Se habla mucho del poder de delegar como una de las consecuencias del éxito en los negocios, y es que muchos emprendedores nos abordan porque sostener los procesos de su negocio les abruma y eso incluye: responder la consulta de posible clientes, atender quejas y reclamos, resolver problemas del equipo, atender trámites y mucho más.
Y por otro lado, otro grupo de emprendedores parece “disfrutar” con la costumbre de reunir en sí mismo todo tipo de aprobaciones, comunicaciones previas, acciones de validación y más, de modo que concentra en sí mismo, muchísimos tiempos de espera antes de concretar resultados.
Si estás en algún espacio entre estos episodios de gestión y no puedes aprovechar el poder de delegar las acciones en tu equipo, quédate leyendo y si es el caso, comparte este aporte con algún colega que viva esta situación.
El poder de delegar: Ayuda a escalar tu negocio
El poder de delegar supone una serie de capacidades inherentes a los responsables de personas y procesos. Es justamente al interior de las áreas en que la “forma en que se reparte del trabajo y las responsabilidades” aportará a que toda tu organización optime los tiempos y alcance metas y objetivos.
Todos los emprendedores queremos mejorar en muchos sentidos, pero no tenemos claro que delegar pueda ayudar tanto como realmente lo hace. Al enfocarte en ello, estás permitiendo que otros tomen parte de la carga, lo que te deja espacio para enfocarte en lo que realmente importa: el crecimiento.
1. Una autoevaluación necesaria acerca de tu nivel de delegación de funciones
El impacto transformador que tiene aprender sobre el poder de delegar en los negocios, junto a otras herramientas clave que todo emprendedor debe conocer es inmenso, pero para poder empezar a adquirirlo, es importante autoevaluar el estado actual de tu gestión.
Evalúate con estas preguntas acerca de qué tanto estás aplicando el poder de la delegación en tu negocio:
- ¿Te sientes atrapado y sin tiempo para planificar el crecimiento que tanto deseas?
- ¿Te preocupa que, si no estás en la oficina, las cosas no salgan bien?
- ¿Eres tú quien resuelve y ejecuta la mayoría de las tareas a pesar de contar con un equipo de trabajo?
- ¿Te ocurre concluir que eres el mejor trabajador en tu negocio?
Lograr el mejor desempeño en los diferentes procesos que se realizan en tu empresa depende de que no seas tú el único en hacerlo todo, ya sea porque concentras actividades o porque eres el mejor, estás en una posición desventajosa con respecto de las organizaciones que han aprendido a delegar con buenos resultados.
Para revisar qué tantas habilidades tienes para utilizar el poder de delegar desde tu posición gerencial podrías realizar un análisis FODA personal como parte de este proceso de autoevaluación.
2. Identifica qué puedes delegar (con profundidad de detalle)
Luego de evaluar el status de tu capacidad para utilizar el poder de delegar, es importante identificar qué es necesario delegar y para ello es vital hacer una lista de tareas, junto a un breve análisis una a una.
- ¿Es viable delegarlas?
- ¿Qué es necesario saber para ejecutarlas?
- ¿Quiénes podrían recibirlas dentro de su responsabilidad?
- ¿Qué áreas las están trabajando actualmente y cuáles podrían asumirlas, coordinarlas o complementarlas después?
- ¿Se está duplicando actividades?
Este primer paso es fundamental porque implica desarrollar una buena base para el crecimiento futuro y las demás acciones pode desarrollar.
Ten en cuenta que, si bien podrías generar una lista a priori, es importante que observes tu ambiente laboral y lleves un registro de los casos donde no delegar generó problemas. A lo largo de este aporte reflexionaremos respecto de qué y bajó qué condiciones es bueno delegar, tanto como en qué momento a dado qué requisitos alcanzados.
Como consecuencia de este análisis es importante que identifiques los aspectos clave de un proceso de capacitación de modo que la delegación se reciba con un proceso de soporte previo a cada trabajador o colaborador.
