El presupuesto anual es una herramienta esencial para emprendedores y empresarios que buscan mantener sus finanzas bajo control, optimizar recursos y alcanzar objetivos estratégicos.
Aquí te presentamos 8 claves para elaborarlo de manera efectiva y asegurarte de cumplir o incluso superar tus metas financieras.
El presupuesto anual es un elemento de gestión que, si bien merece mucha atención y trabajo a detalle, vale la pena para establecer metas y visiones de éxito en los negocios.
Presupuesto anual una guía definitiva para el éxito emprendedor
La idea del presupuesto anual es acercarse a sus resultados, en el momento de la gestión, sin embargo, es más importante tomar las mejores decisiones frente a los imprevistos, al cambio y a las metas que se establecieron cuando se preparó, por eso es que se desarrolla como un proyectado por gestionar.
En términos de presupuestos y gestión financiera de largo plazo, podemos tomar en cuenta ciertos enfoques según nuestra actividad y estructura como emprendedor:
- Emprendedor independiente: Enfocado en equilibrar ingresos variables con gastos fijos y ahorro. Te recomendamos revisar este aporte: ¿Cuánto vale una hora de tu tiempo? (eventualmente, podría serle útil a trabajadores dependientes).
- Empresario emprendedor: Combina proyecciones de ingresos, gastos operativos y reinversiones estratégicas y es este enfoque en el que vamos a trabajar hoy.
A continuación, encuentra 8 claves importantes en la gestión de un presupuesto anual:
1. Definir objetivos de tu presupuesto de forma puntual y específica
Un presupuesto sin objetivos claros carece de propósito y por ello cada área responsable de los ingresos y gastos debe tener antes que datos proyectados, sus objetivos bien claros:
- Incrementar las ventas en un 15%
- Añadir 3 nuevas líneas de producto.
- Implementar un sitio web para educar a los clientes.
- Optimizar el proceso de selección de proveedores reduciendo tiempos en 10%
- Reducir mermas en 75% y crear con ellas subproductos.
- Etc.
Al definir metas específicas, como reducir costos en un porcentaje determinado, incrementar los ingresos o ahorrar para inversiones futuras. Estos objetivos deben ser medibles y alinearse con la visión de tu negocio en el presupuesto anual.
2. Iniciar con la incorporación de los gastos habituales a detalle y revisar nuevos gastos
Cuando trabajamos en el presupuesto anual, cada item amerita un desarrollo previo en hojas de trabajo donde poder prever, cuantificar las metas, revisar los recursos disponibles, cotizar, saber con qué “energía” contamos (o desde donde partimos).
- Este trabajo es muy importante al momento de revisar los gastos, que en su mayoría deberían ser gastos que apunten a la calidad, a beneficiar al cliente y a estimular la venta del producto o servicio.
- Definir qué cambia y qué modifica los resultados al ejecutarse forma parte de una gestión que analice los gastos en el momento de su definición final (en el plazo analizado).
- Registra todos los gastos recurrentes, desde alquileres y servicios hasta insumos y salarios considerados habituales, y luego de aplicar minuciosidad en ellos, analiza cada rubro de tu presupuesto anual para identificar áreas de mejora y prever nuevos gastos, inversiones programadas o aspectos inesperados.
3. Continuar con la revisión de los ingresos habituales y revisar nuevos ingresos
Analiza tus fuentes de ingresos regulares es muy importante porque son este tipo de cuentas contables las que cargan con todas las operaciones involucradas en los gastos y se “energizan” de ellas, es decir en el fondo planificar un ingreso supone añadir o gestionar gastos.
Para emprendedores independientes, esto puede incluir ventas o servicios prestados. En el caso de empresarios, considera además ingresos diversificados, como rentas o inversiones que generan rentas, comisiones, etc.
Existen tres tipos de nuevos ingresos que debemos mirar en cada área o en toda nuestra empresa:
- Ingresos por incremento dado el incremento de las metas de ventas, del equipo de ventas o de nuevas sedes.
- Ingresos por lanzamiento de nuevos servicios, productos o nuevas campañas en el calendario de marketing y ventas.
- Ingresos por ventas no relacionadas directamente al negocio: liquidación de activos, comisiones de terceros, alquileres, etc.
