La duplicidad de funciones puede hacer mucho daño a tu negocio o emprendimiento y lo mejor por hacer, es reducir el impacto analizando que sí puedes conservar y que no, y por qué. Si necesitas resolver este problema en tu organización este es el momento.
Antes te continuar vamos a recomendarte tomar en cuenta dos conceptos muy relacionados con la duplicidad de funciones en las empresas a modo de complemento, puedes revisarlos ahora, o puedes hacerlo al finalizar este aporte.
Afectaciones al organigrama que (entre otros asuntos) impactan en la duplicidad que queremos evitar:
- Los 2 organigramas en las organizaciones: 6 retos (overflow.pe)
- ¿Por qué falla un organigrama en la práctica? – Retos organizando las tareas (overflow.pe)
Ahora sí, vamos a lo nuestro. Exploraremos los riesgos asociados con la duplicidad de funciones y cómo las organizaciones pueden resolverlos para optimizar su rendimiento.
Duplicidad de Funciones: qué evitar para disfrutar de una organización que avanza hacia su actividad principal sin problemas.
1. Asuntos previos que inducen a la duplicidad de funciones en las organizaciones.
La mayoría de las veces dejamos que la duplicidad de funciones se instale en nuestra estructura organizacional, roles o responsabilidades. A eso le llamamos “organigrama desfasado” y sucede cuando la realidad nos muestra complejidad y el papel simplicidad que nadie cumple. Aquí las causas:
- Al confundimos “definición del puesto” con “responsabilidad por cercanía” y delegamos acciones a otros o en paralelo cuando no corresponde.
- Si asignamos funciones para “crear vínculos de poder” castigamos el flujo adecuado de efectividad.
- Si practicamos la “vigilancia selectiva”: sucede al instalar relaciones basadas en “personas de nuestra confianza” para controlar roles, jefaturas y otros evitando la gestión de calidad o autocontrol de gestión.
- Cuando no se instala el liderazgo: Organizas tu negocio “armando grupos sin dirección” y no “equipos interconectados bajo liderazgos claros”.
La duplicidad en este caso se resume en tener la idea de que otra persona puede “reforzar” o “vigilar” algo que ya tiene responsable – cuando esa otra persona también tiene otras actividades asignadas- añadiendo funciones explícitas o muchas veces ocultas pero de impacto evidente.
Ocurre y mucho en los equipos donde los dueños pueden no estar capacitados para practicar profesionalmente una gestión basada en definiciones y mediciones formales de objetivos, metas, fijación de responsabilidades acordes con los procesos, establecimiento de poca transparencia entre otros.
Cualquiera diría que un dueño de negocio no tendría por qué hacerse daño a si mismo (por los efectos que se producen) pero de fondo, utilizan la duplicidad de funciones para expresar su falta de seguridad en la dirección de su negocio.
El desafío es que muchas veces se trata de la “punta del iceberg”, genera problemas de clima laboral, destruye la eficiencia y efectividad de las personas, oculta realidades y fusiona creando limitantes riesgosas.
2. Resolver el fondo del problema: ¿cómo estás duplicando funciones?
La duplicidad de funciones se refiere a la asignación de las mismas tareas o responsabilidades a múltiples personas o departamentos dentro de una organización, inclusive de forma parcial, total o informal (como hemos visto).
En RRHH, esto puede manifestarse cuando dos equipos o personas diferentes se encargan de las mismas actividades (y no por un reto o concurso), a pesar de que uno de ellos es el responsable formalmente establecido en el manual de funciones y en la gráfica del organigrama mismo (y hasta en los contratos laborales).
¿Cómo se hace una duplicidad de funciones en la práctica?
- Al inicio casi sin notarlo pues parte de: necesidad de control sin profesionalismo, inseguridad emocional, corrupción interna, situaciones emocionales fuera de lugar, relaciones interpersonales no adecuadas, etc.
- Se suele “querer resolver” un problema (con otro): “Alguien hace mejor la tarea X pero “temporalmente” va a ayudar allí”
- No se visualiza los problemas con tiempos derivados de muchos procesos que hacen lo mismo pero se sostienen por algún criterio que no debería aplicarse.
- Se prefiere “cuellos de botella” porque se asume que las demoras son mejores que el flujo ágil.
- Se desea resolver “conflictos de interrelación” (que surgen todo el tiempo) en lugar de ir al fondo del asunto.
- Como respuesta a la desinformación de una problemática.
