Organizar: la labor administrativa que aporta claridad, estructura y calidad al momento de ejecutar un plan o realizar una tarea en tu negocio.
Vamos a partir del significado de organizar, para enfocarlo en el espacio de gestión del emprendimiento, brindando luces acerca de cómo optimizar esta pauta estratégica de la Administración de Empresas a favor de nuestro negocio.
Quizá no sea un concepto que hemos revisado a detalle como emprendedores, sin embargo, amerita hacerlo y ponerlo en práctica para elevar la calidad de nuestros resultados operativos.
Organizar en nuestro emprendimiento: 7 premisas clave
La labor administrativa de Organizar aporta claridad, estructura y calidad antes de pretender ejecutar un plan o realizar una tarea en tu negocio.
- Identificar el panorama, escenario o alcance donde organizarnos.
- Definir un propósito u objetivo claro.
- Esquema de actividades clave: asignar entre lo urgente y lo importante.
- Filtros para la asignación de recursos del negocio a cada actividad.
- Las personas como variable de la organización.
- Claves para la definición de un plan previo a la acción.
- Innovación para la organización.
1. Identificar el panorama, escenario o alcance donde organizarnos.
Cuando nos toca con mucho agrado, enfrentar problemas de organización en los emprendimientos que asesoramos, vemos algunos síntomas claros del por qué es necesario aprender qué significa organizar y, sobre todo, ponerlo en práctica.
Por lo general, el primer inconveniente, es la falta de una identidad clara al definir acciones, asignar recursos y establecer cómo encarar las metas, que muchas veces, no se definen con determinación.
El otro síntoma tiene que ver con apuntar y saltar. Apuntamos por lo general a la última etapa, al "sueño" al "resultado que queremos" y nos situamos mentalmente en ese momento, dando un salto que "destruye" el proceso de gestión.
Es el proceso de gestión lo que vuelve real y alcanzable el propósito. Podemos llamarle desarrollo personal en cuando al ser humano, o administración en cuanto a las organizaciones, palabra que viene de organizar y que tiene cierto sentido que no siempre vemos con claridad.
Ahora sí, puedo decirles que, si no somos capaces de ver la necesidad de un proceso para identificar, clasificar, asignar, ordenar y generar potencial, no podremos ver el panorama al que solemos inyectar imprecisión, ideas de terceros no involucrados o alejados de los objetivos, que no se definen desde el interior (muchas veces son un "copiar pegar").
La herramienta FODA, las entrevistas en profundidad con el equipo, la identificación del esquema financiera, contable y económico, el potencial de la base de datos de clientes, la fórmula actual de gestión y el organigrama, forman parte de las primeras acciones para definir el panorama, escenario y alcance donde organizarnos.
2. Definir un propósito u objetivo claro.
Para poder organizar algo, necesitamos un punto A y un punto B. Definir el punto A es muy importante, por lo general, los emprendedores avanzan hacia el no muy bien definido punto B, ya que lo asumen "por inercia" como: crecer, vender, etc.
Vamos a "organizarnos" en este concepto ya que lo primero por hacer, es tomarle una foto a nuestro negocio, quizá hasta una radiografía, tal como si quisiéramos descubrir qué ocurre por dentro y por fuera con todo este esfuerzo que año tras año hemos inyectado de mucho trabajo y energía.
El propósito está formado por los primeros anhelos, los planes de antes y sus objetivos, filtrados por el aprendizaje, y de ser posible, por la mirada de personas que no estén dentro, donde la "miopía de la gestión" podría estar atacándonos.
El propósito u objetivo necesita identidad, pertenencia, trabajo de intercambio de opiniones desde quienes forman parte de la Junta de Accionistas, de los directores y de los jefes operativos inclusive del equipo. Por lo tanto, es algo que se construye porque necesita integración e incorporación de cada mente dentro de la organización para definirse.
Definidos los puntos A ("la radiografía") y B (el propósito) las ideas de cómo organizarnos para lograr el tránsito y la transformación irán cayendo por propia consecuencia. Nótese que tener claro el panorama nos va a ayudar a ser muy duros, crudos y realistas en estas 2 definiciones.
La técnica por aplicar aquí: Entrevistas individuales, lluvia de ideas grupal por nivel en el organigrama.
3. Esquema de actividades clave: asignar entre lo urgente y lo importante.
El centro de la tarea de organizar tiene un inicio crítico: asignar entre lo urgente e importante y muchos, cometemos serios errores al definir este primer escalón. El principal error, es pretender que todo es urgente o que todo es importante. El segundo error es confundir "urgente" con inmediato o algo de vida o muerte. El tercer error es confundir lo "importante" con algo que podemos dejar de lado para atender los incendios.
En realidad, lo complejo de este momento tiene relación con una palabrita desastrosa pero muy importante para la reflexión de todos y quienes gestionamos o administramos organizaciones: "depende".
Ese "depende" nos obliga a reflexionar a detalle para saber encajar el urgente con lo prioritario o con un evento que se va a resolver solo, si apretamos otros botones. Es decir, apreciar la definición y el por qué lo urgente es tal. Y lo mismo pasa por lo importante.
En conclusión, esos estados asignables, lo son de modo temporal y el punto de partida para el maravilloso mundo de la gestión empresarial.
Ejemplo: Poner a la gente en planilla es importante, pero se vuelve urgente, cuando se trata de: demostrar ética en los negocios, resolver el clima laboral, evitar sanciones y penalidades de la entidad reguladora.