Según cómo lo tengamos proyectado, algunas operaciones nos pueden generar estos 3 tipos de ingresos y debemos consignarlos en el presupuesto anual para tenerlos apuntados como objetivos operativos por supuesto.
4. Analizar gastos e ingresos: reducir, optimizar, incrementar, añadir para mejorar
Una vez identificados los ingresos y los gastos de tu futuro presupuesto (aún estamos en las hojas de trabajo del presupuesto anual y en cada área que gestione gastos, ingresos o ambos), toca evaluar cómo optimizarlos.
En este momento puedes realizar lo siguiente:
- Una primera evaluación con el equipo de cada área.
- Una segunda evaluación con áreas pares (las que tienen mayor relación del tipo “cliente interno”)
- Una tercera evaluación con un presupuesto anual con hojas de trabajo que compartas con toda la empresa.
- Una última evaluación con tu comité directivo al recibir propuestas y observaciones de la última etapa.
- Cada etapa anterior debe consolidar decisiones en torno a proyectos, correcciones, optimización de procesos, revisión de costos y detalles de modo que el presupuesto anual en realidad se convierta en un proceso de convivencia integrador y permita revisar en corto plazo el futuro de la empresa en términos generales.
- Preguntas importantes son: ¿Todo debe ser dialogado con los equipos?, ¿existe información privilegiada o reservada?, ¿puedes reducir costos innecesarios?, ¿qué tan innecesario puede o no ser un costo y qué medica de calidad o rendimiento se aplica al gasto para también optimizarlo?, ¿existen oportunidades para incrementar ingresos?
- Este análisis es clave para lograr un presupuesto realista y eficiente.
5. Utiliza herramientas de procesamiento de información para optimizar el trabajo con el presupuesto anual.
En el momento en que llegan las reuniones de análisis de todas formas una herramienta como Excel, que es una herramienta accesible y poderosa para gestionar y manejar los datos de todas las etapas del presupuesto anual, ya se debió haber implementado.
Puedes crear hojas de cálculo con fórmulas automatizadas para registrar, calcular y proyectar tus cifras. Existen plantillas gratuitas en línea que pueden servirte de base.
Aquí algunas recomendaciones adicionales que puedes explorar:
- Trabajar con Excel para la web – Soporte técnico de Microsoft (support.microsoft.com)
- Microsoft 365 online gratuito | Word, Excel y PowerPoint (microsoft.com).
- Cómo usar Excel Online (excelfull.com)
- 12 alternativas a Excel: parecidas, similares, y distintas (blog.gattpro.com/es).
6. Apuntar a que tu “Ahorro” sea el saldo positivo de cada mes, luego de cubrir todas las necesidades del negocio.
Un buen presupuesto anual cubre todas las necesidades personales y empresariales: desde gastos operativos hasta inversiones en capacitación o tecnología.
El ahorro debe ser un componente prioritario como resultado de la buena gestión de un presupuesto anual que empieza en las diferentes áreas y va agregando información sensible y estratégica conforme se involucran los directivos.
El saldo positivo es un fondo puede ser crucial para emergencias o inversiones futuras además de ser considerado como fondo de reserva o ahorro para la empresa.
En términos concretos puedes gestionarlo de esta forma:
- Establece un monto fijo como resultado meta mínimo.
- Asigna un porcentaje de tus ingresos como meta mensual.
7. Derivar del presupuesto anual tus planes de acción
Es un hecho que el presupuesto anual en realidad es un documento integrador de las acciones que se proyectan en tu negocio durante un año de operaciones. Y como concepto, es considerado una de las principales herramientas de gestión, así que de por sí, involucra decisiones qué considerar para la gestión orientada a la acción.
Sin embargo, por la naturaleza del trabajo para su configuración, podemos estar bajo presión o trabajarlo de forma constante tras el aprendizaje diario inclusive. En el primer caso, tendremos que tener muy claro quiénes tienen la mayor habilidad de gestionar el pasado remoto y traducirlo en mejoras operativas y de gestión para incorporarse al trabajo de un presupuesto anual, en el segundo caso, todo el equipo colaboraría, desde su posición, nivel y limitaciones o accesos a información.
