Los términos costos y gastos, provocan problemas de entendimiento en muchos emprendedores que no están habituados y en muchos casos, no desean relacionarse con su gestión profesional.
El problema es que muchos negocios quiebran cuando la gestión de ambos, es deficiente, gracias al desconocimiento, falta de interés y débil aplicación de las herramientas contables que permiten su administración coherente.
Existe el mito de que los costos y gastos, necesitan revisarse sólo y únicamente si nuestro negocio crece, "prende en el mercado" y comenzamos a tener más ganancias. Nada más alejado de la verdad, pues justamente, para poder identificar cuánto es lo que realmente ganamos, necesitamos analizar ambos aspectos desde los primeros días.
Costos y gastos en un emprendimiento
- Costos y gastos: ¿Qué son y en qué se diferencian?
- ¿Y si todo mi dinero está invertido en mi negocio... por qué separar los conceptos?
- ¿Cómo se gestionan los costos y gastos en los negocios?
1. Costos y gastos: ¿Qué son y en qué se diferencian?
Los costos son todos aquellos montos asignables al producto o servicio central de una entidad (empresa o negocio) y tienen relación directa o con su fabricación, o con su ejecución si son servicios.
Un emprendimiento cualquiera, debe ser capaz de cubrir sus costos, pero al mismo tiempo, también de poder realizar gastos que permitan dar soporte al movimiento económico, siendo éste, la suma de los procesos que permiten llevar los productos o acercar los servicios, a los clientes.
Los gastos que se derivan, por ejemplo, de las acciones de ventas, publicidad, promoción y administración, entre otros, se diferencian de los costos, por su naturaleza y relación con la actividad central, es así de simple.
¿Un ejemplo? ¡Genial! Lo diremos así: No puedes asignar a los costos de fabricación de un calzado cualquiera, la papelería que consume la oficina de contabilidad para hacer su trabajo, principalmente porque al vender calzado, no los vendes debido a tu necesidad de servicios de asesoría contable.
En el caso anterior, si tu negocio es una Agencia de Contabilidad, el panorama es diferente, en cuyo caso, tus costos, se derivan de tus acciones, y entonces, la planilla de tus trabajadores y esos materiales, al ser utilizados en reportes específicos, además de otras necesidades, se convierten en tus costos.
¿Dónde "vemos" los costos? En la segunda línea del Estado financiero llamado "Estado de Ganancias y Pérdidas". Ese item se llama "Costo de Ventas" y afecta (resta) al monto de la primera línea que corresponde a las "Ventas Brutas".
2. ¿Y si todo mi dinero está invertido en mi negocio... por qué separar los conceptos?
Hace un tiempo recibí una consulta interesante: ¿Y si todo el dinero que sirve para mover mi empresa siempre "está allí" y debe ser "gastado" por qué debo separar los costos y gastos?
Es una buena pregunta, porque permite ayudar a entender no sólo los conceptos, sino su importancia en el emprendimiento, su aplicación y las oportunidades que cada tipo de negocio tiene para crecer junto a su correcta administración.
Análisis de la producción
La respuesta es porque debemos poder ser capaces de analizar la producción y sus movimientos económicos, separada de la gestión o la administración general o específica, dado que ambos procesos, devienen de tomas de decisiones diferentes pero coordinadas.
El dinero que viene de los clientes, además, está comprometido con procesos relacionados con las normas, debe validarse y controlarse, siendo como tal, el punto de partida, para que desde él, las decisiones que tomamos, lo afecten en su naturaleza, al transformarse en materiales, mercadería, reservas, deudas, entre otros.
Optimizar los procesos y decisiones de compras
La otra razón es la optimización. Para poder mejorar el nivel del gasto debemos separarlo y analizarlo, tal como lo hacemos con los costos.
Si todo estuviera junto no podríamos darnos cuenta de qué corresponde a uno u otro tipo de definición económica.
Cumplir con obligaciones tributarias
Finalmente, la naturaleza del costo tienen afectaciones tributarias establecidas por la ley que debemos cumplir, tal como el cálculo del impuesto a la renta o el IGV u otros tributos.
3. ¿Cómo se gestionan los costos y gastos en los negocios?
Gestión de costos
Desde el inicio de las operaciones, cuando una empresa es formalizada, o cuando un emprendedor decide dar el paso de empezar un pequeño negocio en casa, lo primero que necesitamos establecer, es qué corresponde a costos y qué a gastos, de todo el dinero que vamos a incorporar a nuestras acciones emprendedores.
Como ya hemos referido y ahora podemos decir de forma más clara: los costos están incorporados en las compras que hacemos para añadir insumos en un producto, o hacer viable que una persona o más, brinden un servicio en forma directa a nuestros clientes.
Los costos también están presentes en la definición del costo de una hora de tu tiempo, si eres por ejemplo, un profesional independiente de cualquier sector de la economía y tienes que cotizar tu trabajo en beneficio de un cliente.
Gestión de gastos
Los gastos, sin embargo, tienen la naturaleza de apoyar a que productos y servicios se administren, gestionen, publiciten, comuniquen entre otros aspectos, todos, establecidos alrededor o de forma complementaria a la "fabricación de productos o ejecución de servicios".
Los costos y gastos, tienen naturaleza contable aunque no se registren formalmente si estamos empezando a emprender. Conocerlos a detalle, nos ayuda a saber si realmente estamos malgastando el dinero, como por ejemplo, gastar en exceso cuando no corresponde, o si estamos optimizando adecuadamente una inversión, y nuestro producto cumple con las expectativas de nuestros clientes.
Costos y gastos, están relacionados con aquello que llega al cliente en forma de satisfacción, jamás olvidemos eso.
Costos y gastos en un emprendimiento: 3 claves
Escrito por : Sergio González Marín
Director de Overflow Emprende. Consultor Integral e Investigador del Emprendimiento en el Perú. Enfocado en el diseño de estrategias de innovación, marketing y ventas. Asesor de Emprendedores. Escritor y Coach de emprendedores.
Fecha de publicación: 08/05/21
