Cómo hacer reuniones de trabajo efectivas

Cómo hacer reuniones de trabajo efectivas

¿Como hacer reuniones de trabajo efectivas sobre todo cuando se han perdido el sentido del tiempo, el objetivo y la temática de la reunión? 

Uno de los problemas más graves relacionado con la pérdida de tiempo en el emprendimiento se llama "reunión". 

Si no controlamos la forma en que organizamos una reunión de trabajo, tendremos serios problemas.

Lo que dicen los afectados...

  • "Te avisan sin tiempo como para cancelar en buena forma otras reuniones"
  • "No tienes idea de qué se va a dialogar hasta que estás en plena reunión"
  • "En la mayoría de los casos no hay realmente ningún diálogo"
  • "Demoran una eternidad"
  • "¡Sales con mil quinientas cosas por hacer, añadidas a las que ya tienes en lista!"
  • "Llegaste sin preparte y saliste sin entender"

Problemas de fondo

  • Evidenciar la desinformación y descoordinación del equipo
  • Hacer evidente que el clima organizacional tiene fisuras
  • Mostrar la ausencia de liderazgo desde la falta de práctica del mismo
  • Resaltar que la comunicación no es la mejor

Las reuniones de trabajo son aquel momento perfecto para que la excelencia construya, pero también para que la mediocridad destruya.

Debemos apuntar a resolver los problemas que causan las malas reuniones de trabajo



Buscando soluciones

Sugiero considerar:

  1. El antes, durante y después
  2. El objetivo de la reunión
  3. El método o herramientas a utilizar

Un balance perfecto de estos elementos nos ayuda a obtener resultados positivos inmediatos.

Antes, durante y después de una reunión de trabajo

Por "antes" se entiende preparar el futuro:

  1. Asignar una agenda y comunicarla de varias maneras a todos los involucrados.
  2. Toda la información de ayuda previa, para entender los temas a tratar debe estar disponible para los colaboradores o ser indicada.
  3. Se debe asignar un responsable para validar que "la tarea previa" haya sido realizada.
  4. Debemos evitar al máximo reuniones grupales sin calendario o de improviso.

Durante la reunión es importante: 

  1. Apagar o detener el impacto de elementos distractivos y mantener las vía de comunicación asignada a otro responsable o a un asistente.
  2. Presentar el objetivo por obtener: Resolver, Plantear, Identificar, etc. y hacerlo de forma clara, puntual y directa.
  3. No utilizar más de 30 minutos a 1 hora por cada reunión programada y que alguien se concentre en avisar el transcurrir del tiempo.
  4. Es importante que los temas a tratar no deben repetir los temas entregados para informarse .
  5. Grabar la reunión es muy útil y anotar los temas tratados y las decisiones también.
  6. Validar que el objetivo se haya alcanzado.

Después de la reunión

  1. Revisar la ejecución de tareas durante los siguientes dos a tres días u horas, según el enfoque de relevancia de la reunión.
  2. Obtener feedback para mejorar el proceso.

Definir un objetivo para la reunión

El mejor objetivo define:

  1. Qué se quiere alcanzar
  2. Por qué es importante hacerlo
  3. El beneficio por obtener

Ejemplos: 

  • Eliminar el problema logístico que implica que el 20% de la mercadería llegue con daños de diversos tipos, para mejorar la atención y percepción de clientes y aportar a la ocurrencia de ventas en las tiendas.
  • Reemplazar a los 4 proveedores que fallan en las entregas de mercadería, evaluando si podemos adquirir una empresa que fabrica el abastecimiento para al mismo tiempo reducir los costos e impactar en las ganancias del negocio.
  • Evaluar si ya estamos en el momento de implementar una 2da tienda, en qué distrito y bajo qué modelo de oferta/mercado para contribuir con los objetivos comerciales de la compañía.

Examinemos el método

Para muchos este asunto no es inicialmente claro y se confunde con los demás elementos de una reunión de trabajo.

  • El método más utilizado en una reunión de trabajo se llama "Diálogo".
  • Lo importante es que realmente exista y segundo que esté plenamente distribuido entre los participantes.
  • Dialogar implica aprender a escuchar, tener alta escucha, ser coherente y saber crear nuevas posiciones.
  • Para lograrlo, el diálogo necesita un moderador, humildad y cero ego.
  • Cuando nos alejamos del diálogo creamos insatisfacción.

Otros métodos:

  • Uso del vídeo
  • Exposiciones grupales o individuales
  • Exposición de un tercero no vinculado
  • Dinámicas o juegos
  • Retos y/o concursos
  • Empleo de la tecnología

Por ejemplo, los webinars, las aplicaciones como skype y las vídeo llamadas ayudan mucho.



Si necesita implementar este tipo de estrategia en su equipo, contáctenos para enfocarnos en su negocio.

¡Éxitos!

Sergio González Marín
Director Overflow Emprende

Dejar un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *

Translate »