La gestión de cobranzas, implica procesos que todo emprendedor debe conocer para mejorar el flujo de efectivo en su negocio. Los problemas de cobranzas, son parte habitual de las tareas administrativas en el emprendimiento y necesitan manejarse con profesionalismo.
Para poder pagar a tiempo las obligaciones, evitar sobre gastos o costos y bloqueos o paralizaciones de las ventas o la producción, a causa del incumplimiento de tus pagos, enfocarse en cobrar es vital.
Gestión de cobranzas en el emprendimiento
Veamos las principales claves de la gestión de cobranzas en los negocios, que implican procesos que todo emprendedor debe conocer para mejorar el flujo de efectivo en su negocio.
- ¿Qué significa cobrar?
- Gestionar las cobranzas: la estrategia central.
- ¿A qué no debes llegar en el proceso de cobranzas en tu negocio?
- Análisis estratégico de los escenarios de cobranzas.
1. ¿Qué significa cobrar?
Es una pregunta fácil y hasta quizá redundante, sin embargo, muchos de los emprendedores con graves problemas de cobranza, en la práctica no la pueden responder.
Una vez escuché que cobrar es como vender al revés, en el sentido que, si para vender necesitas que el cliente esté dispuesto a recibir lo mejor de ti, para cobrar, necesitas lograr que el cliente, esté dispuesto a dar lo mejor de sí.
Y sin duda que no sólo es dinero lo que necesitas recibir al cobrar.
Aquí una lista de algunos detalles que importan:
- Anticipación y coordinación al detalle.
- Consideración y/o predisposición.
- Formalidad exigida o procedimiento claro.
- Datos para el intercambio de documentación.
- Información para recibir depósitos.
- Calendarios que se cumplan.
Entre otros aspectos.
Cobrar significa: El proceso de intercambio económico pactado, que se alcanza tras la finalización de un servicio o entrega de un producto, donde el cliente paga con satisfacción, cuando existe balance entre su compromiso y el nuestro.
La asesoría legal es importante considerarse a efectos de producir contratos eficaces que consideren la cobranza, pero también la entrega del servicio.
El objetivo estratégico de cobrar, tiene sin duda alguna el poder materializar la utilidad del negocio en manos de la empresa, pero debemos ir más allá para que el flujo ventas - ahorros - inversiones también nos permita, desde una adecuada gestión estratégica de las cobranzas, forjar el crecimiento de nuestro negocio.
2. Gestionar las cobranzas: la estrategia central
Lo anterior corresponde a un proceso fluido que inicia en las ventas y termina en las cobranzas, muchas veces en ese proceso:
- Se pactan previamente, las condiciones de adelanto y cancelación.
- Se estipulan formas de pago detalladas.
- Ambas partes señalan con detalle lo que el cliente recibirá.
- Y se establecen calendarios regulares, algunas veces, sujetos a confirmación, otras veces como fechas límite para ambas partes.
Cuando las operaciones entre vendedor y cliente, de algún modo generan que el cliente esté en desacuerdo para ejercer el pago, es que solemos, activar nuestras alertas y empezamos a gestionar la cobranza.
Y sí, es cierto que, si no se selecciona adecuadamente a un cliente, inclusive por su trayectoria de pago con terceros, tampoco podemos ser ingenuos administrativamente hablando, para dejar el tema hasta el final.
La gestión de cobranzas, inicia desde el cierre de ventas y se proyecta en un seguimiento constante, de cómo va la atención al cliente y qué se prevee en cuanto al pago de las cuotas, pago final o cobranza posterior, según sea el caso.
3. ¿A qué no debes llegar en el proceso de cobranzas en tu negocio?
Evita ingresar a un proceso de lucha constante. Una gestión de cobranzas reactiva, tiende al fracaso cuando manifiesta algunos de estos aspectos:
- Desaparición de clientes.
- Recibir argumentos para no pagar sin sentido.
- Condicionar el pago con las quejas sobre tu proceso: mejora tu proceso.
- Clientes saboteadores que buscan eliminar tu potencial de cobranza al final del proceso.
- Vendedores que sobre venden.
- Cobradores que maltratan como "filosofía" de cobranza.
- Cero capacidad de negociación.
- Ningún soporte legal en la definición de su estrategia.
- Cero utilización de formalidad al brindar un servicio o vender un producto.
4. Análisis estratégico de los escenarios de cobranzas
Los problemas de cobranzas son un panorama bien complicado y para resolverlos necesitas enfocarte en lo siguiente:
- Evaluar con claridad qué hacer cuando un cliente que no pagó a tiempo vuelva a pedirte un servicio o un crédito para comprarte algo.
- Identificar todas tus cuentas por cobrar por que la información al día y detallada, es parte del control que debes establecer.
- Hacer seguimiento, separando la función, de las que necesitan establecer relaciones de empatía.
- Estar dispuesto a negociar opciones viables, anticipadas, y como parte de tus ofertas comerciales, pues acostumbrarte a resolver incendios, no es bueno.
Algunos emprendedores, se orientan a fortalecer la relación con el cliente, buscando apoyar su proceso de ventas, eso puede ser muy importante, pero depende mucho del enfoque ético de tu cliente.
El éxito de tu gestión de cobranzas, que no es otra cosa que procurar liquidez a tu negocio depende mucho de:
- La relación en general que tengas con tu cliente.
- Saber a quién le vendes.
- Identificar correctamente en qué etapa está de su emprendimiento.
- Conocer qué espalda financiera tiene.
- Cumplir a cabalidad lo ofrecido para poder exigir lo demandado.
No está demás, pensar en Contratos y por supuesto cumplirlos por ambas partes.
Lo importante en un panorama de cobranzas complejo, es mantener un adecuado nivel de diálogo y enfoque en el objetivo de ambas partes.
Gestión de cobranzas en los negocios: 4 revisiones
Escrito por : Sergio González Marín
Director de Overflow Emprende. Consultor Integral e Investigador del Emprendimiento en el Perú. Enfocado en el diseño de estrategias de innovación, marketing y ventas. Asesor de Emprendedores. Escritor y Coach de emprendedores.
Fecha: 15/09/2019