Invierte en la formación continua y en el desarrollo de habilidades dentro de tu equipo para que estén preparados para tomar decisiones y resolver problemas por sí mismos. Este aspecto es fundamental para maximizar el nivel de viabilidad en cada decisión al ejercer el poder de delegar mientras lideras en tu negocio.
Este tipo de logros, relacionados con los efectos de delegar serán muy apreciados cuando construyas tu propio currículum de un empresario.
3. Desarrolla el proceso de generación de confianza en tu equipo y en tu capacidad para delegar.
Algo que resulta determinante para utilizar a nuestro favor el poder de delegar, se llama: confianza. Sin embargo, en los negocios, recomendamos que se “siembre y coseche” entre las partes para poder apostar por delegar junto a ella.
Confiar es un proceso dual, no de una sola mirada y camino. Es un proceso de retribución, repetitivo y constante y sin duda un pilar fundamental en el proceso de delegación de procesos, funciones, responsabilidades, tareas, etc.
Una estrategia podría incluir el hecho de fomentar el trabajo en equipo de forma divertida, y es que la confianza forma parte una de las formas de interrelación más valiosa entre los miembros de un equipo. En un espacio de confianza las opiniones se “sueltan” y las correcciones se realizan con altura, ambas con respeto, y cuando todos celebran, ríen y juegan, lo hacen cuidando su salud mental, logros, reconocimientos y estilo personal.
4. Documenta todos los procesos de modo que la transparencia siempre esté presente al delegar
Un equipo que recibe responsabilidades con confianza se siente útil y es capaz de alcanzar los resultados con motivación. Pero la confianza también supone de parte de los líderes, la correcta comunicación de lo bueno, lo malo y lo feo de todo escenario por abordar, junto a un acompañamiento capaz de aliviar todo tipo de carga durante cada proceso asumido.
Por ello para que el poder de delegar se sienta en tu gestión, es crucial desarrollar claridad y la mejor forma de hacerlo es documentar las etapas, los riesgos, los conceptos y los aprendizajes que cada quien va teniendo, ya que tomando en cuenta el cambio siempre presente en los negocios, lo que no queremos es inflexibilidad.
Cuando un proceso está bien definido, aseguramos que todos sepan cómo realizar las tareas de manera eficiente y consistente. Esto minimiza errores y facilita la transición de tareas entre diferentes miembros del equipo o la enseñanza a los nuevos miembros.
Dentro de las definiciones de cada tarea, resulta muy importante establecer claramente qué se espera en términos de ejecución y resultados. Al establecer expectativas claras desde el inicio evitarás malentendidos y asegurarás que cada miembro del equipo entienda su rol en tu negocio al usar el poder de delegar.
5. Dirección, control y gestión del proceso desde la mirada del líder del negocio.
Para un líder de negocio, la dirección, control y gestión del proceso son esenciales, pero el verdadero reto está en hacer seguimiento sin caer en la microgestión. Confiar en los equipos y establecer hitos claros permite un control eficiente, sin necesidad de intervenir en cada detalle. De esta forma, el liderazgo se centra en guiar, no en controlar, asegurando que las tareas se realicen correctamente sin sofocar el proceso.
Soltar el control es una habilidad clave en la gestión efectiva. Un líder no debe confundir delegar con aferrarse al poder. El enfoque del liderazgo debe estar en cómo hacer que todo funcione con excelencia sin su constante presencia. De esta manera, se libera el espacio para dirigir el negocio desde una visión más amplia, permitiendo que las decisiones estratégicas impulsen el crecimiento.
Cuando la delegación funciona bien, el líder tiene la oportunidad de redirigir su energía hacia la expansión y nuevas oportunidades. La verdadera gestión del negocio se centra en buscar alianzas, inversionistas y nuevos mercados, lo que permite que el negocio crezca de manera sostenida y ordenada. Así, el líder asegura que el enfoque siempre esté en el crecimiento estratégico.