La gestión documentaria digital en la empresa es una solución de la administración que resuelve múltiples inconvenientes, aportando a la optimización de tiempos, procesos y relaciones entre trabajadores.
Gestionar o administrar los documentos ayuda además, a la toma de decisiones con información.
La oportunidad de poder transformarse en una organización ágil, también forma parte de las oportunidades que ayuda a consolidar la gestión documentaria digital en los negocios.
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Gestión documentaria digital en la empresa: 5 claves
- Identificar las fuentes de producción de información documental.
- Definir las pautas de una estrategia organizacional integral.
- Tener en cuenta el rol de los equipos.
- Cambios e implementaciones necesarias.
- Negocios que pueden encontrar beneficios.
1. Identificar las fuentes de producción de información documental.
A muchas empresas les parece increíble identificar, como parte del proceso de sistematización y digitalización de documentos, las diversas fuentes que "inundan" la empresa de documentos y forman parte de la producción constante, que también es interna.
Los procesos en general, destacan como los causantes de tanto potencial de procesamiento que llega a registrarse en documentos y que puede digitalizarse para obtener beneficios reales.
Las fuentes de producción de información documental son:
- Las entidades, organizaciones y empresas cuando se conectan con el mundo exterior.
- El Estado que con los años ha ido gestionando muy bien la gestión documentaria digital.
- Los clientes que firman documentos en los procesos dentro o fuera del punto de ventas.
- Documentos de proveedores que se requieren para formalizar el almacén logístico.
Nuevos proyectos, contrataciones, compras, ventas, logística, almacenes, atención al cliente, quejas y reclamos, entre otras áreas, van a tener relación con el objetivo vinculado a la información y los documentos que de ella se generen.
Al identificar las fuentes, podemos obtener un panorama completo de las oportunidades y necesidades, de la interacción y de cómo podemos considerarla en un proceso de digitalización.
2. Definir las pautas de una estrategia organizacional integral.
Si estamos pensando en que debemos implementar una adecuada gestión de archivo documentario en el mundo digital, luego de obtener el mapa de fuentes, interrelaciones y áreas o entidades que la producen, nos toca estructurar la estrategia integral que pondremos en práctica.
Esta acción enfocada en la gestión de cómo guardamos y clasificamos nuestros documentos, implica digitalizarlos como medio de conservación y al mismo tiempo, hacerlos accesibles, como centro de la estrategia.
Para definir la estrategia adecuada, sugerimos considerar:
- Darle el lugar y valor adecuado a cada documento, buscando duplicidad y satisfactores a los que contribuye entre clientes internos y externos.
- Revisar los procesos que se ejecutan en el día a día y evitar que contribuyan a la reducción de idoneidad y calidad para la toma de decisiones con información documental.
- Concentrarse en la capacitación de los usuarios involucrados (internos o externos) tanto en el nuevo concepto como en el uso de la tecnología de registro, gestión e interacción futura.
- Utilizar la innovación y la tecnología para ofrecer el menor costo posible, con el mayor valor posible para la organización.
3. Tener en cuenta el rol de los equipos de trabajo
Documentar puede ser tedioso y puede llegar a tener cierto nivel de complejidad, sobre todo en organizaciones con muchos tipos de necesidades en cuanto a documentación e información.
El rol de las personas cuenta mucho.
- Si se subcontrata la tarea de iniciar el proceso, puede ser una buena idea que se trata de un servicio in-house, donde el cliente involucre a un integrante de su equipo como mínimo.
- Si se opta por implementar los primeros pasos y siguientes con todo el equipo, debe considerarse la actividad dentro del horario de trabajo o como horas extras, al finalizar el horario.
- Es importante considerar que la actividad central de los trabajadores, no incluye documentar, digitalizar y organizar la información, al menos no de cara al cliente, y por ello puede crearse sub equipos rotativos.
- Para evitar que las operaciones del negocio se dejen de atender la opción de subcontratar es ideal, sobre todo si la información documental es realmente demasiada.
4. Cambios e implementaciones necesarias
Desarrollar las acciones que supone la gestión documentaria digital, supone cambios importantes que necesitamos tomar en cuenta.
Aquí una lista de los más importantes, sin tomar en cuenta que, en muchos casos, la especialización de nuestras organizaciones, tendrá que ser evaluada también.
- Consultoría integral para la revisión de la producción de información en la organización.
- Innovación, Identificación y Automatización de procesos para maximizar la optimización en el flujo de la información.
- Búsqueda e implementación de soluciones informáticas (hardware).
- Capacitación para la usabilidad de la solución según niveles.
- Análisis y gestión de procesos de out-sourcing.
- Seguimiento y monitoreo del funcionamiento y resultados en la organización.
- Aplicación de ajustes para que el nuevo modelo de gestión de los documentos se mantenga siempre optimizado.
5. Negocios que pueden beneficiarse de la gestión documentaria digital
En general, se benefician de los procesos de gestión de documentos, aquellas empresas enfocadas en desarrollar el concepto de oficina sin papel.
En forma específica aquellas empresas que cuenten con niveles elevados de producción de documentos en: procesos logísticos, atención al cliente, ventas de campo, registro de información, entre otros.
Destacan como ejemplos puntuales de negocios que pueden beneficiarse con la gestión documentaria digital:
- Notarías.
- Estudios de Abogados.
- Universidades.
- Clínicas.
- Hospitales.
- Entidades del Estado.
- Agencias de selección de personal.
- Entidades de Consultoría.
- Empresas constructoras.
- Empresas de compra-venta.
- Organizaciones logísticas de reparto y entrega.
- Clubes de socios en sectores diversos.