En esta tercera y última parte del artículo “Tu primer colaborador, tu primera contratación“, nos enfocaremos en el momento en que el nuevo y primer colaborador de nuestra primera contratación, ya está con nosotros y como es lógico y natural, entramos en un proceso de adecuación mutua, caracterizado por momentos de tensión y situaciones en las cuales lo mejor es optar por el diálogo.
Antes de empezar, si no la has leído la segunda parte, puedes revisla aquí
Tipos de tensión
Un primer trabajador trae consigo mismo muchas formas de pensar que nosotros quizá no contemplemos, sobre todo si somos primerizos como contratantes. La ventaja de adquirir estas ideas, de la mano de otros emprendedores es que nos ubicamos mejor en la relación laboral que se crea. En este sentido, es casi inevitable, según nuestro análisis, generar tensiones. A continuación enumeraremos algunos tipos como para comprender de qué estamos hablando aquí:
- La omnipresencia del jefe. Es cuando todo tiene que pasar por su aprobación pues de otro modo, no camina.
- El jefe en extremo emponderador o el síndrome del “jefe está de vacaciones siempre”, “busquen al jefe” o “a ver qué hacemos solos”.
- La tensión conocida como “No es mi responsabilidad, para eso te contraté”, creada por un Jefe que una vez cerrado el proceso de inducción abandona a su contratado en temas de dirección sobre el quehacer de su puesto.
- La peor de todas: “Decidan ustedes, yo no se” es cuando el Jefe no quiere tomar decisiones y delega hasta el cómo se debe desatar un conflicto grupal.
Se que más de uno se va a ofender con esta lista. Y se que también existen tensiones creadas por el primer trabajador, pero como vengo insistiendo, el tema tiene que ver con la primera contratación y en ese escenario, el poder está concentrado en el dueño o dueña de un negocio en crecimiento que toma decisiones que el nuevo no puede, siente que no puede, o no debe tomar.
Identificar las tensiones del desempeño o la nueva relación que nace de la primera contratación, es vital para que las siguientes incorporaciones se optimicen. Lo ideal es apuntar a la optimización de este momento posterior a la contratación con mucha comunicación y sinceridad.
Aprender a coordinar no es pedir sin límites
No hay peor situación que aquella en la que los líderes de un micro-negocio, al contratar a su primer trabajador, se concentran en enumerar las tareas que necesitan ejecutarse, a través de su nuevo fichaje laboral. Cuando esto sucede, el nuevo trabajador (y único por cierto) siente que el rol de su jefe es pedir, pedir y seguir pidiendo. He llegado a observar que de algún modo extraño, el emprendedor olvida que el trabajador necesita tiempo para ejecutar cada pedido y exige la culminación de las tareas de forma desordenada, inclusive olvidando cuándo fueron solicitadas.
Muchos emprendedores definen (y aquí voy a exagerar con temor de estar acertado) 500 tareas por hacer, inclusive a veces nunca terminan de incrementar tareas a esa definición de “aquello que tenemos que hacer es :” y sin embargo, aportan con 1 o 2 pautas sobre el “deadline”, cierre, tiempo de entrega, finalización o simplemente expectativa de culminación de esa tarea encargada. Si el trabajador recibe instrucciones claras, tendrá mucha buena suerte, pues la gran mayoría le pide cosas a sus primeros trabajadores (siendo primerizos como empleadores) a una velocidad vocal increíble y sin constatar si se entendió o no la instrucción. De hecho gran parte del problema ocurre cuando recibida la instrucción, de esta forma, el trabajador, o no toma en cuenta lo que está ocurriendo y piensa que es lo normal, o tomándolo en cuenta y sintiéndose mal, termina por irse en lugar de enfrentar el problema.
¿Se imaginan el nivel de estrés y bloqueo operativo que esto causa? De hecho no sólo lo he observado, lo he ejercido 😉 y les digo que no es buena idea hacerlo, aunque por dentro la angustia nos lo solicite cada tres segundos.
Tomar decisiones y concretar acciones
Cuando existe una alta demanda por la ejecución de tareas, hacia un primer colaborador, y luego, cuando las tareas no llegan a término como es obvio, surgen los inconvenientes, las riñas y hasta los despidos innecesarios. Y hay que decir que una especie de miopía se apodera del emprendedor y del primer colaborador, y ambos terminan pensando que lo normal es jamás detenerse y jamás alcanzar el éxito o culminación de las tareas. He llegado a ver a algunos novatos con mayor capacidad para manejar decisiones, decidir la prioridad en el enorme flujo de tareas recibido y aún así, ser amonestados por su empleador. He visto a otros tomar en cuenta absolutamente todo lo recibido, hacer demasiado sin concretar al 100% cada requerimiento y/o hacer de más, concretando lo innecesario.
Lo correcto sería que la definición del trabajo forme parte de las responsabilidades de la Gerencia, tanto como la asignación de las prioridades de ejecución, de modo que el primer colaborador tenga más tiempo y energía para dedicarse al “hacer con calidad” y al “hacer con concreción” es decir hacer para satisfacer una necesidad y hacer para generar precisión y enfoque.
Si usted desea que su colaborar novato, y usted, aprendan a manejar el nuevo escenario de trabajo compartido y coordinado, en torno a las decisiones y el éxito en ponerlas en práctica, primero debe entrenarse en delegar y él en lograr llevar a buen término lo delegado.
Empezar de menos a más es lo adecuado, sin sobrepasar el límite natural del potencial de cada persona. De hecho en un equipo todo se tornará más complejo en este sentido, así que dese la oportunidad de practicarlo con tan solo una persona pues le debería ser muchísimo más fácil. Como mucho de este tema, la solución está en manos del emprendedor.