Obviamente pueden hacerse ambas cosas y entonces si tu negocio ya tiene áreas y equipos funcionales, te irá mucho mejor y al establecerlo desde que empiezas a emprender, sin duda tu camino financiero se verá hiper potenciado.
Por todo esto es que tu presupuesto anual debe traducirse en un plan de acción, aquí algunas ideas ejemplo de cómo se puede visualizar este aspecto:
- Si definiste realizar una estrategia específica en un mes determinado, como por ejemplo dos campañas de marketing una de difusión y otra de penetración de mercado para lanzar un nuevo servicio, puedes activar tareas específicas en las áreas de diseño de producto, ventas, contabilidad y finanzas, etc.
- Si proyectaste ampliar la infraestructura de tu oficina, puedes prever que el área de compras establezca fechas para la búsqueda de cotizaciones para el servicio de arquitectura, diseño de interiores y compras de nuevos equipos y tecnología.
El éxito no solo radica en crear un presupuesto, sino en cumplirlo. Superar tus metas, como ahorrar más de lo planeado o generar ingresos adicionales, es un indicador de una planificación efectiva.
8. Tabla propuesta con ideas para incorporar en tus cuentas del presupuesto anual de tu negocio
Esta es una propuesta desde dónde partir en el caso de las cuentas de un presupuesto anual.
| Categoría | Item | Descripción | Frecuencia | Monto Aproximado |
|---|---|---|---|---|
| INGRESOS | Ventas directas | Ingresos generados por la venta de productos o servicios directamente relacionados con el negocio. | Diario/Mensual | S/. XXXX |
| Ventas indirectas | Ingresos generados por ventas circunstanciales o eventuales no relacionadas con el negocio. | Variable | S/. XXXX | |
| Rentas | Ingresos por alquileres de activos del negocio. | Mensual | S/. XXXX | |
| Inversiones | Rendimientos generados por inversiones financieras o estratégicas. | Trimestral/Anual | S/. XXXX | |
| GASTOS | Alquiler/hipoteca | Costo del espacio físico donde operas tu negocio. | Mensual | S/. XXXX |
| Servicios básicos | Electricidad, agua, internet y teléfono. | Mensual | S/. XXXX | |
| Sueldos y salarios | Pago a empleados o colaboradores. | Mensual | S/. XXXX | |
| Materias primas/insumos | Materiales necesarios para la producción o prestación de servicios. | Variable | S/. XXXX | |
| Marketing y publicidad | Inversión en campañas digitales, impresos o eventos promocionales. | Variable | S/. XXXX | |
| Transporte y logística | Gastos de envío, combustible o transporte de productos. | Variable | S/. XXXX | |
| Mantenimiento y reparaciones | Reparaciones de equipos o mantenimiento del local. | Trimestral/Anual | S/. XXXX | |
| Herramientas digitales | Suscripciones a software, aplicaciones o plataformas. | Mensual/Anual | S/. XXXX | |
| Impuestos y tasas | Obligaciones tributarias según la normativa vigente. | Mensual/Anual | S/. XXXX | |
| Mantenimiento de infraestructura | Costos relacionados con la conservación y mejora de instalaciones físicas. | Trimestral/Anual | S/. XXXX | |
| Imprevistos | Gastos no planificados para emergencias o situaciones inesperadas. | Variable | S/. XXXX | |
| Pago de deudas | Abonos a préstamos o financiamientos adquiridos. | Mensual | S/. XXXX | |
| SALDOS | Ahorro/inversión | Monto destinado a emergencias o crecimiento del negocio. | Mensual | S/. XXXX |
| Distribución anual a socios | Reparto de utilidades entre los socios de la empresa. | Anual | S/. XXXX | |
| Saldo de cierre | Diferencia entre ingresos y gastos al finalizar el período (puede ser positivo o negativo). | Mensual/Anual | S/. XXXX |
Si requieres asesoría financiera y contable para la gestión de tus presupuestos anuales y su vinculación con las operaciones, no dudes en iniciar el contacto con nosotros, en Overflow Emprende podemos brindarte este tipo de consultoría en presupuestos anuales, semestrales, trimestrales o mensuales.