La mayoría de emprendedores confiesa que su dedicación principal es la de "apagar incendios" es decir, dedicarse a resolver problemas, que sin duda, son el motor que nos ayuda a buscar éxito.
Sin embargo, es importante preguntarse sobre el espacio de un tipo de plan que ayuda a ejecutar las actividades planificadas con la visión de aportar a ese éxito.
En tal sentido estas son las preguntas que motivan identificar los componentes de un plan de acción:
- ¿Nuestro día a día debe enfocarse en resolver problemas únicamente?
- ¿Deberíamos disfrutar del resultado positivo de las soluciones ya implementadas?
- ¿Qué tanto nos estamos alejando de la acción por concentrarnos demasiado en la definición?
Antes de seguir, te recomendamos leer este artículo: 5 claves que ayudan a inspirar un Modelo de Negocio contundente
¿Qué ventajas obtenemos de conocer los componentes de un plan de acción?
Los componentes del plan de acción necesitan enumerarse para ejecutar, ordenar, definir metas, establecer operaciones y enfocarse en la acción que definimos, de modo que esto nos lleve de un punto a otro, en el desarrollo emprendedor.
Un plan de acción es útil para encontrar la forma de llevar a la ejecución, las estrategias ya definidas (planeamiento estratégico) con la intención de alcanzar objetivos y otorgar valor a nuestro emprendimiento.
No debemos confundir un plan de acción con un plan de negocios, un plan estratégico o algún tipo de plan específico de otra índole.
Planificar la acción es como ejecutar el diseño de las actividades luego de haberlas definido.
Componentes del Plan de acción
- Definiciones previas: Objetivos, Tareas, Tiempos, Recursos y Necesidades puntuales del plan de negocios que se heredan.
- Cuerpo del plan de acción: En Overflow Emprende lo llamamos: MESA Emprendedora
- Metas
- Enfoque (estilo de pensamiento)
- Solución
- Alcance
- Inicio de Operaciones: Establecido como parte de un cronograma,
- Las operaciones en sí mismas.
- Hitos de control: Ordenar y clasificar eventos durante la ejecución.
- Evaluación y feedback: Definición de mejoras continuas en la acción.
Definiciones y componentes del plan de acción
A continuación detallaremos cada elemento de este plan. Toma nota y ejecútalo adecuándolo a la naturaleza de tu negocio. Antes de seguir te recomendamos leer: Más allá de la planificación y resultados
Necesidades específicas del plan de negocios
Dentro del enfoque de Definiciones previas, necesitamos tener a la mano algunos de estos datos o información relevante para la acción:
- Políticas aprobadas o en proceso de aprobación que exigen implementación.
- Niveles de información suficientes para gestionar que nos son entregados para gestionar a pesar de la incertidumbre.
- Listado de áreas involucradas, cada una con su propia asignación de responsabilidad o tareas para definir cómo establecer su interacción durante la ejecución.
- Los recursos considerados como disponibles para ser tomados en cuenta para un proyecto.
- El equipo disponible para alcanzar una meta.
- Las estrategias disponibles y/o los conceptos de planificación gerencial aprobados, listos para definir el norte a seguir.
- Los objetivos (cualitativos)
1. Definiciones previas a tomar en cuenta en un plan de acción
Cuando una empresa aborda el objetivo de darle sentido a la ejecución y planificarla, necesita tomar en cuenta, la información y las variables establecidas en los proceso de planificación previa.
Ejecutar sin definición previa crea inconvenientes serios que pueden desordenar, disociar objetivos y más, de modo que nuestro plan de acción se enfoque en evitar:
- La duplicidad de funciones, procesos, enfoques o tareas.
- Añadir gastos excesivos, no programados, o innecesarios.
- La pérdida de tiempo que en realidad es irreparable.
2. Cuerpo del plan de acción
El concepto de MESA emprendedora define el cuerpo de un plan de acción como integrado por:
- Meta (cuantitativas)
- Enfoque (estilo de pensamiento)
- Solución (vinculación y satisfacción)
- Alcance (quiénes y dónde).
3. Inicio de Operaciones
Uno de los aspectos más olvidados o poco trabajados tiene que ver con la definición puntual de fechas como parte de un cronograma de acción.
En este caso, la gestión del tiempo es importantísima, y se combina con la gestión de recursos y personas, de modo que todo "calce" para dar como resultado, la definición de un cronograma óptimo.
En término del inicio de operaciones, la fecha 1 o cero, como suele llamarse, necesita ser estratégica e impulsar que las acciones que siguen no se detengan.
De un correcto inicio de operaciones depende mucho todo lo demás.
4. Hitos de control en la supervisión de las acciones
Los hitos de control nos ayudan a evaluar, bajo la dinámica de procesos, cómo va la ejecución de nuestro plan de acción y el alcance de sus objetivos.
Para lograrlo necesitamos:
- Ordenar la acción.
- Identificar las tareas ejecutadas
- Monitorear y clasificar los eventos que esa acción conlleva
- Evaluar las consecuencias positivas o negativas
- Identificar nuevas preguntas o nuevas responsabilidades por asignar.
Como vemos, lo más importante de este elemento es entender que no se puede ni se debe dejar la ejecución a solas sin seguimiento.
5. Las operaciones en sí mismas, como vías para materializar resultados
El centro de todo plan de acción son las operaciones:
- Las acciones especializadas e identificadas que debemos realizar.
- Clasificadas por áreas, funciones, objetivos.
- Asignadas individualmente o compartidas por un equipo.
- Integradas con otras acciones del mismo plan o de otros planes.
- Junto al conocimiento enumerado y actualizado para poder fluir.
- Con los anexos más importantes tales como:
- Metas (numéricas)
- Autorizaciones o requisitos por obtener o disponibles.
- Coordinaciones
- Límites de control o valores permitidos.
- Métodos de ejecución.
- Métodos de control.
Definidas las acciones a realizar, ya podemos pasar a la siguiente etapa y acercarnos más a la ejecución.
6. Evaluación y feedback
Lo ideal para obtener el mejor nivel de evaluación del plan de acción pasa por considerar el mayor número de representantes del staff involucrado, por ejemplo:
- Dueños del negocio
- Supervisor comercial
- Supervisor operativo
- Operadores
- Clientes
- Proveedores
Dependiendo de la complejidad y tamaño del plan de acción, podría definirse un Comité interno con empoderamiento específico.
Y si se trata de resolver decisiones sobre la marcha, también es bueno brindar la responsabilidad de controlar el avance, en cada proceso a los colaboradores que lo ejecuten paso a paso, mediante algún método para informarlo.
El plan de acción: definición y componentes
Escrito por: Sergio González Marín
Director de Overflow Emprende. Consultor Integral e Investigador del Emprendimiento en el Perú. Enfocado en el diseño de estrategias de innovación, marketing y ventas. Asesor de Emprendedores. Escritor y Coach de emprendedores.
Fecha: 16/02/2018
