El emprendimiento de hoy es mucho más flexible y enfocado la actividad principal de un modelo de negocio, de modo que trabajar sin oficina propia en tu negocio, ya no es mal visto.
Muchos emprendedores se están concentrando en sus clientes de modo que las reuniones en cafeterías, el trabajo en casa y otras alternativas para reemplazar la tradicional oficina física, han surgido en los últimos años para quedarse.
Las ventajas que supone ocupar una oficina tradicional, están siendo reservadas para los negocios que alcanzan un nivel de ingresos mayor o comienzan a solventar, gracias a sus operaciones, los costos necesarios para mejorar su infraestructura.
Si estás pensando en mudarte a otra idea de oficina, este artículo te va a interesar.
¿Cuál es el sentido correcto de una oficina y qué implica tenerla?
En primer lugar, una oficina debe ser siempre, el mejor lugar donde quieres emprender tu idea de negocio, un espacio motivador con mucho significado para tu emprendimiento, para ti y para los colaboradores de tu equipo.
La idea de cómo concebimos esa oficina propia para emprender actividades, puede cambiar, y no hay nada malo en ello.
Si de pronto sentimos que en nuestra oficina pasamos muchísimo tiempo improductivo, tratando de ser productivos, un espacio físico propio o alquilado, podría ser reemplazado por una alternativa enfocada en generar mayor eficiencia.
Criterios de reflexión para evaluar si descartamos tener una oficina tradicional
- Es importante evaluar de la mejor forma posible todos los recursos de nuestra capacidad instalada y eso implica analizar si requerimos o no de la oficina que tenemos.
- Cuando no es posible financiarla, reducir operaciones, mudarse a un espacio reducido o empezar a trabajar desde casa son alternativas viables.
- No está demás considerar usos rentables para conservar nuestra oficina, si a pesar de todo queremos mantenerla.
¿Cuándo la oficina es muy necesaria?
- Cuando te lo exige la marca o negocio que representas.
- Por decisión de los socios.
- Dada la naturaleza de un negocio donde la atención receptiva es importante.
- Cuando existe una fuerza de ventas nutrida.
- Cuando nuestro negocio produce con insumos y procesos de fabricación y requerimos administrar dicha actividad.
- Cuando el negocio tiene un volumen de operaciones que lo justifica.
¿En qué ayuda trabajar sin oficina propia en tu emprendimiento?
- Ahorro de costos directos y de mantenimiento mensual.
- Más tiempo para concentrarse en el impacto competitivo.
- Reduce los tiempos de traslado en la ciudad.
- Mayor flexibilidad y velocidad de respuesta ante convocatorias del cliente.
- Uso flexible de las herramientas digitales para estar interrelacionados.
- Practicar una mayor integración con los colaboradores.
- Conocer a otros emprendedores que utilizan alternativas colaborativas o comunitarias.
6 alternativas para trabajar sin oficina propia
Cada una de estas alternativas es perfectamente viable de desarrollar en la mayoría de ciudades de Latinoamérica y el mundo.
1. Construir un sitio web para recibir pedidos y operar
Muchos emprendedores se han mudado a casa y luego de crear un sitio web, reciben pedidos digitales y los gestionan ya sea de forma local o internacional.
Por ejemplo, más de un emprendedor digital centrado en Amazon, Ebay, Mercado Libre y demás, utilizan este concepto que complementa el trabajo en casa con un sitio web para vender o recibir pedidos, creando realmente muchas oportunidades para generar riqueza.
Un sitio web también puede, correctamente desarrollado y difundido, permitir que interactúes con clientes y gestiones actividades de oficina virtual.
2. Mudarse a las cafeterías de toda tu ciudad
Muchos emprendedores han cerrado sus oficinas para utilizar una cómoda, amena y divertida cafetería.
Y no sólo eso, disponer de todas las cafeterías que la ciudad les ofrece, coordinando con sus clientes de forma flexible y según dónde estos se encuentren, les ayuda a mejorar sus tiempos y generar más conexiones.
En este artículo puedes revisar cómo puede funcionar para ti y tu negocio, reemplazar tu necesidad de oficina, con un mayor número de visitas a esa cafetería que tanto te gusta visitar.
3. Llevar las operaciones del negocio a tu casa
Si estamos empezando el negocio o nuestro equipo es reducido, nos podría convenir emprender en casa y hacerlo de la mejor manera posible.
La idea es buena pero debes considerar algunas cosas:
- Puedes implementarlo de forma ágil.
- Si controlas bien la tentación, puedes descansar cada cierta cantidad de tiempo en tu cama.
- Una tarea familiar te pueda alejar del trabajo en segundos y al revés también.
- Quizá no puedas hacer ingresar clientes a tu casa, pero si puedes visitarlos en sus oficinas.
- Necesitas dividir espacios y eso requiere inversión, aunque por lo general es reducida.
4. Oficinas gestionadas para ser utilizadas por horas
De una forma similar al uso de un sitio web, puedes mudarte a casa y utilizar los servicios de una oficina por horas, de modo que limites a lo extremadamente necesario el uso físico de la infraestructura.
Entre los beneficios se encuentran:
- Obtener servicio de recepción de llamadas y mensajes
- Utilizar por horas instalaciones como salas de reuniones, oficinas de trabajo o similares.
- Mantener contratos de alquiler sujetos a renovación.
- Poder tomar la dirección de la oficina como la dirección de tu negocio.
- Obtener servicios especiales para el redireccionamiento de llamadas.
Las oficinas gestionadas pueden ser una excelente alternativa para tener presencia en edificios, casas u otro tipo de infraestructura de gran nivel, en las mejores ubicaciones bajo una inversión óptima.
5. Centros de Co-Working o Trabajo compartido
El concepto de Oficina compartida llamado "Co-Working" se ha expandido por todo el planeta y es de gran utilidad al emprendimiento ya que además de permitir acceso a infraestructura, crea comodidad, comunidad e integración estratégica.
En un centro de co-working puedes volverte socio o abonar una membresía para obtener un lugar disponible, conectarte y empezar.
El modelo de trabajo, te permite:
- Disfrutar de buenas instalaciones.
- Acceder a servicios complementarios gratuitos y con excelentes tarifas.
- Recibir en algunos casos a tus clientes en salas especiales o lugares especiales dentro del centro.
- Señalar la dirección del centro como tu dirección.
- Conocer otros emprendedores y crear relaciones de impacto para tu negocio.
Este modelo puede ser ideal para quienes deseen empezar en un muy buen entorno de trabajo con una inversión controlada.
6. Un espacio para ti en la oficina de tu mejor amigo
No está demás pensar en seguir en el mismo formato de oficina pero reducir un poco las posibilidades de control en el espacio, a cambio de poder gestionar los costos.
Muchos emprendedores se quedan sin oficina propia con esta alternativa, pero ganan rentabilidad.
Por lo general, viene bien utilizar las zonas comunes tales como la recepción, sala de reuniones, baños y otros mediante esta alternativa.
Quizá lo más complicado pero superable, esté en el enfoque de diseño del espacio y comunicación con tus clientes para que esta alternativa funcione genial.