El plan de acción: definición y componentes

Pasar de la idea a la acción puede ser complicado

La mayoría de emprendedores confiesa que su dedicación principal es la de "apagar incendios" es decir, dedicarse a resolver problemas.

Y por supuesto que sin problemas no existe desarrollo emprendedor viable, pero la duda me aborda: ¿Nuestro día a día debe enfocarse en resolver problemas únicamente o deberíamos disfrutar del resultado positivo de las soluciones ya implementadas?

Un plan de acción es útil para encontrar la forma de llevar a la ejecución, las estrategias ya definidas (planeamiento estratégico) con la intención de alcanzar objetivos y otorgar valor a nuestro emprendimiento.

Definiciones previas

Ejecutar sin definición previa crea inconvenientes.

El plan de acción permite desarrollar el "cómo lograremos" lo que nos proponemos para así evitar: 

  • Duplicidad de enfoques o tareas
  • Excesivo gasto
  • Pérdida de tiempo

Ordenar significa que ejecutada la acción, debemos monitorear y clasificar los eventos que esa acción conlleva, ya se trata de consecuencias positivas o negativas, nuevas preguntas o nuevas responsabilidades. No se puede dejar la ejecución a solas sin seguimiento.

Para poder Ejecutar y Ordenar necesitamos un marco de referencia, a esto llamamos Definiciones previas y están formas por 

Una lista muy particular de necesidades específicas del plan de negocios (por ejemplo):

  • Políticas aprobadas o en proceso de aprobación que exigen implementación.
  • Niveles de información suficientes para gestionar que nos son entregados para gestionar a pesar de la incertidumbre.
  • Listado de áreas involucradas, cada una con su propia asignación de responsabilidad o tareas para definir cómo establecer su interacción durante la ejecución.
  • Los recursos considerados como disponibles para ser tomados en cuenta para un proyecto.
  • El equipo disponible para alcanzar una meta.
  • Las estrategias disponibles y/o los conceptos de planificación gerencial aprobados, listos para definir el norte a seguir.
  • Los objetivos (cualitativos)

Y el cuerpo central del Plan de acción:

  • Meta (cuantitativas), enfoque (estilo de pensamiento), solución (vinculación y satisfacción) y alcance (quiénes y dónde).

Que en lo particular llamo la MESA emprendedora por las siglas que representan cada elemento vital del Plan de Acción.



Las operaciones son las vías para materializar ideas

El centro de todo plan de acción son las operaciones:

  • Las acciones especializadas e identificadas que debemos realizar.
  • Clasificadas por áreas, funciones, objetivos.
  • Asignadas individualmente o compartidas por un equipo.
  • Integradas con otras acciones del mismo plan o de otros planes.
  • Junto al conocimiento enumerado y actualizado para poder fluir.
  • Con los anexos más importantes tales como:
    • Metas (numéricas)
    • Autorizaciones o requisitos por obtener o disponibles.
    • Coordinaciones 
    • Límites de control  o valores permitidos.
    • Métodos de ejecución.
    • Métodos de control.

Definidas las acciones a realizar, ya podemos pasar a la siguiente etapa y acercarnos más a la ejecución.

Los equipos más eficientes impactan positivamente en la gestión de un plan de acción

La acción definida "en acción"

El inicio de las operaciones debe preveer lo siguiente: 

  • Solicitar informes del modelamiento si se llevó a cabo (cuando se "prueba" el comportamiento de un escenario definido para evaluar contingencias o riesgos por ejemplo)
  • Identificar de último momento que el checklist esté aprobado.
  • Convocar al equipo para informar el inicio de operaciones.
  • Detectar si aún existen conceptos por resolver o aclarar.
  • Establecer los cronogramas y
  • Dejar claro como funcionarán los hitos de control

Es muy importante estar listo para las contingencias y la necesidad de tomar decisiones oportunas durante la ejecución. 

Evaluación y feedback

Lo ideal para obtener el mejor nivel de evaluación del plan de acción pasa por considerar el mayor número de representantes del staff involucrado, por ejemplo:

  • Dueños del negocio
  • Supervisor comercial
  • Supervisor operativo
  • Operadores
  • Clientes
  • Proveedores

Dependiendo de la complejidad y tamaño del plan de acción, podría definirse un Comité interno con empoderamiento específico.

Y si se trata de resolver decisiones sobre la marcha, también es bueno brindar la responsabilidad de controlar el avance, en cada proceso a los colaboradores que lo ejecuten paso a paso, mediante algún método para informarlo.

Espero que esta información les ayude a aclarar qué componentes tiene un plan de acción y qué debemos considerar para llevarlo a cabo con éxito. Nuestra consultoría especializada se encuentra disponible para tu negocio, no dudes en contactarnos. ¡Éxitos!

Sergio González
Director Overflow Emprende



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