- Como actitud de fondo (por resolver): inseguridad sobre un método nuevo que se va “instalando” mientras “la forma de siempre” persiste.
- Cuando simplemente la Gerencia no sabe o no quiere establecer funciones y responsables específicos.
3. Riesgos de la Duplicidad de Funciones a nivel de personas que pueden detectarse.
Vamos puntualmente a identificar consecuencias. De hecho algunas miradas a la duplicidad de funciones pueden detectar y resolver la problemática “analizando” qué está ocurriendo y por ello es fundamental examinar los riesgos como una estrategia puntual para la solución.
- Ineficiencia operativa: Cuando las mismas tareas se desarrollan en diferentes espacios de gestión, se desperdician recursos y tiempo. Esto puede resultar en un aumento de los costos operativos y retrasos en los procesos que es importante evaluar por si tienen relación con la duplicidad funcional.
- Conflictos y descoordinación: La duplicidad en las operaciones lleva a desacuerdos y falta de claridad al ejecutar los roles y responsabilidades asignadas. Estos conflictos que nacen por diversos factores relacionados (cuota de poder, visiones diferentes, asignación de responsabilidad ante problemas o fallas) pueden escalar a toda la organización mostrando una clara falta de alineación en los objetivos.
- Falta de estándares: Cada equipo puede desarrollar sus propios procedimientos y prácticas, lo que conduce a una falta de estandarización en la gestión de RRHH y en el diseño de procesos. Esto se nota mucho cuando se utiliza un software de diversas maneras y no se entienden las consecuencias.
4. Impacto de Duplicidad de Funciones en los procesos con clientes, proveedores y equipos.
Los procesos ameritan cuidado especializado. Dependemos del éxito de ese “cómo hacemos que todo funcione” y si allí hay “duplicidad de funciones”, puede ser complicado y costoso resolver los efectos.
- Inconsistencia en las entregas: Cuando se implementan múltiples procesos similares pero no coordinados, la calidad de la entrega puede variar significativamente, lo que afecta la satisfacción del cliente y la reputación de la empresa.
- Costos elevados: Mantener varios procesos que realizan la misma función puede ser costoso, ya que implica duplicación de recursos y gastos innecesarios. Y sí, es obvio cuando se detecta o analiza y lo peor es seguir haciéndolo.
- Dificultad en la medición del desempeño: Es complejo evaluar la duplicidad de funciones instalada que se desea sostener. Pero más complejo es decidir si los resultados se están logrando o no, cuando el rendimiento y la identificación de áreas de mejora, generan datos dispersos y desorganizados.
5. ¡Recuperar el foco!: Vamos a mitigar y eliminar la duplicidad de funciones con estos criterios clave.
Es posible que “el orden de los factores no altere el producto” cuando se trate de Auditar una organización desde dentro. Si evalúas que necesitas apoyo en consultoría especializada para emprender esta lista de tareas (y otras que se detectan en hallazgos de revisión) inicia el Contacto con Overflow Emprende.
Aquí las 4 tareas de arranque para resolver la duplicidad de funciones en tu empresa:
- Identificar y documentar: Realice una auditoría exhaustiva para identificar áreas de duplicidad en toda la empresa y a través de la revisión del diseño de procesos y la realidad. Documente los roles y responsabilidades de cada equipo partiendo del quehacer operativo no de las definiciones.
- Establecer comunicación: Fomente la comunicación abierta entre equipos para garantizar que todos estén al tanto de las responsabilidades de los demás y puedan colaborar eficazmente cuando sea necesario. Pero para detectar la duplicidad de funciones y resolverla necesita comunicarse con amplias capacidades de entrevistador en profundidad.
- Automatizar y estandarizar: Implemente herramientas y sistemas que automaticen tareas repetitivas y estandaricen procesos en toda la organización. Puede utilizar sistemas clásicos o puede iniciar con la Inteligencia artificial.
- Evaluar continuamente: Monitoree y evalúe regularmente la efectividad de los procesos y las funciones de RRHH para identificar oportunidades de mejora y ajustes necesarios.
La duplicidad de funciones en RRHH y el diseño de procesos puede ser costosa y perjudicial para una organización. Al abordar estos riesgos de manera proactiva y estratégica, las empresas pueden optimizar sus operaciones, mejorar la eficiencia y garantizar la claridad en las funciones y responsabilidades, lo que contribuirá al éxito a largo plazo.