Comunicación, acción y reacción
La otra cara de la moneda en este asunto de los errores que podemos cometer en la gestión de nuestra primera contratación, radica en que muchos emprendedores se apasionan por la definición de todo lo que necesitan hacer, y lo hacen a tal grado, que el mensaje se pierde. Es el enfoque contrario o digamos, “más grueso” de lo que acabamos de narrar, allí donde antes, el emprendedor sólo enumeraba y pedía, ahora, además, detalla al máximo posible absolutamente todo.
El emisor podría no haber decodificado lo necesario ese mensaje, dicho de otro modo, muchos emprendedores sólo se entienden así mismos, y buscan ser entendidos, pero no cumplen con algo sencillo: llegar al receptor con un mensaje bien estructurado y directo que sea capaz de llegar con claridad.
Algunos errores de comunicación del emprendedor pueden ser:
- Pensar en exceso en el futuro, sin aterrizar en el presente. El emprendedor cree que al trabajador le queda claro lo que debe hacer para llegar al futuro, sin instrucciones claras del “paso a paso”. El trabajador piensa que le están hablando de metas que algún día se lograrán sobre todo cuando la empresa tenga más personas. Sin comunicarse ambos simplemente pierden el tiempo hablando.
- La duda se instala cuando el emprendedor mezcla sus pedidos con deseos, aspiraciones, sueños y asuntos subjetivos junto a tareas puntuales o específicas, generando connotaciones que el trabajador tiende a evaluar más que entender o desmenuzar para su ejecución. Es como si pretendamos que alguien nos diga tu sueño se cumple haciendo A, B, C y voy a hacerlo a continuación. Es un contrasentido evidente. El empleado entiende que algo hay que hacer pero no logra deducirlo por que la objetividad se ha perdido.
- El trabajador no se comunica bien por que adquiere pánico escénico, dado que no encuentra una lista coherente, práctica y viable para ejecutar, que pueda inclusive mejorar con propuestas. Como consecuencia se queda callado y el Emprendedor piensa que está entendiendo cuando en realidad está buscando que el momento transcurra para tomar aire y pensar qué hacer.
- El empleado Intenta construir una lista de tareas con lo que ha entendido y tiende a no preguntar por que las definiciones fueron emitidas como ideas establecidas (además es nuevo, usualmente no querrá correr riesgos) o conceptos inamovibles, sin embargo, al evaluarlo, el emprendedor le pide criterio y capacidad de modificar sus instrucciones, dado factores de relevancia o hechos que simplemente o solamente él tomará en cuenta por su experiencia en el negocio. Este tipo de error conduce al trabajador a pensar que el emprendedor no tiene nada claro en lo absoluto.
- Mientras el emprendedor piensa que fue entendido, no sabe lo que se viene en términos de incumplimiento y confusiones y abandono laboral.
“Peace & Love”: Haga las paces, rectifique y continúe
Lograr el desarrollo de un negocio micropyme, a través del primer colaborador puede resultar algo muy simple, si uno se anticipa al desafío y toma en cuenta los riesgos que puede generar hacia del colaborador y desde el colaborador.
Para cada problema existe una solución. La principal solución es reconocer el error de ambas partes, procurar el diálogo, unificar el camino hacia las metas comunes (las metas del negocio, no las metas del emprendedor) y centrarse en el plano objetivo de una comunicación eficiente.
La lista de inconvenientes puede resumirse así:
- Supuestos sobre lo que significa capacidad, criterio y toma de decisiones (ya hemos visto que aquí hay asuntos relacionados con la definición del trabajo, las responsabilidaes, las tareas y los objetivos y madurez necesaria para contratar).
- Errores en la comunicación de lo que se espera del contratado, antes de la contración y durante la ejecución (si no dijo bien lo que quería antes, lo más probable es que no haya dicho bien lo que necesitaba durante).
- Comunicación verbal informal que no se concentra en un listado impreso y crea vacíos sobre lo que se dijo o no se dijo al primer trabajador, olvidos y malos entendidos, que pueden superarse sin duda alguna si la lista impresa se vuelve el centro o espacio de coordinación y avance. Aquí vale la pena revisar el concepto de Checklist.
- Situaciones que desmotivan, escenarios de riña que pudieron evitarse, entre otros aspectos de la relación en sí misma que van generando el deseo del trabajador de abandonar al emprendedor. Hacer las pases es importante, pero aún más, lo es rectificar, sea de quien se trate, y continuar buscando el entendimiento, la coordinación y la coherencia.
Caminando hacia la formación del futuro equipo de colaboradores
Hemos llegado al final de la intensión de este artículo dividido en tres partes, producto de mucho tiempo y esfuerzo en la deducción, análisis, observación y conversación con emprendedores, que espero les haya sido útil. No quiero concluir sin mencionar que el objetivo primordial de sobre llevar con éxito la primera contratación, es el resto de futuras contrataciones que sin duda, realizaremos para poder seguir creciendo.
Me queda claro que todas las personas con las cuales conversé para crear este contenido, y todo aquello que recordé sobre la gestión de mis varias primeras contrataciones, ha sido una experiencia enriquecedora que jamás olvidaré, a pesar de que hayan podido salir mal o a medias.
Así que si eres un emprendedor que se siente mal por no haber alcanzado el éxito en la formación de tu equipo, desde la primera contratación, tienes en la secuencia de estos tres artículos, una gran cantidad de consejos y aportes que sin duda te serán útiles.
Enfréntate nuevamente al desafío y esta vez lo lograrás y si necesitas de mayo asesoramiento o acompañamiento no dudes en contactarnos.
¡Éxitos!
Sergio González Marín
Director – OVERFLOW
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