En el sector financiero, uno de los retos que enfrentan las empresas recae en el proceso de cobranza. Si bien el uso de un software de cobranzas es una decisión estratégica para mejorar el recaudo, aplicar una serie de buenas prácticas puede hacer que la tasa de recuperación sea aún más alta.
La automatización y el seguimiento personalizado en un software de cobranzas optimizan cada fase del proceso de recuperación.
Cobranza corporativa en el sector financiero
Estas son cinco prácticas de cobranza recomendadas por Moonflow que vamos a exponer hoy en este aporte:
1. Definir las políticas de crédito y cobranza
Antes de ofrecer créditos y préstamos a los clientes, es fundamental que las empresas establezcan políticas claras tanto para la concesión de crédito como para la gestión de cobranza.
Las políticas de crédito ayudan a definir los criterios bajo los cuales se aprueban o rechazan este tipo de solicitudes, considerando aspectos como el historial crediticio y la capacidad de pago del solicitante.
Por otro lado, las políticas de cobranza son esenciales para detallar los procesos de recuperación, desde los plazos de pago hasta los métodos de contacto y las estrategias de seguimiento. Con esto, la empresa no solo protege su flujo de caja, sino que también establece una relación transparente y profesional con los clientes.
2. Programar el envío de facturas y recordatorios de pagos
Uno de los errores más comunes en el proceso de cobranza es no enviar las facturas y recordatorios de pago a tiempo. En este caso, el retraso en los pagos no es responsabilidad del cliente, sino de la empresa, que carece de un control adecuado sobre sus procesos administrativos.
Es importante que la organización emita la factura en cuanto se complete la transacción, ya sea en formato físico o electrónico, y establezca recordatorios en fechas estratégicas que mantengan al cliente informado sobre sus próximos pagos. Esto ayuda a reducir la probabilidad de retrasos y asegura una mejor organización del flujo de caja.
Aunque muchas compañías aún utilizan tablas de Excel para esta gestión, este método puede resultar limitado, ya que depende de la intervención humana para realizar el seguimiento y envío de documentos. Implementar la automatización en la facturación y el envío de recordatorios resulta una alternativa mucho más eficiente, al reducir los errores y optimizar el tiempo, permitiendo que el personal se enfoque en otras tareas críticas del negocio.
3. Proporcionar diferentes medios de pagos a clientes
No todos los usuarios tienen las mismas preferencias o hábitos de pago, por lo que ofrecer diversas alternativas facilita el proceso de recaudo. Adaptar las opciones a las necesidades de cada perfil puede mejorar la puntualidad en los pagos.
Por ejemplo, para quienes prefieren métodos tradicionales, los pagos en ventanilla resultan convenientes. En cambio, para aquellos que buscan practicidad y ahorro de tiempo, es ideal disponer de plataformas en línea como enlaces de pago, códigos QR, pasarelas, transferencias bancarias o billeteras digitales. Esta flexibilidad no solo optimiza la experiencia de pago, sino que también agiliza el cobro y reduce los retrasos.
4. Mantener la comunicación abierta para resolver conflictos a tiempo
Uno de los motivos por los que algunos usuarios demoran sus pagos o, en algunos casos, se niegan a realizarlos, es la existencia de algún problema con la facturación o el cobro.
Para evitar estos inconvenientes, es fundamental que la empresa cuente con medios de comunicación bidireccionales y multicanales, permitiendo así una atención rápida y accesible. De esta forma, ante cualquier contingencia (como un error en la factura), el usuario puede contactar a un asesor, quien podrá ofrecer una solución ágil y oportuna si se confirma el fallo.
5. Automatizar las cobranzas
El uso de métodos tradicionales en el proceso de cobranza, como el registro manual de pagos, las interacciones directas y el envío manual de recordatorios, puede consumir una cantidad significativa de tiempo y recursos. La automatización es clave para lograr mayor eficiencia, ya que permite que las facturas y recordatorios se envíen puntualmente, que los pagos se actualicen sin intervención humana y que se reduzcan los errores en los procesos.
Además, la automatización facilita el acceso a indicadores clave de cobranza en tiempo real, lo que permite a los gestores tomar decisiones de manera ágil y precisa. Esto resulta esencial para responder rápidamente ante anomalías, como un aumento en la tasa de morosidad en un segmento específico o la acumulación de pagos vencidos, optimizando así la gestión de los cobros.
Existen diferentes herramientas de cobranza automatizadas que podemos implementar. Lo ideal es optar por un software de cobranza impulsado por IA para que la inversión sea aún más rentable.