Hoy vamos a enfocarnos en las 8 acciones previas a la gestión en los negocios que nos ayudarán a elevar la efectividad del planeamiento durante la ejecución de los planes.
La prevención en los negocios es una de las ausencias más recurrentes al momento de gestionar el cumplimiento de los planes. En muchas ocasiones, los emprendedores olvidan validar si ya cuentan con información, algún tipo de estado alcanzado y todo ello añade riesgos a las operaciones.
La gestión con resultados, como tal, incluye la prevención o la revisión de recursos, información, protocolos, confirmaciones entre otros. Es un tema pocas veces desarrollado de forma independiente y a eso nos vamos a dedicar en este aporte de Blog Emprendedor.
Acciones previas a la gestión en los negocios
Antes de dar clic en el botón del encendido y comenzar la vertiginosa carrera por ejecutar un plan operativo o de gestión en los negocios, es importante centrarse en "invertir tiempo" en evaluar el estado de todo aquello que nos ayudará.
- Revisar los escenarios de acción a nivel endógeno y exógeno.
- Establecer los niveles de empoderamiento en cada responsanbilidad.
- Establecer los cronogramas de cada una de las acciones del plan.
- Checklist e Hitos de control para verificar la calidad de las acciones o procesos
- Definir en el Cronograma la reunión de explicación a todos los involucrados de forma directa e indirecta.
- Resolver todas las dudas, conceptos, beneficios, ideas, asuntos qué comunicar, etc., antes de empezar.
- Establecer un plan de contingencias de varios niveles (prevención del riesgo operativo).
- Convocar visiones externas para una validación final.
1. Revisar los escenarios de acción a nivel endógeno y exógeno.
Una de las acciones previas a la gestión en los negocios es la definición y revisión de los escenarios de acción, definidos como aquellos espacios con determinadas variables que pueden llevar los resultados hacia un rango de resultados distintos.
Por ejemplo, si contamos con los datos, podemos utilizar una hoja de cálculo para realizar un análisis de escenarios de modo que podamos tener claro qué ocurriría si se da, en la realidad, un modelo de variables, u otro.
Para complementar este análisis, debemos pensar en los escenarios como variables que podemos o no controlar, de modo que están fuera de nuestro alcance, o bajo nuestro control.
Esta definición de los niveles endógeno (dentro de nuestra organización) y exógeno (fuera de nuestro ámbito de control), nos brinda una visión de mayor profundidad frente a la gestión de debilidades y riesgos del negocio.
2. Establecer los niveles de empoderamiento en cada responsabilidad
Es importante que antes de ejecutar un plan, cualquiera que este sea y por tanto, relacionado a personas que trabajan con personas, que podamos establecer cada responsabilidad de forma clara.
Sin embargo, uno de los factores para promover el éxito de los procesos ejecutados en manos de personas, tiene relación con los niveles de empoderamiento.
¿Qué significa esto? Por ejemplo, en cuanto a las autorizaciones de algún tipo, señalar hasta qué nivel un jefe de área o mando medio podría aprobar algo, de modo que el proceso no depende de los niveles más altos de la organización.
3. Establecer los cronogramas de cada una de las acciones
El tiempo es la variable más importante de todas aquellas "mediciones" que deben realizarse como parte de las acciones previas a la gestión en los negocios. El tiempo transcurre y de eso sabemos mucho por la física, de modo que, una vez el tiempo pasa, no hay forma de recuperarlo.
Cuando nos enfocamos en establecer los cronogramas de cada una de las acciones del plan para que quede claro el nivel de cumplimiento, estamos creando las bases para definir el alcance de los procesos y, por tanto, los hitos de control, de modo que las responsabilidades quedan mucho mejor establecidas.
Sin una definición de tiempo, no es posible validar si los resultados que se obtengan en algún tipo de gestión particular tengan algún tipo de beneficio para el negocio.
4. Checklist e Hitos de control para verificar la calidad de las acciones o procesos
Como vimos antes, el tiempo define el alcance del proceso, los escenarios estarán allí sucediéndose y las probabilidades jugarán a favor o en contra para que aparezcan los riesgos o todo fluya perfecto.
