Digitalización de documentos: 10 aportes al crecimiento - Overflow.pe

Digitalización de documentos: 10 aportes al crecimiento

Compartir:

Gracias a los procesos de digitalización de documentos con valor legal que hoy podemos suscribir, nuestras organizaciones pueden dejar atrás la clasificación y almacenaje de documentos físicos,  sin perder un solo gramo de validez.

La tecnología, específicamente la digitalización nos permitió romper la barrera física y dejar de preocuparnos en la producción, que se ha vuelto inmensa y para muchas empresas, incontrolable, tanto como de los procesos de foliado, registro, agrupación, encuadernado y guardado -bajo estrictos controles de cuidado físico- en almacenes.

Juntos vamos a evaluar las ventas y el impacto que este tipo de cambio produce en el crecimiento de nuestros emprendimientos.



Digitalización de documentos: 10 aportes al crecimiento

La Gestión documental nos permite digitalizar el flujo informativo en las organizaciones desarrollando un sistema centrado en la información que podemos obtener de ellos, optimizando todos los procesos donde los utilicemos.

Dado lo anterior, existen 10 aportes al crecimiento en las organizaciones que hemos identificado dada la digitalización de documentos:

  1. Incremento de la productividad.
  2. Reducción de los costos de almacenamiento.
  3. Cuidado del medio ambiente.
  4. Mejora el flujo de distribución de la documentación.
  5. Se pueden implementar consultas simultáneas en tiempo real.
  6. Mayor seguridad y protección.
  7. Capacidad Multiformato.
  8. Incremento de la capacidad instalada disponible.
  9. Eliminación del deterioro físico de los documentos.
  10. Gestión de la caducidad o vencimiento en el sistema.

1. Incremento de la productividad.

La digitalización de documentos nos permite reducir los tiempos de forma transversal en la organización, en especial, dentro de los procesos donde se utiliza papel y es necesario realizar actividades entre dos o más personas con él.

Al digitalizar los documentos, el intercambio de documentos físicos deja de realizarse y por ende, se reducen los tiempos y crecen las oportunidades para desarrollar tareas de modo más ágil y productivo.

2. Reducción de los costos de almacenamiento

Las empresas con más producción de documentos en papel. almacenan mucho más. Esta tendencia puede encontrarse en los procesos logísticos y de ventas, casi a simple vista.

Pero lo que no vemos tan a menudo son los almacenes para todos esos documentos, ocupando espacio en plantas, oficinas, tiendas y departamentos de emprendedores.

Si se opta por la digitalización de documentos, se reducen los costos de forma inmediata, tanto por el tiempo de actividad eliminado como por el espacio disponible ahora para otra actividad.



3. Cuidado del medio ambiente.

El impacto de una empresa en la reducción o eliminación del uso del papel, puede ser sin duda pequeño, sin embargo cuando son decenas de miles o quizá cientos de miles las empresas que adoptan la digitalización de documentos, el impacto se torna importante.

El medio ambiente, necesita árboles, la principal fuente de creación de papel, como la reducción de la emisión de fábricas de CO2 por otros productos con fuentes diversas para el mismo producto.

Cuando digitalizamos nuestros documentos creamos un mundo mejor paso a paso y eso nos beneficia a todos.

4. Mejora el flujo de distribución de la documentación.

En lugar de trasladar documentos físicos de oficina en oficina o de escritorio en escritorio, la digitalización de documentos permite que, mediante un sistema, los usuarios puedan gestionarlos de forma optimizada.

El documento llega donde debe llegar, sin demoras, al usuario adecuado, para el trabajo que se necesita, y eso ayuda totalmente al flujo de distribución, mejorando la capacidad de respuesta de toda la organización.

5. Se pueden implementar consultas simultáneas en tiempo real.

Mientras los documentos físicos necesitan pasar de persona en persona y esperar el tiempo de consulta individual para poder iniciar otro proceso de consulta, los documentos digitalizados, pueden consultarse en el mismo tiempo por muchos usuarios.

Esta facilidad para estar el mismo tiempo en múltiples dispositivos, acelera la toma de decisiones, los procesos de aprendizaje, las consultas y la colaboración de equipo, variables indudablemente importantes para el crecimiento empresarial.



6. Mayor seguridad y protección

Debido a la implementación de claves de protección o backups de resguardo, la digitalización de documentos puede superar la degradación de los documentos y el robo de información.

El sistema sabrá quiénes consultan en tiempo real, la documentación de la empresa, hacer seguimiento de las consultas y leer rastros importantes, a nivel informático, de todos los usuarios, en cado hito de procesamiento.

 

 

7. Capacidad Multiformato

Luego de digitalizar la información, puede agregarse a los documentos, diversos tipos de formatos que enriquezcan su resguardo y disponibilidad para consulta.

Los usuarios pueden dejar notas de audio, imágenes asociadas y según el sistema, hasta vídeos.

La capacidad multiformato de un registro documentario, puede ser un gran diferencial para optimizar la consulta y la toma de decisiones para quienes se benefician de la digitalización de documentos.

 

8. Incremento de la capacidad instalada disponible

Cuando se realizan procesos de digitalización de documentos a gran escala, los almacenes de sus versiones físicas dejan de utilizarse para dicho fin y entonces, según el tipo de empresa se podría contar con más oficinas o zonas para la producción.

Esta disponibilidad prácticamente es inmediata y puede impactar en la productividad, en las ventas y por supuesto en el crecimiento del negocio.

9. Eliminación del deterioro físico de los documentos.

En el caso de los documentos físicos, existe una lucha constante contra la inclemencia del clima, la falta de circulación de aire en el ambiente, la presencia de humedad o riesgos de deterioro por hongos o polillas.

Al mismo tiempo la manipulación constante o las actividades no autorizadas (comer alimentos u otras) que pueden deteriorar la documentación se evitar al 100% al digitalizar los documentos.

10. Gestión de la caducidad o vencimiento en el sistema

Un sistema puede decidir que un documento digital ya no se considere actualizado o no y asignarle un tiempo de caducidad o vencimiento, tanto como no hacerlo.

El hecho de poder gestionar esta característica, evita la consulta que se realizaría físicamente para validar la fecha y validez de la información contenida en un documento físico.

Compartir:

Deja una respuesta

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *