Organizar eventos sorpresa es una idea de negocio que entusiasma por el rubro en el que se encuentra y por las posibilidades de socializar al máximo. Las personas se benefician sintiendo emociones frente a las sorpresivas demostraciones que este negocio les muestra.
Generalmente, las personas que rodean a los sorprendidos pueden “prestarse al juego” de organizar este tipo de eventos, motivados por el aprecio que sienten hacia ellos.
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Cómo obtener éxito al organizar eventos sorpresa como negocio.
Vamos a enumerar qué tener en cuenta para asumir este divertido rol emprendedor: ¿Te animarías a organizar eventos sorpresa como negocio?
1. Items clave para organizar eventos sorpresa.
Un organizar eventos sorpresa, implica considerar los siguientes aspectos clave:
- El objetivo puntual del evento.
- La definición, estilo o concepto guía.
- Lugar, fecha, hora y duración.
- Las actividades que se desarrollarán.
- La logística y coordinaciones.
- Los responsables y coordinadores
- El presupuesto de gastos.
2. Objetivo y definición de un evento sorpresa
Es claro que el objetivo de organizar eventos sorpresa es sorprender a la persona que tu cliente desea impactar con una sorpresa que en realidad puede ser entregada a un grupo grande, pequeño o a una sola persona, según sea contratado.
Una vez conocemos a quién o quiénes vamos a sorprender, será mucho mejor, conocer qué aspectos definen a las personas por sorprender, ya que es importante, identificar qué detalles podrían “vender” a destiempo la sorpresa en curso y lograr que fracase.
Al mismo tiempo, conocerlos nos permite identificar qué factores clave van a calzar mejor con los sorprendidos.
Entre los elementos por investigar y tomar en cuenta `para organizar eventos sorpresa sugerimos considerar:
- Rutinas.
- Formas de ser o personalidad.
- Anécdotas.
- Temas pendientes o por resolver.
- El momento actual.
- Interrelación de las personas.
- Espacios donde se desempeñan o viven.
Es clave, que esta información, por motivos de seguridad, no sea compartida por más niveles de los necesarios, lo que constituirá un factor de calidad clave durante la entrega del servicio.
3. ¿Dónde, cuándo y por cuánto tiempo?
Definir el día, hora y tiempo de duración de las actividades es también algo importante pues aporta, sin duda alguna, al éxito de la sorpresa. El criterio para elegir la fecha no siempre es “el día cualquiera donde nadie esperaría nada”, ya que, en los días menos esperados, puede suceder algo que cambie los planes.
Y es cierto, si algo debes tener claro en este negocio, es que debes formar un equipo preparado para las contingencias, de modo que todo salga perfecto en cualquier fecha establecida al organizar eventos sorpresa.
Algunos criterios a cuidar para elegir la fecha y hora son:
- Que la sorpresa se puede ejecutar.
- Que el tiempo inicie en el horario adecuado.
- Que todos los involucrados, o no sepan nada, o lo sepan todo y en ambos casos, la sorpresa sea “intocable”.
- Contar con un equipo (tu equipo) alineado con la responsabilidad y los tiempos.
- Que los coordinadores (amigos, familiares) cumplan con ser puntuales.
En general, que todas las personas involucradas en dar la sorpresa, puedan, de forma directa o indirecta, sabiéndolo o no, cumplir con estar donde deben estar, en el horario pactado y durante el tiempo acordado.
4. Algunos “clásicos” o “típicos” temas al organizar eventos sorpresa.
Las temáticas pueden variar mucho, pero esta lista forma parte de lo que más se solicita al organizar eventos sorpresa.
- Declaración de amor.
- Entrega del anillo de bodas (pedida de mano).
- Día de cumpleaños olvidado.
- Sorpresa para el recién llegado.
- Celebración en la empresa.
- Hora loca en una fiesta.
- Teatralización en un evento corporativo.
- Eventos sorpresa públicos.
- Eventos romáticos.
- Reencuentro de amigos.
5. La lista de actividades y las coordinaciones en general
Usualmente, con las definiciones anteriores, ya es suficiente para ir tomando nota de qué puede activarse, al elegir el objetivo y el estilo correctos.
Aún así, aquí es donde la creatividad, la delegación y la logística entran en juego para que tu emprendimiento sea capaz de organizar y alinearlas de forma efectiva.
- Identificar adecuadamente qué se hará, impactará en las personas, horarios, lugares y duración, tanto como es lógico, en la persona o personas por sorprender.
- Conocer con quienes se cuenta, quiénes son y cómo pueden responder a un rol determinado cuenta mucho para que todo salga perfecto.
- Y también es clave, una vez identificado qué materiales, accesorios, regalos, aparatos, elementos, etc, será necesario transportar, ubicar, simular, etc.
Sin duda alguna toda una gestión logística, muy divertida, pero que tiene que funcionar a detalle, y hacerlo bien para que organizar eventos sorpresa sea todo un éxito.
Así que, cuando pienses en la lista de actividades, el truco está en imaginar al mismo tiempo, el impacto que tendrá en la:
- Eficacia de la sorpresa
- Coordinación con personas
- Y el movimiento de elementos
6. El presupuesto y tu cliente directo.
Hemos hablado del cliente a lo largo de todos los puntos por considerar en este negocio, y llegó el momento de hablar de tu cliente desde otro punto de vista.
Tienes dos posibilidades de trabajar en este mercado, y a partir de ellas, podrás crear otras más:
- Vender “Paquetes establecidos” en escenarios controlados, a donde es necesario llevar o vincular a los expuestos a la sorpresa o, donde es posible acudir para ejecutar algo estandarizado.
- Crear con la mayor innovación posible, una solución a la medida de los interesados, enfocada maximizar el hecho de que el momento sea genialmente un “recuerdo de aquellos”.
El primer caso te permite publicar precios en modalidad “desde” o atacar a quienes buscan algo que ya esté “armado” pues (a veces) tiempo no hay para definirlo y gente que se sume, tampoco.
En el segundo caso, todo va a depender de estar frente a clientes que buscan algo exclusivo (detalle que puede ser inclusive “vendido” y apreciado).
El presupuesto, depende de todo lo que hemos examinado al momento, y también de qué tipo de servicio desee obtener quien te pide organizar eventos sorpresa.
Sin embargo, las emociones pueden fluir en un Pack o en un Servicio creativo, tu trabajo central, es entender la necesidad, y plasmar la mejor alternativa, acorde con el deseo de qué nivel de sorpresa necesitan para quién.
Recuerda que, en este tipo de eventos podrías necesitar un fotógrafo, un camarógrafo, transmitirlo en línea, preparar el “después” y sin duda organizarlo todo para que se ejecute, según los planes.
7. Flexibilidad y riesgo de los eventos sorpresa.
Organizar eventos sorpresa supone una oportunidad muy interesante para aplicar la creatividad, y al mismo tiempo, para adecuarse totalmente al cliente.
Su potencial, entorno a la definición central del mismo, radica en que el “factor sorpresa” puede añadirse a múltiples situaciones, y que en ellas, puede considerarse diversos escenarios.
Sin embargo, al mismo tiempo, puede ser el “talón de Aquiles” de quienes proponen ideas para ejecutarlos, sobre todo, cuando éstas ya se han desarrollado hasta el cansancio, en ocasiones anteriores.
Si la persona sorprendida adivina de qué se trata, entonces la “magia” se habrá perdido, el nivel adecuado de satisfacción también y sin duda alguna, la posibilidad de beneficiarse de las mejores recomendaciones.
8. Los competidores 
Ahora, más allá de los riesgos de cómo ejecutemos un evento sorpresa, el principal riesgo es que competimos con quienes están dispuestos a organizar este tipo de eventos, por diversión.
En este grupo de “competidores” están los familiares y sus amigos.
¿Qué hacer para enfrentar y minimizar los riesgos?
- Atender con excelencia a cada cliente pues el éxito de una atención es clave.
- Enumerar la mayor cantidad de razones para optar, entre ellas, justamente, el aporte creativo y la preparación y experiencia.
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