4. Filtros para la asignación de recursos del negocio a cada actividad.
Los recursos y su utilización al interior de nuestro emprendimiento nos acercan muchísimo a aprender sobre qué significa organizar y cómo optimizar las decisiones haciéndolo al interior de nuestro negocio.
Por lo general pasamos por alto el impacto de la gestión de los recursos, sobre todo el tiempo que, en términos de organización, tiene que ver con: definir una agenda, anticiparse, prever, organizar buenas reuniones, optimizar el tiempo de los demás, darle tiempo a la implementación de soluciones, tomarse el tiempo para realizar actividades importantes, etc.
Asignamos recursos de muchos tipos para que las actividades tengan una definición adecuada, un soporte base que les permita ser asistidas, una continuidad ligada al gasto, costo o inversión, entre otros aspectos. Esos recursos tienen relación con el dinero también, además del tiempo.
Y cuando el ser humano está de por medio, que es casi siempre, el recurso tiene relación con la inteligencia, el aporte mental y físico en las tareas, la voluntad (esa energía vital de los negocios) y sobre todo el conocimiento, experiencia y habilidades, sobre todo, las del tipo "habilidades blandas".
Todos estos matices, forman parte de los filtros que necesitamos encontrar en nuestro emprendimiento, de modo que, al identificarlos podamos tomar las mejores decisiones de asignación a favor de cada una de las tareas, al organizar.
5. Las personas como variable de la organización.
Cuando me enfrento a la variable humana empiezo por mi persona, no puedo ir hacia los demás, si no tengo claro mi estado mental, mis emociones, las estrategias que debo aplicar para influir positivamente y, sobre todo, qué me ayudará para ejercer e identificar el liderazgo.
Si se trata de organizar, necesitamos ser seguidos al momento de "venderle ideas" a los demás, es decir, ideas de cómo vamos a hacer algo puntual para beneficio de todos los integrantes del equipo. Y no he dicho que sea fácil.
Por lo general nos pasamos por alto la etapa de reflexión individual y por eso mucho "despega" desde arriba, desde el ego, desde nuestro cargo, y cae mal por supuesto, porque muchas veces, aunque el propósito interior sea bueno, la etapa de organización se percibe como una de imposición.
Imponer algo al organizar, es muy diferente a, promover, detectar, cosechar la mejor idea, obtener compromisos sanos y serios y definir algo cocreado que nazca desde todos y por tanto, tenga mucho mayor probabilidad de cumplirse en el corto plazo.
Todos somos diferentes, únicos y tenemos muy a "flor de piel" la necesidad de formar parte, ser integrados, considerados y, sobre todo, saber qué es lo que ocurre en las organizaciones.
Si el equipo tiene "manzanas podridas" necesitamos llegar a esa conclusión con mucho trabajo previo de rescate, para dejar claro que lo dimos todo y a pesar de ello, no hubo posibilidad, logro o convencimiento. Después, será bueno considerar quién sí y quién no, al organizar las etapas siguientes.
6. Claves para la definición de un plan previo a la acción.
Existen límites entre las definiciones de Organizar, Planificar, Dirigir y Controlar, es decir, Administrar. Uno de esos límites, el cual nos ayuda a apreciar que significa organizar, tiene que ver con un plan, que como su nombre lo indica, forma parte de la Planificación.
Pero lo forma en su mayoría, lo que no significa que, en la etapa de Organización, no necesitemos relacionarnos con la gestión de un plan, sea cual sea. Dicho esto, vamos a enumerar las claves que aporta esta tarea a los planes:
- La elección de cómo vamos a definir los conceptos que necesitamos incorporar en un plan: métodos, herramientas, tipos de reuniones, etc.
- Los procesos que necesitamos establecer, vistos como un flujo ordenado, consecuente y coherente.
- Un acercamiento a las cifras previas de experiencias anteriores, ya que, al organizar, necesitamos entender de qué hemos sido capaces. Estos resultados de éxito o fracaso necesitan ser identificados en relación a sus actores (personas, áreas, funciones).
- Los recursos calificados que se encuentran definidos, disponibles, medidos y convencidos o negociados respecto del rol o alternativas de aporte que pueden cumplir.
- La definición clara de un organigrama estratégico orientado desde la Visión y Misión de la empresa.
- Establecer el Modelo de negocio como aporte a las demás etapas de la gestión.
7. Innovación para la organización.
No quiero dejar de añadir el factor innovación en la definición sobre qué significa organizar, ya que, por mucho, esta variable concreta saltos cuánticos en la definición de las organizaciones.
Innovar tiene que ver con desarrollar al máximo un vínculo con el cliente, algo que aporta mucho a las estrategias, las ventas y sobre todo al crecimiento.
En el campo de la organización, necesitamos conocer a los clientes, identificarlos, establecer procedimientos para revelar sus datos hacia el proceso de la planificación y la ejecución de las tareas tácticas en el campo comercial, como, por ejemplo, el seguimiento, las encuestas de satisfacción y otras.
Ahora bien, un punto clave tiene relación con la experiencia de consumo, experiencia de marca, ruta de ventas, políticas de atención al cliente antes, durante y después de las ventas, tanto como a detalle, la definición de todos los procesos.
Cuando aplicamos innovación en estas definiciones, nos acercamos mucho más al cliente y al hacerlo podemos ser capaces de escalar en el mercado con mayor velocidad.
¿Qué significa organizar en nuestro emprendimiento?
Escrito por: Sergio González Marín
Director de Overflow Emprende. Consultor Integral e Investigador del Emprendimiento en el Perú. Enfocado en el diseño de estrategias de innovación, marketing y ventas. Asesor de Emprendedores. Escritor y Coach de emprendedores.
Fecha: 15/12/2022
