La duplicidad de funciones es una realidad en muchos emprendimientos empresariales que alcanzan este estado al desvirtuar el organigrama que antes desarrollaron para su mejor organización.
Y es que existe un organigrama informal que termina por imponerse y si no se gestiona este aspecto, puede causar una serie de problemas que tarde o temprano pueden perjudicar a tu negocio.
Puedes revisar estos dos aportes al respecto si deseas conocer más:
- Los 2 organigramas en las organizaciones: 6 retos (overflow.pe)
- ¿Por qué falla un organigrama en la práctica? – Retos organizando las tareas (overflow.pe)
En este artículo, exploraremos los riesgos asociados con la duplicidad de funciones y cómo las organizaciones pueden mitigar estos riesgos para optimizar su rendimiento.
Duplicidad de Funciones: aspectos relevantes por evitar para disfrutar de una organización fortalecida
1. Asuntos previos que inducen a la duplicidad de funciones
Mucho se ha dicho de cómo se desvirtúa el organigrama de la organización, y en realidad poco de cómo es que vamos creando esa realidad.
- Cuando se confunde la definición del puesto y la responsabilidad con la cercanía para delegar acciones.
- Cuando se asignan funciones para “crear vínculos de poder”.
- Al transgredir el liderazgo colocando personas “de nuestra confianza” alrededor de las jefaturas.
- Cuando la gestión de tu equipo está basada en crear grupos.
El otro aspecto que se suma como antecedente a una mala gestión es el diseño de procesos en las organizaciones, donde muchas veces se tiene la idea equivocada de que otra persona puede “reforzar” o “vigilar” algo que ya tiene responsable si también lo hace o ejecuta o inclusive supervisa.
De esta forma la eficiencia de un resultado puede llegar a no poder medirse, y la distracción que no crea especialidad a establecerse.
Como vemos es un desafío recurrente gestionar la duplicidad de funciones, ya que puede convertirse en la “punta del iceberg” y generar un problema que puede socavar la efectividad de todas las áreas.
2. ¿Cuál es la definición del concepto en sí mismo?
La duplicidad de funciones se refiere a la asignación de las mismas tareas o responsabilidades a múltiples personas o departamentos dentro de una organización, inclusive de forma parcial, total o informal (como hemos visto).
En RRHH, esto puede manifestarse cuando dos equipos diferentes se encargan de las mismas actividades, a pesar de que uno de ellos es el responsable conceptual o formalmente establecido en el manual de funciones y en la gráfica del organigrama mismo.
Se aprecia cuando las tareas específicas se demoran en virtud de gestionar tareas grupales (duplicadas) y cuando los “cuello de botella” y “conflictos de interrelación” surgen todo el tiempo. Otra forma de verlo es la inseguridad de una Gerencia que no sabe o no quiere establecer funciones y responsables específicos.
3. Riesgos de la Duplicidad de Funciones a nivel de personas
- Ineficiencia Operativa: Cuando dos equipos realizan las mismas tareas, se desperdician recursos y tiempo. Esto puede resultar en un aumento de los costos operativos y retrasos en los procesos.
- Conflictos y Descoordinación: La duplicidad puede llevar a desacuerdos y falta de claridad en los roles y responsabilidades, lo que puede generar conflictos internos y una falta de alineación en los objetivos.
- Falta de Estándares: Cada equipo puede desarrollar sus propios procedimientos y prácticas, lo que conduce a una falta de estandarización en la gestión de RRHH y en el diseño de procesos.
4. Riesgos de la Duplicidad de Funciones a nivel de procesos
- Inconsistencia en la Entrega: Cuando se implementan múltiples procesos similares pero no coordinados, la calidad de la entrega puede variar significativamente, lo que afecta la satisfacción del cliente y la reputación de la empresa.
- Costos Elevados: Mantener varios procesos que realizan la misma función puede ser costoso, ya que implica duplicación de recursos y gastos innecesarios.
- Dificultad en la Medición del Desempeño: La duplicidad dificulta la evaluación del rendimiento y la identificación de áreas de mejora, ya que los datos pueden estar dispersos y desorganizados.
5. Cómo Mitigar los Riesgos de la Duplicidad de Funciones
- Identificar y Documentar: Realice una auditoría exhaustiva para identificar áreas de duplicidad tanto en RRHH como en el diseño de procesos. Documente los roles y responsabilidades de cada equipo.
- Establecer Comunicación: Fomente la comunicación abierta entre equipos para garantizar que todos estén al tanto de las responsabilidades de los demás y puedan colaborar eficazmente cuando sea necesario.
- Automatizar y Estandarizar: Implemente herramientas y sistemas que automatizan tareas repetitivas y estandaricen procesos en toda la organización.
- Evaluar Continuamente: Monitoree y evalúe regularmente la efectividad de los procesos y las funciones de RRHH para identificar oportunidades de mejora y ajustes necesarios.
La duplicidad de funciones en RRHH y el diseño de procesos puede ser costosa y perjudicial para una organización. Al abordar estos riesgos de manera proactiva y estratégica, las empresas pueden optimizar sus operaciones, mejorar la eficiencia y garantizar la claridad en las funciones y responsabilidades, lo que contribuirá al éxito a largo plazo.