Al identificar que el proceso esté definido en todos los niveles y existan los "checklist" y los "hitos de control" estamos asegurándonos que se alcance la calidad que necesitamos en cada etapa de la puesta en marcha.
Ahora, parte de las acciones previas a la gestión en los negocios, que apoya esa construcción de calidad tiene que ver con la construcción de las tareas por realizar en cada ocasión, que deben verificarse -la verificación se hace a través de un checklist- y de otro lado, tener claro cuándo ejecutar esa verificación de tareas, lo que llamamos "hitos de control."
Finalmente, necesitamos establecer quién o quiénes se encargarán de cada etapa clave. Si lo definimos antes, será mucho mejor el aporte.
5. Es importante ejecutar una reunión de explicación previa a todos
Definir en el Cronograma la reunión de explicación a todos los involucrados de forma directa e indirecta marca un gran diferencial entre los planes que se quedan en el romanticismo de su definición como suficiente, apelando a que la lectura por parte de todos se realizará y que además se entenderá a la perfección.
Este tipo de acción previa es vital para el entendimiento del plan de acción futuro, tanto como para descubrir dudas y revelar ausencias que podrían haberse pasado por alto.
6. Resolver dudas y problemas luego de la reunión
Es posible que una reunión de coordinación previa no se desee realizar porque es como "abrir la caja de pandora", sin embargo, aunque eso parezca, lo real es que esa lista de pendientes por resolver puede transformarse en riesgos y crisis sin solución después.
Como mínimo, algo que pudo haberse previsto antes, con menor dificultad, puede ahora complicar muchísimo más.
De modo que resolver todas las dudas, conceptos, beneficios, ideas, asuntos qué comunicar, etc., antes de empezar. es la mejor forma de trabajar en que las acciones previas a la gestión en los negocios realmente impacten en el resultado de las tareas y en la interrelación de los responsables.
7. Establecer un plan de contingencias de varios niveles
Cuando hablamos de escenarios no previstos o variaciones de aquellos previstos que finalmente ocurren, estamos enfocándonos en la prevención del riesgo operativo.
Los riesgos pueden ocurrir durante la ejecución, cuando ingresan a la acción variables que no hemos considerado, cuando una persona hace lo que no debe hacer o lo que ha sido previsto, cuando suceden hechos en otros entornos que afectan de forma exógena nuestro plan.
Es por ello necesario, como parte de esta acción de prevención antes de dar inicio a la ejecución de los planes, establecer las famosas situaciones del tipo "¿Y si no ocurre lo planeado?", de este modo, estaremos mejor preparados para la etapa de ejecución.
Esta visión de prevención también es importante en diversas áreas de un proyecto, como por ejemplo la etapa industrial, las contingencias legales, o todo lo relacionado a el comportamiento humano.
8. Convocar visiones externas para una validación final.
Ya hemos hablado antes acerca del poder de la consultoría, para enfriar la visión, antes de ejecutar un plan y nos referimos con esta idea a la necesidad de alejar eventualmente:
- La ceguera o miopía de la gestión
- Los sesgos en las decisiones
- Superar la monotonía
- Combatir el impacto de la habitualidad en el negocio
- No tener claras, nuevas formas de gestión.
Por ello es que la consultoría puede ser de muchísima utilidad ya que inyecta "en frío" conclusiones desde una mirada alejada de todos esos factores que de una o otra forma aplican cierto nivel de "encierro administrativo a otras opciones".
Esto no ocurre porque los equipos actúen mal, es parte de la concentración en el día a día, y por ello forma parte de la lista de acciones previas a la gestión en los negocios, para cualquier rubro.
8 acciones previas a la gestión en los negocios
Escrito por: Sergio González Marín
Director de Overflow Emprende. Consultor Integral e Investigador del Emprendimiento en el Perú. Enfocado en el diseño de estrategias de innovación, marketing y ventas. Asesor de Emprendedores. Escritor y Coach de emprendedores.
Fecha: 11/11/2022
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