soporte a tus cálculos maestros.
3. Variedad de funciones disponibles
Si piensas en hacer presupuestos con excel, estarás frente a una herramienta que ofrece una amplia gama de funciones que facilitan la creación de presupuestos detallados y precisos.
Desde funciones matemáticas básicas hasta herramientas avanzadas de análisis de datos, Excel proporciona todo lo necesario para realizar presupuestos complejos con facilidad. Esto es especialmente útil para aquellos en roles de jefaturas de mando medio, quienes requieren análisis exhaustivos para la toma de decisiones estratégicas.
4. Automatización de procesos
Otra ventaja significativa de hacer presupuestos en Excel es la capacidad de automatizar procesos repetitivos. Mediante el uso de fórmulas y macros, los usuarios pueden agilizar tareas tediosas como la entrada de datos y el cálculo de totales, lo que les permite dedicar más tiempo a actividades de mayor valor añadido, como el análisis y la planificación.
5. Integración con otras herramientas
Excel se integra fácilmente con otras herramientas y sistemas, lo que facilita la importación y exportación de datos. Esto es especialmente útil ya que les permite trabajar de manera más eficiente y colaborativa con otras herramientas utilizadas en su empresa.
- Microsoft Power BI.
- Microsoft Access.
- Microsoft SharePoint.
- Microsoft Teams.
- Google Sheets.
- Herramientas de análisis estadístico (como R o Python).
Estas herramientas pueden complementar y ampliar la funcionalidad de Excel en diferentes aspectos, desde análisis de datos hasta colaboración en equipo y gestión de bases de datos.
6. Visualización de datos
La capacidad de Excel para crear gráficos y tablas dinámicas permite una visualización clara y comprensible de los datos financieros, lo que facilita la interpretación y el análisis de la información.
Excel ofrece una amplia variedad de herramientas para crear gráficos y tablas dinámicas que permiten resumir grandes conjuntos de datos de manera efectiva y presentarlos de manera visualmente atractiva. Estas herramientas son fundamentales para cualquier emprendedor que desee realizar presupuestos en Excel y tomar decisiones informadas basadas en datos sólidos.
7. Seguimiento de presupuestos
En Excel, puedes realizar un seguimiento detallado de tus presupuestos comparando los resultados reales con los proyectados. Para ello, primero ingresas tus proyecciones presupuestarias en una hoja de cálculo y registras los datos reales a medida que estén disponibles.
Luego, utilizas funciones como RESTAR para calcular las diferencias entre los resultados reales y proyectados, y aplicas formato condicional para resaltar automáticamente las desviaciones significativas.
Analizas estas desviaciones para identificar causas subyacentes y tomas medidas correctivas según sea necesario para mantener tus finanzas en línea con tus objetivos. Finalmente, actualizas regularmente tu presupuesto con Excel con los datos reales para mantenerlo relevante y efectivo en la gestión financiera de tu negocio.
8. Colaboración y compartición
Excel facilita la colaboración entre equipos al permitir la compartición de hojas de cálculo en la nube a través de plataformas como Microsoft OneDrive o SharePoint.
Esta funcionalidad posibilita que múltiples usuarios trabajen simultáneamente en un mismo presupuesto, lo que mejora la eficiencia y la precisión al garantizar que todos tengan acceso a la información actualizada y puedan realizar cambios en tiempo real de forma coordinada.
9. Historial de versiones
La función de historial de versiones de Excel, disponible en la mayoría de las versiones recientes del software, permite mantener un registro de los cambios realizados en los presupuestos.
Para acceder a esta función, puedes hacer clic en la pestaña “Revisar” en la barra de herramientas de Excel y luego seleccionar “Historial de versiones” o “Control de cambios”, dependiendo de la versión específica que estés utilizando.
Al activar esta función, Excel guardará automáticamente cada cambio realizado en el documento, lo que facilita la auditoría y la trazabilidad de los datos financieros al proporcionar un registro detallado de todas las modificaciones realizadas en la hoja de cálculo.
10. Costo accesible
Excel es una herramienta accesible en términos de costos, especialmente en comparación con otros software de gestión financiera. Esto lo convierte en una opción atractiva para emprendedores de MYPIME y empresas con presupuestos limitados.
Aprender Excel para hacer presupuestos es una excelente idea para los emprendedores de MYPIME y el personal en roles de jefaturas de mando medio. Con su flexibilidad, facilidad de uso, variedad de herramientas, automatización de procesos e integración con otras herramientas, Excel puede ser la herramienta que te ayude a llevar tu negocio al siguiente nivel financiero.